Προβλήματα που προκύπτουν στις προμήθειες σε μία στάσιμη οικονομία

Η οικονομία μας που αντιμετωπίζει ύφεση, στασιμότητα (ή ακόμα για κάποιους και ανεμική ανάπτυξη σε ορισμένους κλάδους) προκαλεί προβλήματα στην αγορά προμηθειών;

Η παραδοσιακή σκέψη συντελεί στην πεποίθηση πως σε δυσμενείς οικονομικά καιρούς, όπως αυτούς που διανύουμε, οι προμηθευτές συμπεριφέρονται συνήθως απελπισμένα και κάνουν τα πάντα για να αναλάβουν παραγγελίες. Δηλαδή η κοινή αντίληψη είναι ότι μια οικονομική ύφεση οδηγεί στην κατακόρυφη αύξηση του αριθμού προσφορών.

Αυτό όμως εμπειρικά -τουλάχιστον για εμάς που διαχειριζόμαστε πολλαπλά έργα προμηθειών- δεν φαίνεται ισχύει. Πως εξηγείται λοιπόν η απροθυμία των προμηθευτών να προσελκύσουν παραγγελίες σε μια παρατεταμένη περίοδο στενότητας της οικονομίας; Ευθύνονται μήπως οι στρατηγικές και οι διαδικασίες στο κομμάτι των προμηθειών που ακολουθούν οι Ελληνικές επιχειρήσεις τα τελευταία χρόνια;

Η υιοθέτηση περίπλοκων και χρονοβόρων διαδικασιών για την διεξαγωγή μιας διαδικασίας ζήτησης προσφορών από τις επιχειρήσεις, μετατρέπει τους προμηθευτές σε καχύποπτους και απρόθυμους να ανταποκριθούν. Το κόστος για αυτούς αυξάνεται εφόσον χρειάζεται να δαπανήσουν χρόνο και προσπάθεια, ενώ παραμένει το αίσθημα πως οι πιθανότητες να ανταμειφθούν με το κλείσιμο μιας συμφωνίας είναι περιορισμένες.

Η στρατηγική προμηθειών χαρακτηρίζεται προβληματική από τους προμηθευτές όταν εμπεριέχει πολύπλοκες διαδικασίες, χρονοβόρες ανάγκες επικοινωνίας κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων και περιορισμένη ανατροφοδότηση πληροφοριών και δεδομένων. Έτσι η αξία που σχεδιάζουν να αποκομίσουν περιορίζεται σημαντικά και γίνονται διστακτικοί ως προς τη συμμετοχή τους.

Μια διαχρονική αρχή των προμηθειών είναι πως όσο μεγαλύτερος ανταγωνισμός προσφορών υπάρχει, τόσο περισσότερο αυξάνονται οι πιθανότητες για εξοικονόμηση δαπανών. Άρα, ο σκοπός του αγοραστή είναι να προσελκύσει όλους τους δυνατούς προμηθευτές οι οποίοι πληρούν τις προδιαγραφές. Για το λόγο αυτό, στη τρέχουσα κατάσταση στασιμότητας της οικονομίας, πρέπει να παρέχονται τα απαραίτητα κίνητρα στους προμηθευτές ώστε να ανταποκριθούν στις ζητήσεις προσφορών που διεξάγονται. Αυτό σημαίνει κατά πάσα πιθανότητα αλλαγές στην προσέγγιση που χρησιμοποιούνταν μέχρι πρότινος από την επιχείρηση και εσάς τους ίδιους.

Μία πρόταση θα μπορούσε να είναι η online ή ακόμα και η προσωπική παρουσίαση από τους προμηθευτές πριν τους ζητηθεί να ετοιμάσουν τις επίσημες γραπτές προτάσεις τους. Αν και η κίνηση αυτή φαίνεται πως επεκτείνει χρονικά τη διαδικασία της προμήθειας, στην πραγματικότητα ενισχύει την συνεργασία και τη διαφάνεια, κάτι που δίνει κίνητρο σε περισσότερους εγκεκριμένους προμηθευτές να διεκδικήσουν την παραγγελία και να προσθέσουν αξία για την επιχείρηση σας. Το συμπέρασμα είναι πως οι στρατηγικές πρέπει να εφάπτονται στις υφιστάμενες οικονομικές συνθήκες. Οι οικονομικές συνθήκες μεταβάλλονται και δημιουργούν πολλά λειτουργικά προβλήματα σε όποια επιχείρηση δεν έχει αναπτύξει σχετικές εναλλακτικές λύσεις με αποτέλεσμα να κινδυνεύει να μείνει πίσω από τον ανταγωνισμό.

Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn στις 19 Μαΐου 2015
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum