FAQ - Απαντήσεις σε Συχνές Ερωτήσεις

Πρόκειται για συμβούλους που χρησιμοποιούνται για να συμπληρώσουν τα τμήματα προμηθειών. Οι σύμβουλοι βοηθούν τους πελάτες σε μία ευρεία γκάμα καθηκόντων όπως η στρατηγική προμηθειών, η σύγκριση με βέλτιστες πρακτικές, η αναβάθμιση των διαδικασιών, ο εξορθολογισμός προμηθευτών, η αξιολόγησή τους αλλά και οι διαπραγματεύσεις.

Σύμφωνα με έρευνα του Aberdeen Group (Οκτ. 2016) "οι επιχειρήσεις που προσλαμβάνουν εξωτερικού συμβούλους προμηθειών κατάφεραν να βελτιώσουν τον έλεγχο των δαπανών, να μειώσουν το κόστος προϊόντων και υπηρεσιών, να εφαρμόσουν τις βέλτιστες πρακτικές του κλάδου, να εκμεταλλευτούν τη τεχνολογία και να εξορθολογήσουν τις διαδικασίες από την αγορά έως και τη πληρωμή".

Για τις περισσότερες επιχειρήσεις η δημιουργία και διατήρηση ειδίκευσης σε κάθε κατηγορία δαπάνης είναι ιδιαίτερα δαπανηρή και δύσκολη. Χρησιμοποιώντας συμβούλους αποφεύγετε το βάρος της δημιουργίας υποδομών. Οι Σύμβουλοι Προμηθειών μπορούν να παρέχουν τάχιστα ανάλυση των επιχειρησιακών δαπανών, να διαπραγματευτούν με προμηθευτές, να διαχειριστούν την υλοποίηση συμφωνιών και να εισάγουν βέλτιστες πρακτικές. Ένας καλός σύμβουλος προμηθειών γίνεται επέκταση των υφιστάμενων πόρων χωρίς παρεμβατικό τρόπο.

Στην Actum θα χαρούμε να συζητήσουμε μαζί σας τους τρόπους με τους οποίους μπορούμε να σας βοηθήσουμε. Θυμηθείτε ωστόσο πως δεν επιθυμούμε να μας αναθέσετε τη λειτουργία του τμήματος προμηθειών. Μπορούμε να σας βοηθήσουμε σε επιλεγμένες κατηγορίες δαπανών, να σας παρέχουμε τα κατάλληλα εργαλεία και να σας γνωρίσουμε προηγμένες μεθοδολογίες και πρακτικές. Στην Actum εργαζόμαστε ανάλογα με τις πραγματικές ανάγκες των πελατών μας.

Η έκταση των έργων είναι συνδυασμός πολυπλοκότητας και μεγέθους των εξεταζόμενων δαπανών. Η λύση της Μείωσης Λειτουργικών Δαπανών απευθύνεται σε επιχειρήσεις που προτιμούν να κατευθύνουν τους διαθέσιμους πόρους τους σε περισσότερο κρίσιμες δαπάνες και σε επιχειρήσεις που δεν κατέχουν ειδικευμένη τεχνογνωσία για δαπάνες που δεν επηρεάζουν ουσιαστικά τη κερδοφορία τους.

Το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα κάθε επιχείρησης προκύπτει από τη προστιθέμενη αξία του συνόλου των λειτουργιών της και όχι από τη γνώση τιμών αγοράς και προμηθευτών ιδιαίτερα όταν πρόκειται για λειτουργικές δαπάνες.

Από το 2005 έως και σήμερα, δεν έχει υπάρξει ανάλογη περίπτωση σε κατηγορίες που δεν επηρεάζονται έντονα από έντονες διακυμάνσεις. Εάν ωστόσο κατά τη διάρκεια της 24μηνης παρακολούθησης κάποιας κατηγορίας δαπάνης προκύψει αύξηση τιμών τότε η Actum είναι υποχρεωμένη να βρει λύσεις που δεν θα επιβαρύνουν τον πελάτη. Σε περιπτώσεις εξαιρετικά ευμετάβλητων υλικών, η Actum διαθέτει την απαραίτητη τεχνογνωσία διαχείρισης τιμών.

