Οι Βασικές Έννοιες
Ας ξεκινήσουμε ξεκαθαρίζοντας το τοπίο με τους βασικούς ορισμούς που πρόκειται να χρησιμοποιήσουμε:
Μείωση Κόστους
Με τον όρο μείωση κόστους η βιβλιογραφία αναφέρεται στην προσπάθεια εντοπισμού και συρρίκνωσης δαπανών μιας επιχείρησης με σκοπό την τόνωση της κερδοφορίας, χωρίς πάντως να επηρεάζεται η ποιότητα του παραγόμενου αγαθού ή της παρεχόμενης υπηρεσίας. Είναι μία διαδεδομένη τακτική για τους υπευθύνους των εταιριών ώστε να ενισχύσουν περιοδικά τα χρηματοοικονομικά αποτελέσματά τους και να καταστίσουν την λειτουργία τους αποτελεσματικότερη Η αποφυγή κόστους, έννοια που λανθασμένα συγχέεται συχνά με την μείωση, είναι μια πρακτική εξάλειψης μελλοντικού κόστους μέσω διαδικασιών αντικατάστασης, πρόληψης και πρόβλεψης. Μπορεί να εμπεριέχει κάποιο βραχυχρόνιο επιπλέον κόστος σαν επιλογή, αλλά η τελική δαπάνη μειώνεται.
Και οι δύο τύποι περιορισμού του κόστους είναι σημαντικοί και απαραίτητοι για μια εταιρεία που πρέπει να συνεχίσει να έχει κέρδη για να είναι βιώσιμη, ειδικά σε περιβάλλον ύφεσης και αποκλεισμού από εξωτερικό δανεισμό. Εφόσον λοιπόν έχουν διατυπωθεί οι απαραίτητες έννοιες, θα καταγράψουμε τις διαφορές μεταξύ των εννοιών και θα παραθέσουμε ορισμένα παραδείγματα που θα διευκολύνουν τη κατανόηση τους:
Αποφυγή Κόστους
Η μείωση κόστους είναι μία δριμεία ενέργεια εξοικονόμησης και τα αποτελέσματά της είναι ορατά στα ετήσια αποτελέσματα εσόδων—εξόδων μιας επιχείρησης:
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ
● Η απευθείας μείωση λειτουργικών δαπανών όπως οι χρονομισθώσεις, οι λογαριασμοί τηλεπικοινωνιών ή η συντήρηση εξοπλισμού.
● Διαδικασίες αύξησης παραγωγικότητας.
● Μειώσεις στις τιμές που πληρώνονται για την απόκτηση πρώτων υλών συγκριτικά με προηγούμενες περιόδους χρήσης.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ
● Μία αναβολή αύξησης των τιμών προμηθειών παρόλη την τάση στην υπόλοιπη αγορά.
● Μία μειωμένη τιμολόγηση αγοράς υλικών έπειτα από διαπραγμάτευση της αρχικής προσφοράς.
● Συμβόλαια με ρήτρες προστασίας από αύξηση των τιμών.
● Εφαρμογή μιας καινούριας παραγωγικής διαδικασίας που υποστηρίζει ένα μειωμένο κοστολόγιο των βασικών υλικών..
Τυπικό παράδειγμα Μείωσης Κόστους & Αποφυγής Κόστους:
Εταιρία Α
Εταιρία B
Η αποφυγή κόστους, όπως χαρακτηριστικά απεικονίζεται στο παρακάτω διάγραμμα, ενδέχεται να συνεπάγεται ακόμη και αύξηση του υφιστάμενου κόστους.
Η αποφυγή κόστους επιτυγχάνεται όταν έξοδα τα οποία ήταν προγραμματισμένα, δεν πραγματοποιούνται Είναι δυνατόν να υπάρξει αποφυγή κόστους και η δαπάνη να αυξηθεί (αλλά λιγότερο από όσο εάν δεν υλοποιηθεί το πρόγραμμα)
Οι βασικές οπτικές του διαχωρισμού & διαχείρισης των δύο εννοιών
Σωστή κατηγοριοποίηση: Κάθε μέλος της εταιρίας που απασχολείται στον τομέα προμηθειών πρέπει να υπολογίζει τα αποτελέσματα της εξοικονόμησης από ένα μέγεθος, όμως για να το κάνει αυτό πρέπει να αναλύσει και να κατανοήσει τα δεδομένα. Κάτι τέτοιο απαιτεί προσδιορισμό του είδους μείωσης της δαπάνης και πως σχετίζεται (άμεσα ή έμμεσα) με τον προϋπολογισμό και τους αριθμοδείκτες της επιχείρησης, διότι όλες οι κατηγορίες δεν είναι προφανείς. Συνεπώς απαιτείται διαχωρισμός μείωσης και αποφυγής κόστους.
