Supplier Relationship Management

Η αποτελεσματική διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές

Εισαγωγή

Ως Supplier Relationship Management (SRM) ορίζεται το στρατηγικό πλάνο διαχείρισης όλων εκείνων των συναλλαγών και αλληλεπιδράσεων μεταξύ της επιχείρησης και των εξωτερικών οργανισμών – συνεργατών, που την προμηθεύουν με αγαθά ή/και υπηρεσίες που χρειάζεται για την λειτουργική της δραστηριότητα.

Σκοπός του σχεδιασμού αυτού είναι η μεγιστοποίηση της αξίας για την επιχείρηση μέσα από τις σχέσεις της με τους προμηθευτές.

Πρακτικά, μια στρατηγική SRM συνεπάγεται τη δημιουργία στενότερων και πιο συνεργατικών σχέσεων με προμηθευτές κρίσιμης σημασίας για την εταιρεία, ώστε να πραγματοποιηθούν περαιτέρω οφέλη και να επιτευχθεί ελαχιστοποίηση του ρίσκου.

Η στρατηγική διαχείρισης των σχέσεων με τους προμηθευτές είναι ένα άκρως σημαντικό ζήτημα στο τρέχον οικονομικό περιβάλλον. Οι παρακάτω τρεις λόγοι επισημαίνουν τη σπουδαιότητα αυτή:

Η μεγέθυνση των ανεπτυγμένων οικονομιών χαρακτηρίζεται από πλεονάζουσα ζήτηση σε πολλές αγορές, κυρίως αυτές των πρώτων υλών. Επομένως, οι επιχειρήσεις ανταγωνίζονται για την απόκτηση πρόσβασης σε προμηθευτές περιορισμένων δυνατοτήτων στην διάθεση και παροχή πόρων. Πώς θα εξασφαλίσουν προτεραιότητα εξυπηρέτησης;

Εταιρείες που δραστηριοποιούνται σε σύγχρονους τομείς της οικονομίας όπου η τεχνολογία και η καινοτομία των άμεσων υλικών που προμηθεύονται βρίσκεται στην αιχμή του δόρατος, πρέπει να κάνουν πάντα τις σωστές επιλογές. Πώς θα αντλήσουν τους πιο εξειδικευμένους και ικανούς συνεργάτες πριν τους εγχώριους και διεθνείς ανταγωνιστές τους;

Στην σημερινή περίοδο στασιμότητας της παγκόσμιας οικονομίας, η πίεση για μείωση κόστους ώστε να παρουσιαστούν άμεσα χρηματοοικονομικά αποτελέσματα είναι αναπόφευκτη. Υπάρχει μία μακροπρόθεσμη στρατηγική συνεργασίας με τους προμηθευτές, ώστε η ανάγκη εξοικονόμησης πόρων από δαπάνες προμηθειών να αντιμετωπιστεί χωρίς απώλειες συνεργασιών και εναλλακτικών πηγών προμηθειών για την επιχείρηση;

Η σημαντικότητα λοιπόν μιας στρατηγικής SRM φαίνεται ιδιαίτερα από τα παραπάνω θεμελιώδη ερωτήματα που προκύπτουν, τα οποία είναι ζητήματα που αναλύονται και αντιμετωπίζονται στο πλαίσιο της διαχείρισης των προμηθευτών.

Μυστικά εφαρμογής ενός επιτυχημένου προγράμματος SRM

Για να αναπτύξετε αποτελεσματικά ένα πρόγραμμα SRM θα πρέπει να προσέξετε μερικά σημεία καθώς και να γνωρίζετε μερικές λεπτομέρειες που δεν είναι ευρέως γνωστές, ώστε η τακτική που θα ακολουθήσετε να σας οδηγήσει στα επιθυμητά αποτελέσματα. Ακολουθούν 3 χρήσιμες τακτικές.

Ενα πρόγραμμα SRM θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μια στρατηγική επένδυση της επιχείρησης, η αποδοτικότητα της οποίας ορίζεται:

 

• από τις μειώσεις του λειτουργικού κόστους,
• από την αύξηση της αποτελεσματικότητας,
• και από την εισαγωγή καινοτομίας μέσα στο συνεργατικό πλαίσιο δράσης με τους προμηθευτές.