Σε περιπτώσεις νέων προμηθευτών ακολουθούμε τις εταιρικές σας πρακτικές πιστοποίησης και αξιολόγησης ή εφαρμόζουμε τις βέλτιστες πρακτικές της Actum. Η οριστική απόφαση επιλογής της ιδανικής λύσης ανήκει ωστόσο στον πελάτη βάσει μετρήσιμων δεικτών και μεγεθών που περιλαμβάνονται στη τελική μελέτη.

Είναι δημοπρασίες όπου ο αγοραστής διοργανώνει μία δημοπρασία στην οποία προσκαλεί προμηθευτές να προσφέρουν τη καλύτερη προσφορά ή τη χαμηλότερη τιμή. Χρησιμοποιείται ευρέως από μεγάλες επιχειρήσεις και οργανισμούς ώστε να διασφαλιστεί η καλύτερη δυνατή συμφωνία.

Οι προμηθευτές προσκαλούνται να προσφέρουν τη καλύτερη τιμή σε ο,τιδήποτε αγοράζει η επιχείρηση σας. Η επιχείρηση καθορίζει πότε ξεκινά και πότε τελειώνει η δημοπρασία, τις συνθήκες παράτασής της, το βήμα βελτίωσης των προσφορών, κα. Όταν πάψουν να εισάγονται νέες προσφορές, αναδεικνύεται ο νικητής της διαδικασίας.

Όχι. Αφενός οι ορατές πληροφορίες είναι κοινές για όλους, αφετέρου αυτές που επιλέγετε να κοινοποιήσετε είναι συνδεδεμένες με τον εκάστοτε τύπο δημοπρασίας που θα επιλεχθεί (ορατής τιμής, ορατής κατάταξης, κλπ.).

Κατά τη δημοσίευση μίας διαπραγμάτευσης, οι προμηθευτές της επιλογής μας λαμβάνουν αυτοματοποιημένα ηλεκτρονικό μήνυμα. Κάθε φορά που σχεδιάζουμε ένα διαπραγματευτικό γεγονός, προβλέπουμε τον απαιτούμενο χρόνο για την εκπαίδευση των συμμετεχόντων η οποία γίνεται με τη χρήση εκπαιδευτικών videos, μέσω εγχειριδίων αλλά και με δοκιμαστική διεξαγωγή γεγονότων.

Οι προμηθευτές δεν έχουν να φοβηθούν μία απολύτως διάφανη και επί ίσοις όροις διαπραγματευτική διαδικασία. Αντιθέτως, μπορούν να είναι απολύτως σίγουροι πως θα αξιολογηθούν αντικειμενικά, με εκ των προτέρων καθορισμένα και γνωστοποιημένα κριτήρια, με διαδικασίες που εξοικονομούν πόρους για όλους τους συμμετέχοντες.

Κανένα σύστημα παγκοσμίως δεν είναι ασφαλές 100%. Η πλατφόρμα της Actum ωστόσο χρησιμοποιεί επίπεδα κρυπτογράφησης στη μεταφορά δεδομένων αντίστοιχα με αυτά των κορυφαίων χρηματοπιστωτικών ιδρυμάτων για τη προστασία των εταιρικών σας δεδομένων. Τέλος, ανεξάρτητοι φορείς ελέγχου ασφάλειας διενεργούν ανά τακτά διαστήματα σχετικούς ελέγχους.

Εφόσον το έργο παραμένει ελκυστικό για αυτούς, η συμμετοχή τους είναι δεδομένη. Ο σχεδιασμός της διαπραγματευτικής στρατηγικής κάθε κατηγορίας δαπάνης προσαρμόζεται στα δεδομένα και τις σχέσεις επιχείρησης-προμηθευτή κάνοντας ελκυστική τη συμμετοχή.

Είτε ακολουθούμε τις υφιστάμενες εταιρικές πρακτικές πιστοποίησης και αξιολόγησης προμηθευτών είτε εφαρμόζουμε τις βέλτιστες πρακτικές της Actum. Σε κάθε περίπτωση γίνεται η ανάλογη αξιολόγηση του κινδύνου και λαμβάνονται προληπτικά μέτρα.

