Benchmarking

Μία επιτυχημένη διαδικασία μείωσης λειτουργικού κόστους

Εισαγωγή

Στις σημερινές δύσκολες οικονομικές συνθήκες και μέσα σε ένα συνεχώς αυξανόμενα ανταγωνιστικό και παγκοσμιοποιημένο περιβάλλον, όλες οι επιχειρήσεις - άλλες λιγότερο και άλλες περισσότερο - πιέζονται συνεχώς για τη μείωση του κόστους καθώς και για τον αποτελεσματικότερο έλεγχο των δαπανών.

Μία προσέγγιση είναι απλά να μειωθεί το κόστος και να γίνουν περικοπές στις ενέργειες της επιχείρησης, αλλά αυτό δεν επιφέρει μεγάλη αξία στον οργανισμό. Μακροπρόθεσμα δε, οι εγκαταστάσεις θα χειροτερέψουν και η παραγωγικότητα του εργατικού δυναμικού θα μειώνεται κατακόρυφα. Μία άλλη προσέγγιση, περισσότερο αποτελεσματική και αποδοτική, είναι η σύγκριση των βασικών λειτουργικών μετρήσεων της επιχείρησής σας με άλλες εταιρείες, δηλαδή η διαδικασία του benchmarking, μέσω της οποίας θα παρθούν κρίσιμες αποφάσεις με αποτέλεσμα τη μείωση του κόστους, χωρίς να μειώνεται η ποιότητα και η παραγωγικότητα των λειτουργιών σας.

Επομένως, εξοικονομεί το benchmarking χρήματα; Τα περισσότερα στελέχη που χρησιμοποιούν την τακτική αυτή, επιτυγχάνουν εξοικονόμηση κόστους και εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών. Τα αποτελέσματα αυτά γίνονται περισσότερο εμφανή στο τμήμα των προμηθειών. Οι προμήθειες προϊόντων και υπηρεσιών για μία επιχείρηση είναι ίσως το μεγαλύτερο λειτουργικό της έξοδο, το οποίο μπορεί να είναι αρκετά δαπανηρό ή να συμβαδίζει με την αποδοτικότητα της και να εξοικονομεί χρήματα. Άρα οι προμήθειες είναι ίσως ο πιο σημαντικός τομέας που θα πρέπει να εφαρμοστεί το benchmarking, καθώς εκεί εμφανίζονται οι μεγαλύτερες μειώσεις δαπανών και η εφαρμογή καινοτομιών, όπως οι ηλεκτρονικές προμήθειες.

Υπάρχουν διάφοροι τύποι στους οποίους διακρίνεται το benchmarking και η επιλογή του τύπου εξαρτάται από το σε ποια σημεία θέλει να επικεντρωθεί η επιχείρηση που θα το εφαρμόσει. Ακολουθούν οι τρεις κυριότεροι τύποι:

Επιπλέον, η εφαρμογή του benchmarking μπορεί να πραγματοποιηθεί σε όλα τα τμήματα μίας επιχείρησης, είτε είναι μικρή, μεσαία ή μεγάλη. Όμως τα κυριότερα και τα σημαντικότερα επιμέρους τμήματα για την εφαρμογή του είναι τα ακόλουθα:

Προϋποθέσεις εφαρμογής benchmarking

• Αυξημένος βαθμός ομοιότητας των οργανισμών που εξετάζονται από την επιχείρηση.
• Εξέταση ενός ευρέως φάσματος παραγόντων που θα καθορίσουν το αποτέλεσμα.
• Εντοπισμός των σημαντικότερων παραγόντων της δραστηριότητας της επιχείρησης.
• Επικέντρωση στην διαδικασία μεταβολής και αλλαγών στην επιχείρηση, δηλαδή δεν αρκεί μόνο ο εντοπισμός αλλά και η εφαρμογή τους στην πράξη.
• Συλλογή και παροχή πραγματικών δεδομένων.
• Αποτελεσματική και διαρκή επικοινωνία με το περιβάλλον (εργαζόμενους, πελάτες, ανταγωνιστές).