Η κοντόφθαλμη πρακτική των περισσότερων επιχειρήσεων μέσα από την διαχείριση των προμηθευτών είναι η συνεχής επιδίωξη της χαμηλότερης τιμής με συχνές αλλαγές συνεργατών, κάτι το οποίο τελικά δεν οδηγεί στη μεγιστοποίηση των δυνητικών αποτελεσμάτων μέσω μιας σωστής επαγγελματικής σχέσης μακροπρόθεσμα, τότε σίγουρα μεσοπρόθεσμα. Σαν πρώτο βήμα προτείνεται η εφαρμογή της σε έναν περιορισμένο αριθμό προμηθευτών (10%), ώστε να επιτευχθούν άμεσα και απτά αποτελέσματα που θα δώσουν ώθηση για την διάθεση πρόσθετων πόρων και την επέκταση του SRM.

Η κατάλληλη στρατηγική διαχείρισης των σχέσεων με τους προμηθευτές απαιτεί πολύ χρόνο και διαρκή προσπάθεια, αφού τα πραγματικά αποτελέσματά της και η αύξηση της αξίας έρχονται αν όχι

Η επιτυχία ενός SRM εξαρτάται σε πολύ μεγάλο βαθμό από τους χειρισμούς των στελεχών μάνατζερ όσον αφορά την προσπάθεια μετάδοσης του προγράμματος στο εσωτερικό της επιχείρησης. Η κατανόηση των στόχων του προγράμματος ως ένα αδιάσπαστο κομμάτι της γενικότερης στρατηγικής της εταιρείας, είναι κλειδί για την καθολική αποδοχή και εφαρμογή του.

Παρ’ όλο όμως όλων των ευνοϊκών προοπτικών που υπάρχουν σε ένα πρόγραμμα SRM, υπάρχει ο κίνδυνος εξάρτησης από προμηθευτές με τους οποίους απαιτείται στενή συνεργασία. Μηδενισμός του ρίσκου σε οποιαδήποτε εταιρική δραστηριότητα δεν μπορεί να υπάρξει, παρά μόνο ελαχιστοποίησή του. Για να παρθεί μια απόφαση χρειάζεται να αναλυθούν μειονεκτήματα και πλεονεκτήματα και να συγκριθούν οι κίνδυνοι που προκύπτουν και τα οφέλη από την επιτυχή έκβαση. Οπότε το ρίσκο αυτό είναι υπαρκτό. Γενικότερα είναι αποδεκτό στον επιχειρηματικό κόσμο, πως τα οφέλη μιας στενής συνεργασίας έχουν μεγαλύτερο ειδικό βάρος από το εκτιμώμενο ρίσκο.

Έτσι το ζητούμενο δεν είναι η ολική εξάλειψη του ρίσκου της εξάρτησης από έναν συνεργάτη, αλλά η διασφάλιση μιας ισορροπίας του βαθμού της. Για παράδειγμα, το να βασιστεί η επιχείρηση σε έναν προμηθευτή για τον οποίο η συνεργασία δεν είναι σημαντική, θα οδηγήσει προς τον εφησυχασμό και την αναποτελεσματικότητα.

Ένα πρόγραμμα SRM ενισχύει την στρατηγική ελαχιστοποίησης του ρίσκου εξάρτησης από ακατάλληλους προμηθευτές και εντοπίζει εκείνους με τις εξειδικευμένες δεξιότητες και καινοτόμες μεθόδους.

Η τακτική της υποστήριξης των προμηθευτών στην ανάπτυξη των ικανοτήτων και της αποτελεσματικότητάς τους από την επιχείρηση, δημιουργεί αμοιβαίο σεβασμό και εκτίμηση ανάμεσα στα συμβαλλόμενα μέρη. Σημασία δεν έχει μόνο το μέγεθος των χρηματοοικονομικών συναλλαγών, αλλά εφόσον οι οργανισμοί αποτελούνται από ανθρώπους, κρίσιμος παράγοντας είναι ο χειρισμός της συνεργασίας μεταξύ τους.