Εφόσον δεν πρόκειται για μονοπωλιακή κατάσταση, ναι. Πάντοτε όμως στο πλαίσιο μιας σωστά σχεδιασμένης μεσοπρόθεσμης στρατηγικής με στόχο την ανακατανομή ισχύος. Οι παγκόσμιας κλάσης πρακτικές που είναι διαθέσιμες υποστηρίζουν κάθε βήμα από την αρχική αξιολόγηση και τη πιστοποίηση μέχρι την επιλογή διαπραγματευτικής τακτικής και τη διαρκή αξιολόγηση.

Το σύνολο της επικοινωνίας με τους συμμετέχοντες πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω του κέντρου μηνυμάτων της πλατφόρμας. Επιπρόσθετα, η πλατφόρμα ηλεκτρονικών προμηθειών της Actum καταγράφει κάθε κίνηση όλων των εμπλεκόμενων χρηστών συνεπώς η ιχνηλασιμότητα των ενεργειών είναι απόλυτη.

Διαθέτουμε τα κατάλληλα εργαλεία, την απαραίτητη τεχνογνωσία και έχουμε το κατάλληλο τρόπο προσαρμογής τους στην επιχείρησή σας ώστε να ενισχύσουμε την αποτελεσματικότητα των στελεχών σας.

Θεωρητικά ναι. Οι ηθικοί κανόνες ωστόσο δεν επιτρέπουν την εκτέλεση ενεργειών για τις οποίες οι συμμετέχοντες προμηθευτές δεν είναι εκ των προτέρων ενήμεροι.

Μειωμένο κύρος τόσο για την Actum όσο και για εσάς. Απόρριψη του νικητή της διαδικασίας (χωρίς προφανή παραβίαση όρων και απαιτήσεων) σημαίνει κακό αρχικό σχεδιασμό.

Η Actum δεν δρα μονομερώς. Η εκάστοτε στρατηγική αναλύεται διεξοδικά με τον πελάτη και συνεκτιμώνται πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα πριν την εφαρμογή της.

Είναι εφικτή η αμοιβή ως % επί της μείωσης που θα επιτευχθεί, με εφάπαξ αμοιβή ανά διαπραγματευτικό γεγονός ή συνδυασμός αυτών. Πρόκειται για απόφαση που λαμβάνεται μετά την ανάλυση των βασικών δεδομένων του έργου.

Είναι ένα εύκολο στη χρήση του σύστημα που λειτουργεί διαδικτυακά, σχεδιασμένο να διαχειρίζεται αιτήσεις για προσφορές και διάφορους τύπους δημοπρασιών, σχέσεις με προμηθευτές, να παρακολουθεί έργα και να διαχειρίζεται συμφωνίες με προμηθευτές.

Ναι, είναι διαθέσιμη αποκλειστικά διαδικτυακά. Αυτό σημαίνει πως δημιουργήθηκε με αυτή τη μορφή και δεν είναι μία εφαρμογή στην οποία η πρόσβαση γίνεται απομακρυσμένα. Λειτουργεί με οποιοδήποτε περιηγητή (browser) και δεν απαιτεί πρόσθετες εγκαταστάσεις στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές των χρηστών.

Πρόκειται για ακρωνύμιο του Software As A Service και περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο το λογισμικό παραδίδεται. Το SaaS αναφέρεται σε ένα αδειοδοτημένο, ασφαλές, μέσω συνδρομής λογισμικό στο οποίο γίνεται πρόσβαση μέσω περιηγητή (browser) και φιλοξενείται από κάποιο τρίτο μέρος. Το μοντέλο της online πρόσβασης σε λογισμικό έναντι της εγκατάστασης σε εξοπλισμό της επιχείρησης είναι επίσης γνωστό ως ‘cloud computing’ ή απλά ‘cloud’.

Η πλατφόρμα της itbid συνδέεται με τα σημαντικότερα ERP συστήματα ενώ διαθέτει API τελευταίας τεχνολογίας το οποίο επιτρέπει τη διασύνδεση πρακτικά με κάθε λογισμικό της αγοράς.

