Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες

Τα Μυστικά της Επιτυχίας

Συνόψη

Επιχειρήσεις και οργανισμοί –ανεξαρτήτως μεγέθους – χρησιμοποιούν Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες με ποικίλα αποτελέσματα. Ορισμένες χρησιμοποιούν τις ηλεκτρονικές δημοπρασίες  για να επιτύχουν σημαντικές μειώσεις τιμών, άλλες τις χρησιμοποιούν ως εργαλείο έρευνας τιμών και άντλησης γνώσης για την αγορά.

Από την άλλη πλευρά, οι προμηθευτές έχουν αντικρουόμενες απόψεις για τις ηλεκτρονικές δημοπρασίες: μερικοί τις θεωρούν δίκαιες και διαφανείς ενώ άλλοι πιστεύουν πως οι επιχειρήσεις είναι οι μόνες που κερδίζουν από αυτές, συμπιέζοντας τα περιθώρια κέρδους των προμηθευτών. Ωστόσο, με σωστή προσέγγιση, διαχείριση και εκτέλεση, οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες παρέχουν σημαντικά οφέλη σε αγοραστές και προμηθευτές παρέχοντας πρόσθετη αξία και βελτιώνοντας το αποτέλεσμα της συνεργασίας.

Η αναφορά αυτή παρουσιάζει τη διαδικασία και τους βασικούς παράγοντες της υλοποίησης Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών καθώς και τις κρίσιμες παραμέτρους που πρέπει να γνωρίζουν οι επιχειρήσεις πριν ξεκινήσουν ένα ανάλογο έργο.

Οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες είναι ένα εναλλακτικό τακτικό εργαλείο υποστήριξης της διαπραγματευτικής διαδικασίας και απαιτούν προσεκτική διαχείριση και εκτέλεση. Θα παρουσιαστούν επίσης οι συνήθεις παρανοήσεις σχετικά με τη διαδικασία αλλά και ένας οδηγός για τον εντοπισμό, τη προετοιμασία και την επιτυχημένη διεξαγωγή ηλεκτρονικών δημοπρασιών.

Οι επιχειρήσεις διεξάγουν Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες ως τμήμα της στρατηγικής προμηθειών κυρίως για να μειώσουν περαιτέρω τις τιμές προϊόντων και υπηρεσιών. Μερικές επιχειρήσεις τις χρησιμοποιούν ως εργαλείο έρευνας τιμών ώστε να διασφαλίσουν ότι οι υφιστάμενες τιμές είναι ανταγωνιστικές ενώ άλλες τις χρησιμοποιούν για να κατανοήσουν τη δυναμική της αγοράς και τη συμπεριφορά των προμηθευτών σε συνθήκες ανταγωνισμού. Σε κάθε περίπτωση, οι προμηθευτές πρέπει να έχουν εξαρχής ξεκάθαρες προσδοκίες για τη διαδικασία.

Στη βασική τους μορφή, οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες είναι μία online δυναμική διαπραγμάτευση πραγματικού χρόνου μεταξύ μίας επιχείρησης ή ενός οργανισμού και μίας ομάδας προ-εγκεκριμένων προμηθευτών. Οι προμηθευτές ανταγωνίζονται μεταξύ τους για να κερδίσουν συμβόλαια παροχής προϊόντων/υπηρεσιών με ξεκάθαρα καθορισμένες προδιαγραφές που αφορούν στο σχεδιασμό, τη ποιότητα, τη ποσότητα, τη παράδοση και τους σχετικούς όρους και συνθήκες.

Οι προμηθευτές ανταγωνίζονται κάνοντας προσφορές διαδικτυακά (μέσω internet) χρησιμοποιώντας εξειδικευμένο λογισμικό. Καταθέτουν επιτυχώς προσφορές χαμηλότερων τιμών κατά τη διάρκεια μίας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου, συνήθως για μισή ώρα περίπου. Επιτρέπονται ωστόσο πολλαπλές και σύντομες παρατάσεις όταν οι συμμετέχοντες προμηθευτές είναι ενεργοί ή ισόπαλοι στο τέλος της αρχικής περιόδου.

Είναι σημαντικό για τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς να κατανοήσουν πως οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες είναι ένα εργαλείο για τη διευκόλυνση της online διαπραγμάτευσης κατά τη διαδικασία προμηθειών και αποτελεί μία αποτελεσματική εναλλακτική της διαπραγμάτευσης πρόσωπο-με-πρόσωπο με κάθε προμηθευτή.

Πρόκειται για μία αποδεδειγμένα αποτελεσματική τεχνική εντοπισμού της καλύτερης προσφοράς που υπάρχει στην αγορά, και είναι ιδιαίτερα επιτυχημένη όταν συνοδεύεται από διεξοδική ανάλυση, δυνατή στρατηγική προμηθειών, ξεκάθαρα καθορισμένες Αιτήσεις για Προτάσεις (RFP) και Αιτήσεις για Προσφορές (RFQ), καθώς και από ανταγωνισμό μεταξύ των προμηθευτών.

Οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες δεν είναι ωστόσο κατάλληλες για κάθε τύπο δαπάνης και φυσικά δεν είναι το μοναδικό εργαλείο για ηλεκτρονικές προμήθειες. Προφανώς δεν υποκαθιστούν τη στρατηγική προμηθειών, αλλά αποτελούν συμπληρωματικό εργαλείο της διαδικασίας διαπραγματεύσεων.

Επιλέξτε προσεκτικά την Στρατηγική Προμηθειών

Πρέπει να λάβετε υπόψη διάφορους παράγοντες πριν επιλέξετε μία στρατηγική προμηθειών. Ο παρακάτω πίνακας αναλύει τους βασικούς παράγοντες για την επιλογή στρατηγικής σε τρεις περιπτώσεις: Αιτήσεις για Προσφορές (RFQ), Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες και συνδυασμός των δύο.

Πως προσαρμόζονται οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες στη Στρατηγική Διαδικασία Προμηθειών;

Η Στρατηγική Προμηθειών είναι μία διαδικασία επτά βημάτων και οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τις Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες στο πέμπτο βήμα, αφού έχουν πρώτα αναλύσει τους προμηθευτές και έχουν δημιουργήσει μία λίστα επιλεγμένων προμηθευτών. Σε αυτό το στάδιο, οι επιχειρήσεις ζητούν από τους επιλεγμένους προμηθευτές να καταθέσουν τις προσφορές τους.

Προσεγγίσεις των Ηλεκτρονικών Διαπραγματεύσεων

Οι επιχειρήσεις πρέπει να είναι προσεκτικές στην επιλογή του σταδίου στο οποίο θα χρησιμοποιήσουν τις Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες ώστε να διασφαλίσουν την ομαλότητα της διαδικασίας. Οι δημοπρασίες μπορεί να διεξαχθούν μετά τις Αιτήσεις για Πληροφορίες (RFI) όπου δημιουργείται η τελική λίστα προμηθευτών, ή μετά τις Αιτήσεις για Προτάσεις ή Προσφορές (RFP/RFQ) σε περίπτωση που ο αριθμός των πιθανών προμηθευτών είναι μεγάλος.

Παρόλο που υπάρχουν πολλές προσεγγίσεις στη διεξαγωγή Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών, όλες εμπεριέχουν την ανάγκη για την επιλογή του καλύτερου προμηθευτή βάσει παραγόντων πλην της τιμής. Σε περιπτώσεις όπου οι προμηθευτές είναι ήδη γνωστοί, οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες είναι δυνατόν να διεξαχθούν απευθείας. Οι πέντε πιθανές προσεγγίσεις για τη διεξαγωγή Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών παρουσιάζονται παρακάτω:

Βασικά Βήματα κατά τη διεξαγωγή Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών

‘Ένα διαπραγματευτικό γεγονός που περιλαμβάνει Ηλεκτρονική Δημοπρασία, αποτελείται από έξι βήματα και είναι δυνατόν να είναι μεγάλης διάρκειας αλλά και πολύπλοκο ανάλογα με το προϊόν/υπηρεσία που αγοράζουμε, τον αριθμό των προμηθευτών και τη γεωγραφική διασπορά τους, τα νομίσματα, το πλήθος των κωδικών, κλπ. Τα έξι βήματα της διαδικασίας παρουσιάζονται παρακάτω:

Αναγνωρίζοντας Πιθανές Κατηγορίες Δαπανών για Ηλεκτρονική Δημοπράτηση

Σε αγορές που χαρακτηρίζονται από ανταγωνισμό, αυξημένα ποσά δαπάνης και μεγάλο πλήθος προμηθευτών, οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες βοηθούν τις επιχειρήσεις να διαπραγματευτούν καλύτερες τιμές. Υπάρχουν ορισμένοι κρίσιμοι παράγοντες κατά την επιλογή δαπάνης προς δημοπράτηση:

Οφέλη για Αγοραστές και Προμηθευτές

Απλά σκεπτόμενοι, θα λέγαμε πως οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες ωφελούν μόνο τους αγοραστές οι οποίοι κερδίζουν συμπιέζοντας τα περιθώρια των προμηθευτών. Ωστόσο, και οι προμηθευτές κερδίζουν από τέτοιες δημοπρασίες. Είναι σημαντικό τόσο οι αγοραστές όσο και οι προμηθευτές να γνωρίζουν τα προσωπικά τους αλλά και τα κοινά τους οφέλη ώστε να προωθήσουν μία συνεργατική σχέση.

