Είναι μία επίσημη γραπτή αίτηση από ένα τελικό χρήστη που ζητά τη δημιουργία μίας εντολής αγοράς για αγαθά ή υπηρεσίες που χρειάζεται. Παρόλο που ορισμένες επιχειρήσεις σε διαθέτουν τυπικές αιτήσεις αγορών, οι περισσότερες δημιουργούν ένα επίσημο σύστημα έγκρισης δαπάνης πριν την επεξεργασία της αίτησης.
Η αίτηση του τελικού χρήστη κατευθύνεται στον υπεύθυνο προς έγκριση βάσει των κανόνων του συστήματος. Σε κατηγορίες που υπάρχουν τρέχουσες συμφωνίες, η εντολή αγοράς εκδίδεται αυτόματα.