Μία Διαφορετική Οπτική

actum.gr_kb_wp005 Του José Manuel Iáñez,Συνιδρυτή και Διευθυντή της ITbid.org

 

 

Εισαγωγή

actum.gr_kb_wp005 Στις αντίστροφες δημοπρασίες ένας αγοραστής προσκαλεί πολλούς προμηθευτές να υποβάλλουν προσφορές. Το είδος για το οποίο δείχνει ενδιαφέρον ο αγοραστής τίθεται σε μια πρόταση για υποβολή μειοδοτικής προσφοράς και οι πιθανοί πωλητές κάνουν προσφορές, μειώνοντας σταδιακά την τιμή. Οι δημοπρασίες αυτές ονομάζονται αντίστροφες, γιατί οι προμηθευτές είναι αυτοί που κάνουν προσφορές για προϊόντα ή υπηρεσίες που χρειάζεται ο αγοραστής και επειδή η τιμή μειώνεται σταδιακά και κερδίζει η χαμηλότερη προσφορά.

 

 

Στην ανάλυση που ακολουθεί, θα χρησιμοποιηθεί ως παράδειγμα ο κλάδος των γραφικών τεχνών.

Ο Ricard Casals στο περιοδικό ‘‘Gremi’’, αναλύει τη χρήση των αντίστροφων δημοπρασιών από διάφορους πελάτες στον κλάδο των γραφικών τεχνών και περιγράφει το μηχανισμό διαπραγμάτευσης ως στρεβλό, καταλήγοντας πως ‘δεν συνίσταται (στους τυπογράφους) να συμμετέχουν στο παιχνίδι των αντίστροφων δημοπρασιών’.

Θεωρώ πως οι αναγνώστες αυτού του άρθρου θα συμφωνήσουν μαζί μου πως ο στρουθοκαμηλισμός δεν είναι και η πλέον αποτελεσματική τακτική στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Αυτό το άρθρο δεν γράφεται μόνο για να οριστούν, να αναλυθούν, ή να αντικρουστούν οι ενστάσεις του παραπάνω άρθρου, αλλά για να εντοπιστούν οι αιτίες της διάδοσης των αντίστροφων δημοπρασιών και για το πώς μπορούν να αντιμετωπιστούν ως ευκαιρία από τον κλάδο των γραφικών τεχνών αλλά όχι μόνο από αυτόν, καθώς πολλοί από εσάς θα βρείτε ομοιότητες και κοινές συμπεριφορές άλλων κλάδων.

Εν συντομία, οι ενστάσεις για τις ηλεκτρονικές δημοπρασίες στο άρθρο αυτό εστιάζουν στο γεγονός πως οι δημοπρασίες μετασχηματίζουν αυτό που θα έπρεπε να είναι μία τυπογραφική υπηρεσία, σε ένα κοινό προϊόν (commodity) για το οποίο η τιμή είναι το μοναδικό κριτήριο οδηγώντας έτσι τις τιμές χαμηλότερα και τους τυπογράφους (ή όποιον άλλον κλάδο που μπορεί να σκεπτόσαστε) σε ακατάλληλες προσφορές. Επίσης, δεν εξυπηρετεί τους πελάτες επειδή χρησιμοποιούν τη χαμηλότερη προσφορά από ένα άγνωστο προμηθευτή για να πετύχουν μεγαλύτερη έκπτωση από τον υφιστάμενο προμηθευτή τους, οδηγώντας τον σε χαμηλότερη κερδοφορία και θέτοντας εν κινδύνω το μέλλον του. Παρομοίως, εάν ο πελάτης αναθέσει το έργο σε ένα άγνωστο προμηθευτή, υπάρχει κόστος και για τα δύο μέρη τα οποία πρέπει να προσαρμοστούν, με τα συνηθισμένα προβλήματα στη ποιότητα, τις παραδόσεις, κλπ.

Για τη συστηματική αντιμετώπιση του θέματος, το άρθρο αυτό χωρίζεται σε 3 ενότητες: η πρώτη είναι μία γενική ανάλυση του στρατηγικού πλαισίου το οποίο και καλούμε εφεξής ‘νέα λειτουργία αγορών’ και την επιρροή της τεχνολογίας σε αυτό. Στο δεύτερο τμήμα θα δούμε τα αποτελέσματα του πλαισίου στις σχέσεις πελατών-προμηθευτών γραφικών τεχνών. Τέλος, στο τρίτο μέρος θα δούμε την αντίστροφη κατάσταση, όπου ο κλάδος των γραφικών τεχνών αλληλοεπιδρά με τους προμηθευτές του μέσω της χρήσης νέων τεχνολογιών.

