Η εκκαθάριση των τιμολογίων είναι μια επίπονη εργασία, αφού αφορά μεγάλο αριθμό παραστατικών κάθε μήνα. Συνήθως, είναι επίσης ανιαρή, κοπιαστική και ευεπίφορη σε λάθη, όσο η αντιστοίχιση παραστατικού με εντολή αγοράς γίνεται «χειρωνακτικά». Αυτή η διαδικασία δύο σημείων, αν και όχι ιδιαίτερα αποτελεσματική, είναι κρίσιμη επειδή επιτρέπει στους οργανισμούς να επικυρώσουν τα τιμολόγια που πρέπει να αποδεχθούν και στη συνέχεια να εξοφληθούν.
Μια διαδικασία ελέγχου τριών σημείων εισάγει ένα τρίτο βήμα, συνδυάζοντας τα τιμολόγια και τις εντολές αγοράς με ένα αποδεικτικό παραλαβής. Αυτό βοηθά τις επιχειρήσεις να συγκρίνουν αν αυτά που παραλήφθηκαν ταυτίζονται με αυτά που παραγγέλθηκαν και τιμολογήθηκαν, αλλά και να ξετρυπώνουν τα μη έγκυρα παραστατικά. Τέτοια παραστατικά μπορούν να κοστίζουν σε μια επιχείρηση έως και 5% του ετήσιου εισοδήματός της, σύμφωνα με εκτίμηση του Association of Certified Fraud Examiners. Ωστόσο, το κύριο χαρακτηριστικό ενός παραδοσιακού ελέγχου τριών σημείων βασίζεται στον ανθρώπινο παράγοντα, να ολοκληρώσει την παραλαβή και στη συνέχεια την εκκαθάριση.
Οι πιο αποτελεσματικές επιχειρήσεις ολοένα και βασίζονται στον μετασχηματισμό των δεδομένων μέσω ψηφιακών λύσεων για να οργανώσουν και να επιταχύνουν αυτόν τον έλεγχο τριών σημείων. Με ταυτόχρονη αυτοματοποίηση των εντολών αγοράς, των τιμολογίων και των αποστολών, οι επιχειρήσεις έχουν πρόσβαση σε «καθαρά», συγχρονισμένα δεδομένα, που εξαλείφουν τα προβλήματα. Αυτές οι επιχειρήσεις δεν βασίζονται στη «χειρωνακτική» εργασία, ούτε στην ελπίδα ότι κάποιος θα συμπληρώσει την απόδειξη παραλαβής, αλλά στηρίζονται στην αυτοματοποίηση για να εντοπίσουν τα λάθη ενώ επιταχύνουν τις πληρωμές.
Σε έναν έλεγχο τριών σημείων, μια εντολή αγοράς, ένα τιμολόγιο και ένα αποδεικτικό παραλαβής διασταυρώνονται, ώστε να επιβεβαιωθεί η ορθότητα των δεδομένων τους. Συνήθως αυτά τα έγγραφα στέλνονται ως αρχεία PDF μέσω emails, ή παραδίδονται με άλλα μη αυτοματοποιημένα μέσα και στη συνέχεια πρέπει να επιθεωρηθούν γραμμή προς γραμμή πριν καταχωρηθούν και τελικά εγκριθεί η πληρωμή στον προμηθευτή. Αυτή η πρακτική είναι αργή, κοπιαστική και ενέχει μεγάλο περιθώριο λάθους. Ένα και μόνο λάθος οδηγεί στην απόρριψη ενός τιμολογίου και σε νέους επανελέγχους για να βρεθεί η διαφορά. Σημαντικές καθυστερήσεις στην εκκαθάριση και πληρωμή ενός τιμολογίου μπορεί να προκύψουν απλά και μόνο από μια λάθος καταχώρηση. Ή αν για παράδειγμα στις τρεις γραμμές μιας εντολής αγοράς αντιπαραβληθούν τέσσερις του τιμολογίου, με την τέταρτη να αφορά στα έξοδα αποστολής. Σε έναν οργανισμό με εκατοντάδες ή χιλιάδες συναλλαγές, το αποτέλεσμα είναι ένας μεγάλος πονοκέφαλος, με τον κίνδυνο επιδείνωσης της σχέσης με τους προμηθευτές, ή ακόμη και διακράτηση πίστωσης ή ποινές καθυστέρησης πληρωμής.
Τα ψηφιακά συστήματα λύνουν αυτά τα προβλήματα, εξασφαλίζοντας ότι όλα τα δεδομένα (διεύθυνση, ΑΦΜ, τιμολόγηση, γραμμές τεμαχίων, κλπ.) είναι «καθαρά» και σωστά ενημερωμένα. Αν εντοπίσουν κάποια παρατυπία την επισημαίνουν στον προμηθευτή, ώστε να διορθώσει το έγγραφο, πριν ακόμα αυτό παραληφθεί από τον αγοραστή. Με αυτό τον τρόπο οι διαφωνίες λύνονται αμέσως. Έτσι αποφεύγεται οριστικά ο κίνδυνος επιβαρύνσεων ή απώλειας πίστωσης λόγω καθυστερήσεων. Σε κάποιες περιπτώσεις, μάλιστα, η ανεμπόδιστη εμπορική συνεργασία οδηγεί και σε καλύτερους όρους και χαμηλότερες τιμές.
Όσο αυξάνεται η ψηφιοποίηση, τόσο θα αυξάνεται εκθετικά και η επένδυση σε λύσεις αυτοματοποίησης των συναλλαγών, συμπεριλαμβανομένων και των ελέγχων τριών σημείων. Ανάμεσα στις προτεραιότητες των επιχειρήσεων είναι πάντα οι λύσεις που αυξάνουν την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών τους όπως η εκκαθάριση των τιμολογίων, ώστε να απελευθερώνουν πόρους για άλλες, πιο κρίσιμες λειτουργίες.
Image by storyset on Freepik
του Παναγιώτη Τσαλουχίδη, Strategic Account Manager της Actum