Πίνακας 3: Οφέλη Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών για αγοραστές και προμηθευτές

Επιτυχημένες Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες για διάφορες κατηγορίες δαπανών

Εφόσον ο σχεδιασμός και η εκτέλεση πραγματοποιούνται δεόντως, όλες οι κατηγορίες δαπανών είναι δυνατόν να διαπραγματευτούν μέσω Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών με την προϋπόθεση πως περνούν το τεστ καταλληλότητας. Κατά το παρελθόν, οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες εκτελούνταν μόνο για κατηγορίες όπως οι πρώτες ύλες, τα επεξεργασμένα υλικά, οι επαγγελματικές υπηρεσίες, οι μεταφορές, οι υπηρεσίες marketing, κλπ.

Μία επιχείρηση μπορεί να ωφεληθεί από μειώσεις δαπανών σε μία Ηλεκτρονική Δημοπρασία ανάλογα με διάφορους παράγοντες όπως οι τρέχουσες τιμές, οι ωριμότητα της κατηγορίας, οι αριθμός των συμμετεχόντων προμηθευτών, και η συνολική αξία της προμήθειας. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει κατηγορίες δαπανών για τις οποίες έχουν διεξαχθεί με επιτυχία Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες.

Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας

Οι βασικοί λόγοι αποτυχίας των Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών είναι οι εξής:
♦ Ασαφείς προδιαγραφές προϊόντων και υπηρεσιών​
♦ Ακατάλληλη / ανεπαρκής εκπαίδευση των προμηθευτών σε διαδικασίες και εργαλεία
♦ Διακοπή σύνδεσης internet κατά τη διεξαγωγή του γεγονότος
♦ Δημιουργία καρτέλ από συμμετέχοντες προμηθευτές
♦ Λανθασμένες προσφορές και λάθη προμηθευτών κατά τη διεξαγωγή

​Οι βασικοί παράγοντες που οδηγούν στην επιτυχία των Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών είναι:

Μύθοι σχετικά με τις Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες

Πολλοί αγοραστές και προμηθευτές έχουν ορισμένες παρανοήσεις σχετικά με τη διαδικασία και την αποτελεσματικότητα των Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών. Μερικές από αυτές τις παρανοήσεις καταγράφονται παρακάτω μαζί με γεγονότα που στηρίζουν τα πλεονεκτήματα αυτής της διαδικασίας:

Οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες είναι εφικτές μόνο για τυποποιημένα εμπορεύματα

Οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες μπορούν να εφαρμοστούν σε κάθε κατηγορία δαπάνης που καλύπτει τις συνθήκες που αναφέρθηκαν παραπάνω.

Μόνον οι αγοραστές ωφελούνται από τις Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες Τόσο οι αγοραστές όσο και οι προμηθευτές κερδίζουν από τις δημοπρασίες.

Ενώ οι αγοραστές επιτυγχάνουν σεβαστές μειώσεις εξαιτίας του δυναμικού ανταγωνισμού λόγω της διαδικασίας, οι προμηθευτές ωφελούνται από τη διαφάνεια της διαδικασίας, τη βελτιωμένη πληροφόρηση που λαμβάνουν για την αγορά και τους μικρούς χρόνους διαπραγμάτευσης.

Οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες εστιάζουν στη τιμή και δεν λαμβάνουν υπόψη άλλες παραμέτρους

Ενώ η τιμή και η ποσότητα είναι οι βασικές παράμετροι στις Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες, όλες οι άλλες μεταβλητές πρέπει να ληφθούν υπόψη πριν η διαδικασία της δημοπράτησης ξεκινήσει. Συνήθως χρησιμοποιούνται RFPs και RFQs για να συγκεντρωθεί πλήθος προμηθευτών και να απομακρυνθούν όσοι δεν καλύπτουν τις απαιτήσεις.

Επιλέγοντας τον πάροχο της πλατφόρμας Ηλεκτρονικών Προμηθειών

Τα στελέχη των προμηθειών μπορούν να επιλέξουν από μία μεγάλη γκάμα έτοιμων εργαλείων δημοπρασιών και παρόχων που προσφέρουν διαφορετικά χαρακτηριστικά και λειτουργίες. Παρόλο που οι προηγμένες λειτουργίες μπορεί να φοβίσουν τα στελέχη που δεν έχουν προηγούμενη εμπειρία με τέτοιες πλατφόρμες, είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα εργαλείο με βασική λειτουργικότητα που βελτιώνει την αποτελεσματικότητα την ακρίβεια, τη συνέπεια και τη μεγαλύτερη συνεργασία των συμμετεχόντων. Πρέπει επίσης να λάβουν υπόψη και άλλους παράγοντες όπως η τιμή, τα χαρακτηριστικά, η λειτουργικότητα και η επεκτασιμότητα του συστήματος, αλλά και την ασφάλεια των δεδομένων, τη σταθερότητα, κλπ. Προτείνεται λοιπόν να διεξάγεται από το τμήμα προμηθειών μία ενδελεχής τεχνική έρευνα και λειτουργική αξιολόγηση της πλατφόρμας καθώς και να ζητείται επίδειξη πριν την επιλογή της.