Ο υπεύθυνος για την εφαρμογή του προγράμματος SRM

Κατά κανόνα, τα προγράμματα SRM υπάγονται στις αρμοδιότητες των τμημάτων Προμηθειών, χωρίς αυτό να σημαίνει πως διεκπεραιώνουν όλες τις διαδικασίες. Τα προγράμματα SRM θα πρέπει να είναι ικανά να συνδέσουν τις ανάγκες της εταιρείας με τους προμηθευτές, καθώς και να παρακινήσουν τα τμήματα ή τις ξεχωριστές μονάδες να κεφαλαιοποιήσουν στο μέγιστο βαθμό τις ικανότητες και την εξειδίκευση των προμηθευτών.

Μια στρατηγική προμηθειών θα πρέπει να εμπεριέχει την διάδοση της φιλοσοφίας, των σκοπών και των προτεραιοτήτων των προγραμμάτων SRM στο εσωτερικό ανθρώπινο δυναμικό. Ειδάλλως η διαχείριση των προμηθευτών μετατρέπεται σε μια απλοϊκή και αναποτελεσματική διαδικασία αξιολόγησης, μέσω της τυπικής συμπλήρωσης scorecards χωρίς ανάμειξη των τμημάτων της εταιρείας.

SRM και Procurement

Για να είναι επιτυχημένη μια στρατηγική προμηθειών θα πρέπει να συνοδεύεται λοιπόν από μία δομημένη και λειτουργική διαδικασία SRM. Σημαντικό έργο προς την κατεύθυνση αυτή, το οποίο είναι αναγκαίο να εκτελεστεί για την ανάπτυξη ικανοτήτων και την ανάδειξη της σημαντικότητας του τμήματος προμηθειών μέσα στον οργανισμό, είναι:

• Το πλάνο της εταιρείας χρειάζεται να χαρακτηρίζεται από διορατικότητα και να μην περιορίζεται στη νοοτροπία της εξοικονόμησης δαπανών. Κάτι τέτοιο απαιτεί την στελέχωση του τμήματος προμηθειών με τους κατάλληλους ανθρώπους.
• Η προθυμία ανάληψης ρίσκου για την επένδυση πόρων στην εκπαίδευση των προμηθευτών καθώς και στην ευρύτερη συνεργασία μαζί τους. Έτσι χτίζεται ένα σενάριο δέσμευσης των προμηθευτών με την επιχείρηση να αποτελεί την πρώτη τους επιλογή όσον αφορά μελλοντικές συμφωνίες και ανταλλαγή πληροφόρησης και τεχνογνωσίας.
• Τέλος, υπάρχει ανάγκη η στρατηγική προμηθειών να περιλαμβάνει ηγετικές πρωτοβουλίες σε σχέση με τη διαχείριση των συνεργασιών με τους προμηθευτές και προσδιορισμό των ρόλων και ευθυνών των εμπλεκόμενων μερών.

Σήμερα υπάρχουν πάρα πολλές καταξιωμένες εταιρίες παροχής εξειδικευμένων και πολύπλοκων τεχνολογικών υπηρεσιών και online εργαλείων στην αγορά, οι οποίες έχουν μεγάλη επιρροή στον κλάδο και στα προγράμματα SRM. Ωστόσο, η αποκλειστική ενασχόληση με τις δυνατότητες του κάθε ΙΤ εργαλείου και η υπέρ του δέοντος ανάλυσή τους, έχει σαν αποτέλεσμα τον αποπροσανατολισμό από τον πραγματικό σκοπό της επιχειρησιακής στρατηγικής. Τα ΙΤ εργαλεία διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο, αλλά η προσοχή πρέπει να στραφεί περισσότερο στον σχεδιασμό και τις ικανότητες του management. Πρωταρχικός στόχος είναι η ανάπτυξη μιας αποτελεσματικής στρατηγικής διαχείρισης που αντιστοιχίζει τις ανάγκες της επιχείρησης με αυτές των προμηθευτών. Αν συμβεί αυτό, τότε ακόμη και απλούστερες τεχνολογικές εφαρμογές μπορούν να διασφαλίσουν την επιτυχία.