Δημιουργούμε μοναδικές προσφορές για κάθε επιχείρηση ανάλογα τον αριθμό των χρηστών, τις απαραίτητες ενότητες και τις διαθέσιμες γλώσσες του περιβάλλοντος. Πρόκειται για πολύ λογικό κόστος, σύμφωνο με το μέγεθος και τις ανάγκες των επιχειρήσεων.

Η συμμετοχή είναι απολύτως δωρεάν για τους προμηθευτές. Επειδή η πλατφόρμα της Actum είναι προσβάσιμη διαδικτυακά, δεν θα πρέπει να εγκαταστήσουν κάποιο λογισμικό. Επιπρόσθετα, η πλατφόρμα είναι ιδιαίτερα εύκολη στη χρήση της και δεν απαιτείται κάποια ιδιαίτερη εκπαίδευσή τους για την υποβολή προσφορών.

Δείτε τα αναλυτικά εδώ

Η πλατφόρμα υποστηρίζει διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων ανά χρήστη μεταξύ των οποίων και η άδεια ανάθεσης.

Φυσικά! Ένας σύμβουλος της Actum θα δημιουργήσει αποκλειστικά για εσάς κωδικούς πρόσβασης σε δοκιμαστικό περιβάλλον. Υπάρχουν αρκετά εκπαιδευτικά videos για τη καθοδήγησή σας αλλά σε γενικές γραμμές πρόκειται για ένα ιδιαίτερα φιλικό προς τους χρήστες περιβάλλον το οποίο δεν απαιτεί καμία προηγούμενη εμπειρία ή εκπαίδευση.

Διασφαλίζονται τα ακόλουθα θέματα:

• Authentication/Identification: Η δυνατότητα του συστήματος να αναγνωρίζει τον εκάστοτε χρήστη.

• Access Control/Authorization: Αφού ο χρήστης επικαιροποιηθεί, του επιτρέπεται να κάνει τις εργασίες του.

• Εμπιστευτικότητα Δεδομένων: Η ανάγκη διασφάλισης των επικοινωνιών μεταξύ δύο μερών του συστήματος δεν είναι δυνατόν να παρεμποδιστεί και να διαβαστεί από μη εξουσιοδοτημένους τρίτους.

• Ακεραιότητα Δεδομένων: Η ανάγκη διασφάλισης πως οι επικοινωνίες μεταξύ δύο μερών του συστήματος δεν θα παρεμποδιστούν και θα παρακολουθηθούν από μη εξουσιοδοτημένους τρίτους.

Πρόκειται για τη δημιουργία και τη διεξαγωγή διαπραγματευτικών γεγονότων online. Τυπικά, οι πληροφορίες διανέμονται στους εγκεκριμένους προμηθευτές οι οποίοι απαντούν εντός προθεσμίας. Το σύστημα μειώνει τον χρόνο που απαιτείται συλλέγοντας όλες τις απαντήσεις με αυτόματη βαθμολόγηση, βοηθώντας στην αναγνώριση του καταλληλότερου προμηθευτή.

Είναι ένα online εργαλείο προμηθειών με το οποίο η επιχείρηση που αγοράζει διενεργεί γεγονότα όπου οι προμηθευτές ανταγωνίζονται μεταξύ τους για τη προμήθεια ενός προκαθορισμένου σετ προϊόντων ή υπηρεσιών. Η διαδικασία εντοπίζει τις διαφορές στο κόστος μεταξύ των προμηθευτών και εφαρμόζει πίεση για περαιτέρω μείωση των τιμών μέσω της έντασης του ανταγωνισμού.

Είναι εφαρμογή που χρησιμοποιείται από επιχειρήσεις για τη διευκόλυνση των ηλεκτρονικών διαπραγματεύσεων, της αποθήκευσης και της διαρκούς διαχείρισης εγγράφων συμφωνιών, καθώς και για τη διασφάλιση της τήρησης των συμφωνιών.

Ναι. Η πλατφόρμα αποτελείται από ανεξάρτητες ενότητες των οποίων η μεμονωμένη λειτουργία είναι εφικτή.

