Έγγραφο που καθορίζει πως διεξάγονται οι προμήθειες εντός της επιχείρησης και ποιοι οι ρόλοι και οι ευθύνες των συμμετεχόντων. Για παράδειγμα, θέτει ορισμένους κανόνες για τον έλεγχο των παραγγελιών σύμφωνα με το ποια είδη παραγγέλλονται και την εκτιμώμενη δαπάνη, και καθορίζει πότε και πως πρέπει να εμπλέκεται η λειτουργία των Προμηθειών.