Προκειμένου, όμως να εξασφαλισθεί η ποιότητα στη συνεργασία αγοραστή και προμηθευτή οι παρακάτω ενέργεις κρίνονται απαραίτητες και πρέπει να βρίσκονται στην ατζέντα του υπεύθυνου που εφαρμόζει το πρόγραμμα SRM.

Κατηγοριοποίηση της βάσης των προμηθευτών

Τα κριτήρια ταυτοποίησης των σημαντικότερων για την επιχείρηση προμηθευτών είναι:

1. Δαπάνες (ιστορικό ή/και προβλέψεις)
2. Εξάρτηση
3. Επιρροή
4. Χρηματοοικονομική κατάσταση
5. Πολυπλοκότητα συμφωνίας

Διευθέτηση των ρόλων και των ευθυνών

Οι διευθυντές / υπεύθυνοι των τμημάτων έχουν την ευθύνη των εμπορικών σχέσεων με τους σημαντικούς προμηθευτές του χαρτοφυλακίου τους, ενώ η λειτουργική διαχείριση ανήκει στο ανώτερο management.

Scorecards επιδόσεων των προμηθευτών

Αξιολόγηση της πορείας της συνεργασίας και προσδιορισμός βελτιωτικών κινήσεων όπου κρίνεται απαραίτητο (ποσοτικοί δείκτες που προέρχονται από ERP συστήματα και σχετίζονται με το κόστος, την ποιότητα και την εξυπηρέτηση). Παρόλο που οι δείκτες βασίζονται σε γεγονότα και δεδομένα, δεν διαθέτουν δυναμική διάσταση.

Προγραμματισμένες τακτικές συνελεύσεις

Πολλές επιχειρήσεις εφαρμόζουν τη τακτική κλιμακωτών συσκέψεων (6μηνες ή ετήσιες) ανάμεσα στα στελέχη και των δύο συνεργαζόμενων επιχειρήσεων, ειδικευμένους τεχνικούς πάνω σε διάφορα ζητήματα και υπεύθυνους δημοσίων σχέσεων. Με αυτόν τον τρόπο πραγματοποιείται ανταλλαγή απόψεων στρατηγικής, μακροπρόθεσμων πλάνων, επενδυτικών σχεδίων ανάλογα με τις τάσεις και τα χαρακτηριστικά της αγοράς. Επομένως, επιτυγχάνεται ο εντοπισμός ευκαιριών, βελτιώσεων αλλά και κινδύνων, καθώς και η αξιολόγηση της πορείας της συνεργασίας.

Μηνιαία meetings των εκτελεστικών οργάνων

Επισκόπηση των δραστηριοτήτων και των σχεδιαζόμενων στρατηγικών σε μια πιο λεπτομερή και πρακτική ατζέντα θεμάτων από ότι αυτή των συνελεύσεων.

Ανάλυση αλυσίδας προμηθειών και επανασχεδιασμός διαδικασιών

Εκτός των ευκαιριών και των βελτιώσεων που προκύπτουν από τις scorecards και τα τακτικά meetings, μία θεωρητική επανεξέταση των πηγών κόστους είναι πιθανό να επιφέρει ουσιαστικές μειώσεις κόστους (10-30%). Για το project αυτό χρειάζονται εξειδικευμένοι σύμβουλοι / συνεργάτες και φυσικά οι αντίστοιχοι πόροι για την πρόσληψή τους.

Στρατηγική διαχείρισης συνεργασιών

Μακροπρόθεσμη στρατηγική (έως και 5 χρόνια) που περιγράφει τις μελλοντικές ανάγκες σε εισροές για την επιχείρηση και περιλαμβάνει τον όγκο συναλλαγών και το δίκτυο διανομής του τελικού προϊόντος, την απαιτούμενη τεχνολογία παραγωγής, προϋπολογισμούς δαπανών ανά κατηγορία και αλληλεξαρτήσεις μεταξύ τμημάτων και προμηθευτών.