Η διατήρηση των δεδομένων σας στους εξυπηρετητές της itbid πληρεί το σύνολο των απαιτούμενων προδιαγραφών. Το σύνολο των δεδομένων σας επιστρέφεται για οποιοδήποτε λόγο διακοπής χρήσης της πλατφόρμας. Θα σας παραδοθεί αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας ενώ αυτά θα διαγραφούν από τους εξυπηρετητές (servers) υπό την επίβλεψη του υπευθύνου μηχανογράφησής σας.

Η Actum παρέχει υπηρεσίες διεξαγωγής μεμονωμένων διαπραγματεύσεων. Εφόσον η δομή και η οργάνωσή σας το επιτρέπουν, μπορείτε να διεξάγετε μόνοι σας το σύνολο των διαπραγματευτικών γεγονότων σας και επιπρόσθετα να αναβαθμίσετε το ρόλο των προμηθειών εγκαθιστώντας διαδικασίες στρατηγικής διαχείρισης προμηθευτών καθώς και παρακολούθησης συμβολαίων.

Όχι. Η πλατφόρμα ηλεκτρονικών προμηθειών με τη μορφή SaaS είναι ένα κλειστό σύστημα στο οποίο η επιχείρηση εντάσσει τους δικούς της ήδη εγκεκριμένους προμηθευτές αλλά και πιστοποιεί και αξιολογεί τυχόν νέους προμηθευτές.

Ενώ ο σχεδιασμός των προμηθειών ασχολείται με το 'πότε', η Στρατηγική Προμηθειών εξετάζει το Τι, Πως, Που και Γιατί για τα οποία πρέπει να ληφθούν αποφάσεις πριν εξεταστεί το Πότε. Στρατηγική Προμηθειών σημαίνει λοιπόν το κλείσιμο της απόστασης μεταξύ διοικητικών πλάνων και καθημερινών ενεργειών. Όταν η απόσταση αυτή καλύπτεται, οι Προμήθειες δεν επιτυγχάνουν απλά τους στόχους τους αλλά τους ξεπερνούν.

Είναι ο τρόπος με τον οποίο οι επιχειρήσεις ελέγχουν και βελτιστοποιούν τις δαπάνες τους. Εκπροσωπεί τη πλήρη εικόνα των δραστηριοτήτων που εκτελούνται από την αγορά έως και τη πληρωμή.

Είναι ο όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει τις ηλεκτρονικές μεθόδους εκτέλεσης επαγγελματικών συναλλαγών καθώς και την αποτελεσματική διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού μέσω μίας online εφαρμογής. Ένα σύστημα eProcurement αυτοματοποιεί, οργανώνει και ελέγχει τις αλληλεπιδράσεις με τους εγκεκριμένους προμηθευτές. Η λήψη αποφάσεων απλοποιείται μέσω της άμεσης πρόσβασης σε έγγραφα και δεδομένα.

Είναι ο όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει τη χρήση online συστημάτων από επιχειρήσεις για τη συλλογή και σύγκριση πληροφοριών για προμηθευτές ώστε να βοηθήσει τους αγοραστές να επιλέξουν τον κατάλληλο. Τα συστήματα eSourcing είναι σχεδιασμένα για να βοηθούν στην επίτευξη μειώσεων εντός των αλυσίδων εφοδιασμού, στη βελτιωμένη διαχείριση των πληροφοριών και των σχέσεων με προμηθευτές.

Η μείωση και ο έλεγχος του κόστους είναι υψηλή προτεραιότητα για κάθε επιχείρηση. Στο σημερινό οικονομικό περιβάλλον πρέπει να βελτιστοποιείται κάθε ευρώ και υλοποιούνται μειώσεις όπου αυτό είναι εφικτό. Οι υπεύθυνοι των δαπανών στρέφονται σε λύσεις όπως αυτές της Actum για να αποκτήσουν ορατότητα, να μειώσουν το κόστος και να προστατεύσουν τους πόρους τους.