Αναγνωρισιμότητα: Ο περιορισμός των δαπανών μπορεί να είναι άμεσος, ορατός ή και δυσδιάκριτος. Οι άμεσες μειώσεις κόστους προσδιορίζονται ευκολότερα αφού τα αποτελέσματά τους είναι καθαρά ποσοτικά και διακρίνονται στις χρηματοοικονομικές αναλύσεις. Από την άλλη μεριά υπάρχουν και οι έμμεσες μειώσεις (αποφυγές) κόστους, που δεν καθορίζονται πολύ εύκολα χωρίς εκτεταμένη μελέτη και ανάλυση.
Ποσοτικοποίηση: Ενώ η μείωση του κόστους σαν έννοια είναι ξεκάθαρη και κατανοητή, η αποφυγή κόστους χαρακτηρίζεται από έναν βαθμό απροσδιοριστίας. Για το λόγο αυτό, η ποσοτικοποίηση του κόστους αυτού αποτελεί πρόκληση για την επιχείρηση. Κάποια από τα ζητούμενα που πρέπει να αντιμετωπίσει είναι τα εξής:
● Ο ρόλος της διαχείρισης των δαπανών για προμήθειες σε σχέση με την σωστή κατανομή τους
● Διορατικότητα, σε όρους συστήματος, ανθρώπων και δεικτών
● Δημιουργία κινήτρων για το προσωπικό που απασχολείται στον συγκεκριμένο τομέα
● Εμπειρία στο θέμα της εξοικονόμησης πόρων της επιχείρησης
● Επαναπροσδιορισμός των προϋπολογισμών της επιχείρησης σε όλα τα επιμέρους τμήματα
Συστήματα: Υιοθέτηση ευέλικτων πληροφοριακών συστημάτων (ΙΤ) και συστημάτων διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERP) με σκοπό να καθίσταται δυνατή η εύρεση ρεαλιστικών στόχων εξοικονόμησης πόρων ανά τμήμα, αλλά και η εκτέλεση των απαραίτητων ενεργειών και πολιτικών της εταιρίας για να συμβούν. Όλες οι διαδικασίες εκτέλεσης και παρακολούθησης πρέπει να είναι διαθέσιμες για όλο το προσωπικό.
Μέτρηση & Στόχοι: Θέσπιση ευδιάκριτων, απλών και κατανοητών δεικτών μέτρησης απόδοσης προς αποφυγή παρεξηγήσεων και διαμαχών μεταξύ των εργαζομένων. Κίνητρα επίτευξης στόχων από την εταιρία.
Στρατηγικές για τον εντοπισμό Μείωσης ή Αποφυγής κόστους
Με ποιο τρόπο πρέπει λοιπόν να διαχειριζόμαστε αυτές τις δύο διαφορετικές προσεγγίσεις της εξοικονόμησης πόρων;
Βελτίωση στις διαδικασίες
τα συστήματα και την τεχνολογία που χρησιμοποιεί έως τώρα η επιχείρηση => Αύξηση παραγωγικότητας
Τροποποιήσεις χρήσης
προϊόντων και υπηρεσιών που αποκτούνται για τη λειτουργία της εταιρίας ακόμη και αντικατάσταση προϊόντων / υπηρεσιών ώστε να μεγιστοποιηθεί η χρησιμότητα διατηρώντας σταθερά τα επίπεδα ποιότητας.
Εξέταση αγοράς μεταχειρισμένων ή ανακατασκευασμένων (ειδικότερα για εξοπλισμό)
Εντοπισμός και διόρθωση
λανθασμένων χρεώσεων σε πληρωτέους λογαριασμούς
Περιορισμός
των υπερτιμημένων / αχρείαστων υπηρεσιών
Αλλαγή μεθόδου αγοράς
με εγκατάλειψη των παραδοσιακών συμβολαίων αγοράς, τη χρήση διαδικτυακών εφαρμογών, και την υλοποίηση ηλεκτρονικών διαπραγματεύσεων. Εφαρμογή εκπτώσεων για έγκαιρες εξοφλήσεις.
Εναλλακτικοί προμηθευτές
με σκοπό την μείωση των χρεώσεων από την αύξηση του ανταγωνισμού. Αλλαγή μεγέθους παραγγελιών ή διάρκειας συνεργασιών
Προστασία με ρήτρες
από σημαντικές αυξήσεις τιμών
Υπολογισμός του οφέλους από μεθόδους μείωσης δαπανών
Οι υπολογισμοί του οφέλους πρέπει να λαμβάνουν χώρα ανά τακτά διαστήματα (λαμβάνοντας πάντοτε υπόψη τον κύκλο αγοράς και τη σπουδαιότητα της κάθε κατηγορίας) αφενός για τον έγκαιρο εντοπισμό εκτροπών και την υλοποίηση διορθωτικών κινήσεων και αφετέρου για λόγους αναφοράς των υλοποιούμενων προγραμμάτων προς την εταιρική διοίκηση.