Η αξία των προγραμμάτων SRM

Όλοι οι οργανισμοί που προσπαθούν για μία αποτελεσματική εφαρμογή του προγράμματος SRM, δηλώνουν πως μέσω αυτής της τακτικής, επιτυγχάνουν αύξηση της αξίας τους. ‘Ετσι, δημιουργούνται τα ζωτικά θεμέλια που είναι απαραίτητα ώστε να σταθεροποιηθούν οι απτές επιχειρηματικές και οικονομικές αξίες για τους οργανισμούς. Οι προϋποθέσεις για τα παραπάνω είναι η αμοιβαία κατανόηση και εμπιστοσύνη, η σαφής διακυβέρνηση και η ανοιχτή επικοινωνία.

Όσον αφορά την οικονομική αξία, προκύπτουν τα ακόλουθα:

Αύξηση εσόδων

 

Στις περισσότερες επιχειρήσεις παρατηρείται αύξηση των επιχειρηματικών εσόδων ως αποτέλεσμα του SRM. Ωστόσο, συχνά είναι αρκετά δύσκολο να επιτευχθεί χωρίς προσπάθεια και να κατανεμηθεί στα κατάλληλα τμήματα. Τα εμπόδια όμως μπορούν να ξεπεραστούν, καθώς εμφανίζονται διάφορα επιχειρηματικά οφέλη, όπως η καινοτομία προϊόντων, η ταχύτητα στην αγορά (time to market), η πρόσβαση σε νέες αγορές και η στρατηγική ευθυγράμμιση.



Αύξηση αξίας

 

Η αύξηση της αξίας είναι γενικά ο πρωτεύον στόχος για την έναρξη των προσπαθειών βελτίωσης μετρήσεων με χαμηλά επίπεδα απόδοσης. Μέσω ενός προγράμματος SRM, προκύπτουν επιχειρηματικά οφέλη, συμπεριλαμβανομένης της αύξησης του επιπέδου των υπηρεσιών και τη βελτίωση της ποιότητας.



Μείωση κόστους

 

Στο επίπεδο των επιμέρους σχέσεων, μία μείωση κόστους μπορεί να κυμαίνεται μεταξύ του 10% με 30%. Αυτό επιτυγχάνεται συνήθως μέσω της ανάλυσης της συνεργασίας στην εφοδιαστική αλυσίδα, της διαδικασίας ανασχεδιασμού, της τροποποίησης των προδιαγραφών, ή του επανασχεδιασμό του μοντέλου αμοιβών των προμηθευτών. Βασικά επιχειρηματικά οφέλη της μείωσης κόστους είναι η αποτελεσματικότητα στις διαδικασίες, τα μειωμένα αποθέματα, η αποδοτικότητα της εφοδιαστικής αλυσίδας, οι μειώσεις των τιμών και η ευνοϊκή τιμολόγηση για τον πελάτη.



Μείωση κινδύνου

 

Μερικές βελτιώσεις που επιτυγχάνονται ώστε να υπάρχει μία μείωση κινδύνου μέσω του SRM είναι η βελτίωση της πρόβλεψης της προσφοράς, μία πτώση στον αριθμό των ανεπιθύμητων ενεργειών, η μείωση της εξάρτησης από τους προμηθευτές και η προστασία της φήμης της εταιρείας.

Τα οφέλη αυτά μπορεί να εμφανιστούν είτε σχεδόν άμεσα είτε να χρειαστεί από 6 μήνες έως ακόμη και 4-5 χρόνια για να γίνει αισθητή η αξία του SRM.
Εύλογα από τα παραπάνω όμως προκείπτει ένα ερώτημα: Καθώς η προσπάθεια αυτών που εμπλέκονται για την υποστήριξη και την διατήρηση μιας ισχυρής σχέσης μεταξύ προμηθευτή και πελάτη, χρειάζεται χρόνο και χρήμα, τότε γιατί αξίζει;
Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει μερικά από τα οφέλη και των δύο πλευρών (προμηθευτές και πελάτες) από την υιοθέτηση μιας συνεργατικής ή συνεταιριστικής προσέγγισης κατά την εφαρμογή της στρατηγικής SRM, ώστε να γίνει πιο ευδιάκριτο το γιατί πρέπει να δίνεται σημασία στην στρατηγική SRM.