Οι ηλεκτρονικές διαπραγματεύσεις είναι εδώ για τα καλά...

actum.gr_kb_wp005 Τα τμήματα προμηθειών έχουν αλλάξει τόσο πολύ σε τόσο σύντομο χρονικό διάστημα ώστε οι δημοπρασίες αγορών να είναι σύνηθες φαινόμενο, τουλάχιστον σε συγκεκριμένους τύπους πελατών; Η απάντηση είναι Ναι. Η παγκοσμιοποίηση, η συγκέντρωση της εταιρικής διοίκησης και η διάχυση της γνώσης και της τεχνολογίας έχουν βελτιώσει την εταιρική παραγωγικότητα. Σε πολλούς κλάδους είναι ιδιαίτερα δύσκολο να γίνουν βελτιώσεις στη παραγωγική διαδικασία των επιχειρήσεων: τυχόν βελτιώσεις είναι δυνατόν να εντοπιστούν σε άλλες περιοχές όπως οι προμήθειες. Η λειτουργία των προμηθειών είναι πλέον το βασικό σημείο βελτιώσεων και οι επιχειρήσεις πιέζουν προς αυτή τη κατεύθυνση ώστε να γίνει πηγή ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος.

Αυτή η στρατηγική οπτική της λειτουργίας των προμηθειών υπογραμμίζεται από την μελέτη που διεξήγαγε ο Ισπανικός Σύνδεσμος Αγορών και Προμηθειών (www.aerce.org) όπου αναφέρεται πως μείωση 1% στο κόστος μίας τυπικής επιχείρησης συνεπάγεται αύξηση των κερδών κατά 7,5%.

Οι δημοπρασίες αγορών είναι ακόμη παράδειγμα της επιρροής της τεχνολογίας στις επιχειρησιακές διαδικασίες, που ξεκίνησε με τη διαδικασία των πωλήσεων (e-commerce) και επεκτάθηκε περιλαμβάνοντας όλα τα τμήματα (e-business). Η ηλεκτρονική εκπαίδευση, το ηλεκτρονικό marketing, οι ηλεκτρονικές προμήθειες είναι όλες επιχειρησιακές δραστηριότητες που δημιουργούν την έννοια μίας δικτυωμένης επιχείρησης.

actum.gr_kb_wp005 Χωρίς αμφιβολία υπήρξαν κακές πρακτικές και στις δημοπρασίες αγορών που οδήγησαν σε άσχημα αποτελέσματα τόσο τους προμηθευτές όσο και τους αγοραστές. Παρά το γεγονός αυτό, οι επιχειρήσεις που αναπτύσσουν τις ανάλογες τεχνολογίες, οι σύμβουλοι που οργανώνουν διαπραγματευτικά γεγονότα καθώς και οι τελικοί πελάτες έμαθαν από αυτές τις κακές στιγμές. Σήμερα η τεχνολογία και η μεθοδολογία εγγυώνται τη μείωση του κόστους όταν υπάρχουν οι απαραίτητες συνθήκες. Είναι γεγονός πως εάν οι δημοπρασίες επιτυγχάνουν μειώσεις κόστους, τότε οι αγοραστές θα τις χρησιμοποιήσουν.

Εάν εξετάσουμε τις προμήθειες, θα διακρίνουμε δύο τουλάχιστον τύπους λύσεων που βασίζονται στις νέες τεχνολογίες. Υπάρχουν αυτές που εστιάζουν στη πραγματική διαπραγμάτευση μεταξύ αγοραστή και προμηθευτή, γνωστές ως λύσεις eSourcing, και αυτές που είναι σχεδιασμένες για να διευκολύνουν τη τροφοδότηση, κάνοντας διαθέσιμο ένα κατάλογο στον αγοραστή, γνωστές ως λύσεις eProcurement.

actum.gr_kb_wp005 (πίνακας 1. Kraljic matrix)

 

Οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες είναι ένα από τα πλέον γνωστά αλλά και αμφιλεγόμενα εργαλεία eSourcing. Υπάρχουν ωστόσο και άλλα ηλεκτρονικά εργαλεία όπως οι Αιτήσεις για Προσφορές (RFQ), για Προτάσεις (RFP) ή για Πληροφορίες (RFI), στα οποία οι προσφορές ενός προμηθευτή (όπως και όλα τα άλλα στοιχεία εκτός της τιμής) δεν κοινοποιούνται στους υπόλοιπους συμμετέχοντες. Αντιθέτως, οι αντίστροφες δημοπρασίες χαρακτηρίζονται από τον ανταγωνισμό σε πραγματικό χρόνο με τη τιμή να αποτελεί το μοναδικό κριτήριο.