Για την εφαρμογή του benchmarking, απαιτείται και μεθοδολογία. Φυσικά, δεν υπάρχουν τελείως καθορισμένες κινήσεις που πρέπει να κάνει κάποιος που ενδιαφέρεται για την εφαρμογή του, αλλά ένα γενικό πλαίσιο στο οποίο μπορεί να προσαρμοστεί με βάση τις ανάγκες τις επιχείρησής του. Επομένως, η κατεύθυνση σύμφωνα με την οποία πρέπει να κινηθεί κάποιος είναι:

Σχεδιασμός: Καθορισμός του επίπεδου στο οποίο βρίσκεται η επιχείρηση και οι επιθυμητοί στόχοι της καθώς και το πεδίο/τμήματα εφαρμογής της σύγκρισης.

Έρευνα: Εύρεση και καταγραφή των συνεργατών που συμβαδίζουν με τις προδιαγραφές και θα αποτελέσουν τη βάση σύγκρισης.

Συλλογή: Καταγραφή των στοιχείων που ενδιαφέρουν την επιχείρηση, δηλαδή όλα όσα χρειάζεται προκειμένου να γίνει η σύγκριση και πλήρης κατανόηση των ευρημάτων αυτών.

Ανάλυση: Υπολογισμός και καταγραφή της διαφοράς στην επίδοση της επιχείρησής σας που διακρίνεται από τον φορέα-βάση της σύγκρισης.

Εφαρμογή και Βελτίωση: Εφαρμογή των απαραίτητων ενεργειών και διαρκή παρακολούθηση της διαδικασίας του benchmarking, προκειμένου να είναι εφικτές οι συνεχείς βελτιώσεις στην υλοποίησή του.

Είναι πολύ σημαντικό να διατηρείται η συνέχεια και η αλληλουχία στις κινήσεις που κάνει ο κάθε επιχειρηματίας προκειμένου να εφαρμόσει το benchmarking. Εάν για παράδειγμα, δεν πραγματοποιήσει μία αξιόπιστη έρευνα ώστε να βρει τις κατάλληλες εταιρείες που θα αποτελέσουν τη βάση σύγκρισης με τη δική του και κάνοντας βεβιασμένες επιλογές και προχωρώντας στη σύγκριση, προφανώς τότε τα αποτελέσματα δεν θα χαρακτηρίζονται από αξιοπιστία και χρησιμότητα.

Έτσι, η υιοθέτηση μίας καθορισμένης και σωστής πορείας, η συνεχής βελτίωση, καθώς και η κάλυψη των απαραίτητων αναγκών είναι τα κλειδιά για την επιτυχημένη εφαρμογή της διαδικασίας του benchmarking, οδηγώντας την επιχείρηση σε μείωση κόστους και αύξηση της απόδοσής της.

Ένα αρκετά βοηθητικό διάγραμμα είναι αυτό που ακολουθεί, καθώς μέσω των ερωτήσεων που θέτει, φαίνεται η διαδρομή σύμφωνα με τη πορεία που πρέπει να ακολουθηθεί από την αρχή, δηλαδή από το που βρίσκεστε μέχρι το που θέλετε να φτάσετε, με μία κυκλική διαδικασία της συνεχούς βελτίωσης.

Έτσι, μπορείτε ευκολότερα να καθορίσετε τους στόχους σας και τα επιθυμητά αποτελέσματα και όσο προχωράει η διαδικασία του benchmarking, έχετε την δυνατότητα να παρατηρείτε τυχόν αποκλίσεις από τους στόχους, προκειμένου να βελτιώνετε τα σημεία που χρήζουν αλλαγές.

Στόχοι και Οφέλη

Για να προσδιοριστεί η αποτελεσματικότητα του benchmarking, αυτός που το εκτελεί πρέπει να αναγνωρίζει τι προσδοκίες έχει μέσα από την εκπόνηση αυτής της διαδικασίας. Τα παρακάτω διαγράμματα μας δείχνουν σε ποσοστά από έρευνες που έχουν γίνει, τις προσδοκίες/στόχους μιας πλειοψηφίας επιχειρήσεων οι οποίες χρησιμοποιούν το benchmarking καθώς και τα οφέλη που τελικά μπορούν να διακρίνουν ότι κατάφεραν να αποκομίσουν. Σε γενικές γραμμές, με την εφαρμογή του benchmarking, υιοθετούνται τεχνικές και καινοτόμες ιδέες, όπως οι ηλεκτρονικές προμήθειες και οι εναλλακτικοί προμηθευτές, που μπορούν να οδηγήσουν σε μείωση κόστους και βελτίωση της απόδοσης της επιχείρησης.

