- Ένα κεντρικό ηλεκτρονικό αποθετήριο όλων των συμβάσεων με προμηθευτές με όλες τις κρίσιμες πληροφορίες σε μία δομημένη μορφή και συνδέσμους σε όλα τα σχετικά έγγραφα (πχ σε μορφή pdf).
- Μία αυτοματοποιημένη διαδικασία παρακολούθησης που αναγνωρίζει συνεχώς τα κρίσιμα σημεία και τις ημερομηνίες λήξης των συμβολαίων, και ειδοποιεί τα κατάλληλα πρόσωπα (συνήθως μέσω email) για τις ενέργειες που απαιτούνται (πχ αναθεώρηση και πιθανή ακύρωση, παράταση, ή επαναδιαπραγμάτευση).
- Αυτόματη συλλογή των πραγματικών δραστηριοτήτων αγορών έναντι κάθε συμφωνίας
- Δυνατότητα Αναφορών και Ανάλυσης
Οι βασικοί στόχοι ενός συστήματος Διαχείρισης Συμβολαίων περιλαμβάνουν:
- Βελτίωση της εταιρικής ορατότητας των συμβάσεων με προμηθευτές
- Πρόληψη ανεπιθύμητων ανανεώσεων ή ακυρώσεων
- Διασφάλιση ολοκλήρωσης υποχρεώσεων αγοραστών και προμηθευτών
- Διασφάλιση πως εφαρμόζονται όλες οι τιμές και όλοι οι όροι του συμβολαίου για αγορές
- Δυνατότητα ανάλυσης (πχ έρευνα και σύγκριση όλων των συμβολαίων ενός προμηθευτή για την απόκτηση τεχνογνωσίας
- Μείωση του χρόνου και της προσπάθειας που απαιτείται για την εκτέλεση όλων των παραπάνω
Η επίτευξη αυτών των στόχων μπορεί να σώσει τις επιχειρήσεις από σημαντικά έξοδα ενώ μειώνει ταυτόχρονα το ρίσκο.