Καταρχήν η δυσκολία και ο χρόνος που απαιτούνται εξαρτώνται από το εύρος και τη πολυπλοκότητα των κατηγοριών δαπανών που διαχειρίζεται η επιχείρησή σας. Με τη χρήση του Cirtuo  πρακτικές που ακολουθούν επιχειρήσεις παγκόσμιας κλάσης θα ενσωματωθούν στο εταιρικό σας περιβάλλον. Αφού αναλυθούν εσωτερικά και εξωτερικά δεδομένα, θα καταγραφούν οι καταλληλότερες βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες στρατηγικές από τις οποίες θα προκύψουν πρωτοβουλίες και καθήκοντα που θα πρέπει να αναληφθούν ενώ θα γίνεται πραγματική καταγραφή της εξέλιξης των ενεργειών και τυχόν αποκλίσεων. Απώτερος σκοπός είναι η δημιουργία προστιθέμενης αξίας για την επιχείρηση. Μόνον εάν η επιχείρησή σας γνωρίζει τόσο τις πρακτικές όσο και τις διαδικασίες που ακολουθούν οι καλύτερες ανά κλάδο επιχειρήσεις παγκοσμίως και έχει εγκαταστήσει ένα αυστηρό σύστημα παρακολούθησης και αξιολόγησης ενεργειών, μπορείτε να επιτύχετε το μέγιστο δυνατό αποτέλεσμα.

Ιστορικά καταγράφονται μειώσεις ανά κατηγορία που ξεκινούν από 4% και αγγίζουν το 46%. Οι αριθμοί από μόνοι τους δεν αντικατοπτρίζουν το πραγματικό μέγεθος της ωφέλειας που διατηρείται μακροπρόθεσμα και διασφαλίζει τη μακροβιότητα της επιχείρησης.

Αναλόγως των προγραμμάτων που είναι διαθέσιμα, οι υπηρεσία Στρατηγικής Διαχείρισης Προμηθειών μπορεί να ενταχθεί σε περιφερειακά επιδοτούμενα προγράμματα. Ζητήστε από ένα σύμβουλο της Actum να σας ενημερώσει για τα ενεργά προγράμματα.

Ναι, ίσως και όχι. Ναι εάν αποφασίσετε να προσαρμόσετε μόνοι σας τις βέλτιστες διαδικασίες στον υφιστάμενο τρόπο λειτουργίας, ίσως εάν ζητήσετε πρώτα από την Actum να υλοποιήσει ένα πρόγραμμα μαζί σας πριν αποφασίσετε για το σύνολο των δαπανών και όχι εάν αναθέσετε στην Actum να ηγηθεί ενός έργου πλήρους μετασχηματισμού των προμηθειών σας.

Κάθε περίπτωση υλοποίησης συμβαίνει σε διαφορετικά περιβάλλοντα και ξεχωριστές εταιρικές αντιλήψεις. Δεν υπάρχει κατάσταση ‘ιδανικής εφαρμογής’ και το ζητούμενο είναι η μεγιστοποίηση της προστιθέμενης αξίας στα πλαίσια των πραγματικών αναγκών και της κουλτούρας της επιχείρησης.

Αν και το αποτέλεσμα είναι άμεσα συνδεδεμένο με τη φύση της κατηγορίας που εξετάζεται και εξαρτάται από τη πολυπλοκότητα της αγοράς των προμηθευτών, μπορούμε σε γενικές γραμμές να πούμε πως τα αποτελέσματα γίνονται ορατά από το πρώτο κιόλας τρίμηνο.

Απολογιστικά και μέσω προκαθορισμένων δεικτών μέτρησης αποτελεσματικότητας. Καθώς πρόκειται για διαδικασία της οποίας τα δεδομένα αλλά και οι περιορισμοί δεν είναι εξαρχής γνωστοί, η αξιολόγηση των αποτελεσμάτων των ενεργειών είναι δυνατή μόνον από την υλοποίηση τους.

Ένας γενικός κανόνας είναι το μέγεθος της αλυσίδας προμηθειών – όσο μεγαλύτερο, τόσο καλύτερα. Έχει αποδειχθεί στη πράξη ωστόσο πως ακόμη και σε κατηγορίες δαπανών με μικρή αλυσίδα προμηθειών είναι δυνατόν να υπάρξουν σημαντικές βελτιώσεις εφόσον ο προϋπολογισμός αυτών είναι ικανός.