Όμως πρέπει να αναρωτηθούμε ποια χαρακτηριστικά πρέπει να έχει μία διαπραγμάτευση για να είναι κατάλληλη για δημοπρασία, λαμβάνοντας υπόψη μόνο τη τιμή ως κριτήριο. Ας ξεκινήσουμε με τον πίνακα του Kraljic (Harvard Business Review, 61, 1983) και τα χαρακτηριστικά συμπεριφοράς των αγοραστών βάσει του τεταρτημόριου στο οποίο ανήκουν τα αγαθά ή οι υπηρεσίες που θα προμηθευτούν (πίνακας 1). Ο πίνακας του Kraljic αποτελεί τη βάση για τη στρατηγική του τμήματος προμηθειών. Αναλόγως της πολυπλοκότητας, του ρίσκου και του οικονομικού μεγέθους της αγοράς, μπορούν να διατυπωθούν οι παρακάτω συστάσεις:

Strategic Products: Μακροπρόθεσμη ανάπτυξη συμμαχιών με προμηθευτές

Leveraged Products: Αγορά στη καλύτερη τιμή (spot purchases) – Βραχυπρόθεσμα

Non-Critical Products: Βελτίωση των διαχειριστικών διαδικασιών – αυτοματοποίηση

Bottleneck Products: Αναζήτηση υποκατάστατων ή νέων πηγών προμήθειας

Σύμφωνα με αυτή την ανάλυση, η αντίδραση του πελάτη δεν εξαρτάται τόσο από την βούληση του προμηθευτή, τη προσπάθειά του ή το επίπεδο διαθεσιμότητας, όσο από τη θέση στον πίνακα της ανάγκης του αγοραστή. Όλοι οι προμηθευτές στην αριστερή πλευρά του πίνακα απειλούνται, με την απειλή να είναι μεγαλύτερη στο επάνω μέρος του πίνακα. Η μοναδική επιλογή για ένα προμηθευτή στην άνω αριστερά γωνία του πίνακα είναι να είναι ηγέτης κόστους. Σχεδόν όλες οι υφιστάμενες λύσεις eSourcing ενσωματώνουν διαφορετικές διαπραγματευτικές μεθόδους βάσει του τύπου των αγαθών/υπηρεσιών που προμηθευόμαστε.

actum.gr_kb_wp005 Επιστρέφοντας στις αντίστροφες δημοπρασίες, έχουμε ήδη αρκετή εμπειρία για να καταλήξουμε σε ορισμένα συμπεράσματα: Η επιτυχία μίας δημοπρασίας, δηλ. το όφελος που επιτυγχάνεται από τον αγοραστή, εξαρτάται από δύο βασικούς παράγοντες: την ικανότητα του προσδιορισμού του αγαθού ή της υπηρεσίας με ξεκάθαρες, σαφείς προδιαγραφές και τη ρευστότητα της αγοράς όπου δηλ. υπάρχουν πολλοί προμηθευτές οι οποίοι ανταγωνίζονται μεταξύ τους για το έργο. Εμπειρικά, υπάρχει απευθείας σύνδεση μεταξύ του ύψους της παραγγελίας και της μείωσης που επιτυγχάνεται. Είναι λοιπόν προτιμότερο για τον αγοραστή να σχεδιάζει και να συγκεντρώνει τις απαιτήσεις για μία περίοδο και να δημοπρατεί το σύνολο της δουλειάς, παρά να κάνει πολλαπλές δημοπρασίες.

Σ υμπερασματικά, εάν ένα προϊόν είναι ιδανικά καθορισμένο, εάν ο ανταγωνισμός μεταξύ των προμηθευτών είναι υψηλός και εφόσον η αξία του έργου είναι επαρκής, η ιδανική επιλογή για τον αγοραστή είναι η ηλεκτρονική δημοπρασία. Η εμπειρία δείχνει πως είναι δυνατόν να επιτευχθούν σημαντικά οφέλη και το ρίσκο που αναλαμβάνει ο αγοραστής ελαχιστοποιείται εάν η δημοπρασία διεξάγεται μεταξύ εγκεκριμένων προμηθευτών. actum.gr_kb_wp005

Παρόλο που σήμερα η χρήση των ηλεκτρονικών διαπραγματεύσεων είναι περιορισμένη και χρησιμοποιείται κυρίως από μεγάλες εταιρίες με τη χρήση οργανωμένων δημοπρασιών από εξειδικευμένους συμβούλους, η τάση είναι προς την ευρύτερη χρήση της τεχνολογίας και της δυνατότητας των αγοραστών να τη διαχειρίζονται μόνοι τους χωρίς εξωτερική βοήθεια. Η τάση αυτή θα οδηγήσει σε πολλές διαπραγματεύσεις μέσω του διαδικτύου, χωρίς να πρόκειται απαραίτητα για αντίστροφες δημοπρασίες.