Τα κυριότερα κίνητρα των επιχειρήσεων λοιπόν όπως προκύπτουν είναι:

Η σχετική κατάταξη της επιχείρησης στον κλάδο, δηλαδή μια προσπάθεια εντοπισμού της αποτελεσματικότητας και του έργου της σε σχέση με τις υπόλοιπες επιχειρήσεις του χώρου.

Αναζήτηση νέων τεχνικών, στρατηγικών και καινοτομιών που ενδεχομένως θα βοηθήσουν την αύξηση της δραστηριότητας και αποτελεσματικότητας της επιχείρησης.

Υποχρέωση από τον ανταγωνισμό, δηλαδή η αντίληψη πως η εταιρεία θα μείνει ‘‘πίσω’’ αν δε προβεί στη συγκεκριμένη έρευνα.

Βελτίωση των χρηματοοικονομικών μεγεθών.

Αναζήτηση των βέλτιστων/άριστων πρακτικών που μπορεί να υιοθετηθούν.

Ένα σημαντικό και ενθαρρυντικό στοιχείο που διακρίνεται, είναι πως τα κίνητρα διεξαγωγής του benchmarking φαίνεται πως αποδίδουν τα αναμενόμενα αποτελέσματα σε μεγάλο ποσοστό, αφού ταιριάζουν με τα εκτιμώμενα οφέλη που διαπιστώνουν οι επιχειρήσεις, όπως μπορούμε να διακρίνουμε στον παραπάνω πίνακα.

Benchmarking και μείωση λειτουργικού κόστους

Η διαδικασία του benchmarking σχεδιάστηκε κατά κύριο λόγο για να μειώσει το λειτουργικό κόστος και τις δαπάνες και ταυτόχρονα να αυξήσει την κερδοφορία. Η παραδοσιακή φόρμουλα που οδηγεί στο πολυπόθητο κέρδος κάθε επιχείρηση είναι:

Όταν η τιμή (που συνήθως είναι δεσμευτική από την αγορά) και οι πωλήσεις είναι δεδομένες βραχυχρόνια, ο μοναδικός παράγοντας που μπορεί να μεταβληθεί με σκοπό την αύξηση του κέρδους είναι η μείωση του κόστους δαπανών, οι οποίες είναι λειτουργικές και εύκολα μεταβαλλόμενες. Μέσω της συγκριτικής αξιολόγησής τους από την διαδικασία benchmarking, πολλά καθημερινά κόστη των επιχειρήσεων που έχουν σχέση με το προϊόν και την κατεργασία του μπορούν να εντοπιστούν και να μειωθούν άμεσα, χωρίς κανένα αντίκτυπο στους καταναλωτές/πελάτες. Τα κόστη αυτά ανήκουν στην κατηγορία των προμηθειών.

Επομένως, ένα από τα τμήματα μιας επιχείρησης στο οποίο ασκείται πολύ αποτελεσματικά το benchmarking λόγω των εντυπωσιακών ποσοστών μείωσης δαπανών, είναι αυτό των προμηθειών, όπως αναφέρεται και παραπάνω. Ακολουθείται η ίδια συγκριτική διαδικασία, με τη διαφορά πως τώρα, τα υπό μελέτη ζητήματα έχουν να κάνουν συγκεκριμένα με τον τομέα των προμηθειών. Δηλαδή τι πρέπει να αποκτηθεί (υλικά και υπηρεσίες) και με τι κόστος από την επιχείρηση, ώστε με τη σειρά της να παράγει το προϊόν της ή να προσφέρει την υπηρεσία της καλύτερα σε σχέση με τα στάνταρ που υπάρχουν στον κλάδο.

Στόχος είναι να αναπτυχθούν και να ακολουθηθούν οι βέλτιστες πρακτικές, μέσα από την ανάλυση των δαπανών του τμήματος προμηθειών ή/και η εφαρμογή καινοτόμων διαδικασιών, όπως οι ηλεκτρονικές προμήθειες και διαπραγματεύσεις. Μέσα από ένα επιτυχημένο benchmarking στις προμήθειες, τα αποτελέσματα στην κερδοφορία είναι άμεσα, ποσοτικοποιήσιμα και ορατά. Κλειδί για την επίτευξη των στόχων είναι η συνεχής παρακολούθηση, επισκόπηση και βελτίωση των διαδικασιών του benchmarking.