Είναι όρος που χρησιμοποιείται ποικιλοτρόπως. Συνήθως αναφέρεται ως ποσοστό της συνολικά ελεγχόμενης δαπάνης μίας επιχείρησης. Για μερικούς, είναι απλά το μέρος της δαπάνης που επηρεάζεται από το τμήμα προμηθειών. Αυτή ωστόσο ίσως είναι ένας γενικός, μη-μετρήσιμος ορισμός μίας τόσο σημαντικής έννοιας. Ένας περισσότερο ουσιαστικός ορισμός θα ήταν: Το μέρος της ελεγχόμενης δαπάνης που ανταποκρίνεται στους στόχους των βέλτιστων πρακτικών Διαχείρισης Δαπανών. Το μέρος δηλαδή της δαπάνης που συναντά όλα τα ακόλουθα κριτήρια:
- Πραγματοποιείται με προμηθευτές που επιλέξαμε και διαχειριζόμαστε με τον σωστό τρόπο
- Πραγματοποιείται με τις κατάλληλες εξουσιοδοτήσεις αγοράς
- Είναι ορθά κωδικοποιημένη τόσο για χρηματοοικονομική κατανομή όσο και για κατηγορία αγορών
- Πληρώνεται με σωστές τιμές και όρους
- Είναι απόλυτα ορατή από τη διοίκηση ανά πάσα στιγμή
Η δαπάνη που ικανοποιεί αυτά τα κριτήρια είναι ξεκάθαρα ‘υπό έλεγχο’ με τον τρόπο που η οικονομική διεύθυνση και η διεύθυνση του τμήματος προμηθειών θέλουν να είναι.