Ο γενικός τύπος που χρησιμοποιείται είναι: Όφελος = Τρέχουσα δαπάνη (μείον) Στόχος
| Κατηγορίες Μεθόδων Εξοικονόμησης | Υπολογισμός | Ενδεικτικά Στοιχεία |
|---|---|---|
| Αποφυγή κόστους (μη προϋπολογισμένες δαπάνες) | (Μείωση τιμής της τρέχουσας, απόλυτης δαπάνης) Αo = τρέχουσα δαπάνη Α1 = προβλεπόμενη δαπάνη (στόχος) Όφελος = Αo – Α1 |
Δείκτες πληθωρισμού Benchmarking Ανάλυση δαπανών Προϋπολογισμοί Εκτιμήσεις προμηθευτών |
| Αλλαγή βάσης σύγκρισης | (Αύξηση τιμής της απόλυτης δαπάνης στόχου) Αo = τρέχουσα δαπάνη Α1 = προβλεπόμενη δαπάνη Όφελος = Α1 – Αo |
Προϋπολογισμοί και στόχοι |
| Μείωση κόστους (προϋπολογισμένες δαπάνες) | (Μείωση τιμής της τρέχουσας, απόλυτης δαπάνης) Αo = τρέχουσα δαπάνη Α1 = προβλεπόμενη δαπάνη (στόχος) Όφελος = Αo – Α1 |
Λεπτομερής ανάλυση δαπανών Προϋπολογισμοί Προσφορές προμηθευτών |
| Ποσοστιαίες μεταβολές | (Ποσοστιαία μείωση τιμής τρέχουσας δαπάνης) Αo = τρέχουσα δαπάνη Α1 = Αo - Αo*Χ = προβλεπόμενη δαπάνη (στόχος) Χ = ποσοστό μείωσης Όφελος = Αo – Α1 |
Συμβόλαια προμηθευτών Παραγγελίες Τιμολόγια αγορών Προσφορές προμηθευτών |
| Μειώσεις στον όγκο των δαπανών | (Ποσοτική μείωση τρέχουσας δαπάνης) Αo = τρέχουσα δαπάνη σε μονάδες Α1 = δαπάνη στόχος σε μονάδες Χ = μοναδιαία τιμή δαπάνης Όφελος = (Αo*Χ) - (Α1*Χ) |
Συμβόλαια προμηθευτών Παραγγελίες Τιμολόγια αγορών Προσφορές προμηθευτών |
Διαδικασία Μείωσης ή Αποφυγής κόστους
Κατάρτιση έκθεσης
των πραγματοποιούμενων δαπανών της επιχείρησης, συνήθως βάσει λογιστικού σχεδίου. Έτσι ταυτοποιούνται τα λειτουργικά κόστη και συγκεντρώνονται οι απαιτούμενες πληροφορίες για μία περιεκτική ανάλυση.
Ανάλυση λειτουργικών δαπανών
ως προς τη δομή του κόστους, την οικονομική τους σπουδαιότητα αλλά και τη δομή της αγοράς, σε τομείς όπως: Δαπάνες για marketing και διαφήμιση, Τηλεπικοινωνίες, Αμοιβές υπηρεσιών, Εξοπλισμός γραφείου, Ασφάλιστρα, Γραφική ύλη & έντυπα, Υπηρεσίες φύλαξης & καθαριότητας, Δαπάνες συντήρησης, Χρηματοοικονομικά και λογιστικά κόστη, Κόστη εμπορικών δικαιωμάτων και μισθώματα, Δαπάνες ενοικίασης, Υλικά Συσκευασίας, Βοηθητικές ύλες, κα.
Παρουσίαση προτάσεων
εξοικονόμησης που προκύπτουν από την προηγηθείσα ανάλυση κόστους και κατάρτιση πλάνου εκτέλεσής τους.
Εφαρμογή
των απαιτούμενων δράσεων και υλοποίηση μείωσης — αποφυγής του κόστους.
Συμπέρασμα
Ως επαγγελματίες των προμηθειών, είναι πολύ πιθανό να επιδιώκετε πρακτικές οι οποίες αναγνωρίζονται από τη διοίκηση της εταιρίας σας. Οι επιτυχημένες εταιρίες ωστόσο υπολογίζουν και την αποφυγή κόστους στις συνολικές μειώσεις. Συνεπώς, το πρόγραμμα μειώσεων θα πρέπει να περιέχει ένα ισορροπημένο σχέδιο δράσεων τόσο για άμεσα οφέλη όσο και για περισσότερο μακροπρόθεσμες εξοικονομήσεις.
Επιπρόσθετα, οι εταιρίες πρέπει να ορίζουν ξεκάθαρα τις ενέργειες μείωσης κόστους και να τις συνδέουν με στόχους για τους οποίους θα ορίζουν σχετική σπουδαιότητα, αλλά και να καθορίζουν την ανταμοιβή όσων –διατμηματικά- εμπλέκονται σε κάθε τέτοια προσπάθεια. Με αυτό τον τρόπο δημιουργείται θετική εταιρική κουλτούρα γύρω από το κόστος και σταδιακά μετατρέπεται σε έμφυτη συμπεριφορά όλων των υπαλλήλων.
Εάν θέλετε να ενημερώνεστε για θέματα σχετικά με τις Προμήθειες, εγγραφείτε στο Newsletter της Actum ή ακολουθήστε την στο LinkedIn