 

Hλεκτρονικές διαπραγματεύσεις μεταξύ πελατών και τυπογράφων

Εάν εφαρμόσουμε τα παραπάνω στην αγορά των γραφικών τεχνών, το τελικό αποτέλεσμα είναι αποθαρρυντικό για πολλούς τυπογράφους: θα βρεθούν αρκετά συχνά στη περιοχή των leveraged products του πίνακα Kraljic. Επιπρόσθετα, υφίστανται ήδη οι συνθήκες των αναλυτικών προδιαγραφών και του υψηλού ανταγωνισμού που απαιτούνται για διαπραγμάτευση μέσω αντίστροφης δημοπρασίες.

  • Πολλοί πελάτες μπορούν να παρέχουν στον τυπογράφο μία αναλυτική προδιαγραφή.
  • Πολλά προϊόντα γραφικών τεχνών έχουν ξεκάθαρες και αρκετά απλές περιγραφές.
  • Οι εγκεκριμένοι από τον πελάτη τυπογράφοι, έχουν παρόμοιο εξοπλισμό και τεχνικές δυνατότητες.
  • Ο ανταγωνισμός στον κλάδο είναι ιδιαίτερα αυξημένος με υπερπροσφορά παραγωγής.
  • Τα παραπάνω ισχύουν ακόμη και στη περίπτωση που το προϊόν είναι στρατηγικής σημασίας για τον πελάτη (για παράδειγμα οι εκδότες) όπου οι όροι της αναλυτικής προδιαγραφής και του αυξημένου ανταγωνισμού εξακολουθούν να ισχύουν.

Κατανοούμε συνεπώς πως, ανεξάρτητα από τη τεχνολογία, πρόκειται για συνθήκες οι οποίες οδήγησαν τις τιμές χαμηλότερα τα τελευταία χρόνια, θέτοντας εν κινδύνω το μέλλον πολλών τυπογράφων. Οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες απλά εκμεταλλεύονται αυτές τις συνθήκες προς όφελος του αγοραστή, δεν τις έχουν δημιουργήσει, και συνεπώς η αποφυγή των δημοπρασιών δεν πρόκειται να τις αλλάξει τουλάχιστον βραχυπρόθεσμα.

Όταν ένα εξειδικευμένο προϊόν γραφικών τεχνών εμφανίζεται στο επάνω αριστερά τεταρτημόριο του πίνακα Kraljic, είναι ιδιαίτερα δύσκολο να πειστεί ο πελάτης πως πρόκειται για μία υπηρεσία με πρόσθετη αξία, ακόμη και αν αποδείξουμε πως υπάρχει πρόσθετη αξία και ακόμη και αν τη ποσοτικοποιήσουμε. Για τον γενικό διευθυντή του πελάτη, 50.000 αντίγραφα ενός 16σέλιδου έγχρωμου καταλόγου DIN A4 με χαρτί 150g/m2 coated, δεν είναι τίποτε παραπάνω από αυτό ακριβώς. Η ποιότητα, η έγκαιρη παράδοση και το καλό service είναι προαπαιτούμενα, όχι πρόσθετη αξία.

Παρότι είναι σκληρές για τους προμηθευτές, οι δημοπρασίες είναι δίκαιες και έχουν το πρόσθετο πλεονέκτημα της διαφάνειας. Το αποτέλεσμα συνεπάγεται υποχρεώσεις όχι μόνο για τον προμηθευτή, αλλά και για τον αγοραστή. Ακολουθούν ορισμένες χρήσιμες και απλές συμβουλές για όσους καλούνται σε μία δημοπρασία:

  • Επιμένετε ώστε οι κανόνες να είναι ξεκάθαροι από την αρχή. Για παράδειγμα, θα ανατεθεί το έργο στον προμηθευτή με τη καλύτερη προσφορά ή η ανάθεση είναι στη διακριτική ευχέρεια του αγοραστή;
  • Διατηρείτε φυσικά αντίγραφα των όρων και των προδιαγραφών καθώς και των ερωτημάτων που προκύπτουν, καθώς ενδέχεται να μην έχετε πρόσβαση στο περιβάλλον της δημοπρασίας μετά τη λήξη της.
  • Μη διστάσετε να παρουσιάσετε τις αμφιβολίες σας ή επιμέρους ερωτήσεις σας πριν την έναρξη της δημοπρασίας. Ρωτήστε εάν πρέπει να αποστείλετε δείγματα και πόσα, εάν εκπρόσωπος του πελάτη θα πρέπει να είναι παρόν στην έναρξη της παραγωγής, όρους και απαιτήσεις συσκευασίας και παράδοσης, τρόπο πληρωμής, προθεσμίες, κλπ.… Μην αφήσετε κανένα θέμα ανοικτό και μη διστάσετε να συνυπολογίσετε το κόστος κάθε παραμέτρου που μπορεί να επηρεάσει το έργο.
  • Εάν διαθέτετε εναλλακτικές τις οποίες μπορεί να ωφεληθεί ο πελάτης, παρουσιάστε τες ξεκάθαρα. Οι πελάτες μπορεί να καθυστερήσουν τη δημοπρασία ή να μεταβάλλουν τους όρους και τις προδιαγραφές προκειμένου να μεγιστοποιήσουν το όφελος.
  • Ο πελάτης θα πρέπει επίσης να συμμορφώνεται αυστηρά με τους όρους της δημοπρασίας. Για παράδειγμα, εάν οι όροι υποδεικνύουν πως ο πελάτης θα παρέχει αρχεία pdf έτοιμα προς εκτύπωση, επιμένετε να τα λάβετε.
  • Μη φοβηθείτε να χρεώσετε περισσότερα για πρόσθετα καθήκοντα ή εργασίες.
  • Βεβαιωθείτε πως γνωρίζετε το κόστος και τα περιθώρια κέρδους σας. Εάν δεν γνωρίζετε το ακριβές σας κόστος, κάντε μία αρχική προσφορά και μη τη βελτιώσετε. Αποφασίστε το ελάχιστο όριο κέρδους που επιθυμείτε προκαταβολικά, και το σπουδαιότερο όλων: Μη παρασυρθείτε.

Συμφωνώ με τον Ricard Casals σχετικά με τις συστάσεις του: οι τυπογράφοι πρέπει να κατανοήσουν και να αναζητήσουν τη βελτιστοποίηση του κόστους τους και να επιτύχουν υψηλό βαθμό αποδοτικότητας. Για να το θέσουμε απλά, πρέπει να είστε οι καλύτεροι στο κόστος (και όχι στη τιμή) για προϊόντα που θεωρούνται ομοειδή για τον πελάτη ή την αγορά.

Μία ακόμη στρατηγική είναι η εξειδίκευση, η αναζήτηση δηλαδή μικρών τμημάτων της αγοράς όπου ο ανταγωνισμός είναι μικρότερος και οι ικανότητές σας είναι συγκεκριμένες και μεγαλύτερες από αυτές των ανταγωνιστών. Όσο περισσότερο εξειδικεύονται οι προμηθευτές, τόσο λιγότερες είναι οι δημοπρασίες στις οποίες καλούνται να συμμετέχουν. Ωστόσο θα καλούνται σε περισσότερες διαπραγματεύσεις μέσω Αιτήσεων για Προσφορές (RFQ) οι οποίες όμως είναι λιγότερο ‘επιθετικές’ από τις δημοπρασίες αλλά αποτελούν μία μορφή ηλεκτρονικών διαπραγματεύσεων.

Ευκαιρίες ηλεκτρονικών διαπραγματεύσεων στις γραφικές τέχνες

Μέχρι εδώ αναλύσαμε τις απειλές. Τώρα θα δούμε τις ευκαιρίες. Η πρώτη από αυτές είναι προφανής. Καθώς η πλειονότητα των συστημάτων ηλεκτρονικών προμηθειών επιτρέπει στους προμηθευτές την εθελοντική τους εγγραφή, είναι πλέον ευκολότερο να έρθουν σε επαφή με ένα μεγάλο αριθμό προμηθευτών με ασήμαντο κόστος. Η εγγραφή δεν σημαίνει απαραίτητα και έγκριση, αλλά κάνει τα στοιχεία του προμηθευτή διαθέσιμα στους σωστούς ανθρώπους.

Ας εστιάσουμε όμως στο βασικό θέμα αυτής της ενότητας. Εάν δεν το έχετε κάνει έως τώρα, αξίζει να σχεδιάσετε ένα πίνακα Kraljic και να τοποθετήσετε τις απαιτήσεις για διάφορα προϊόντα πάνω σε αυτόν. Ο παρακάτω πίνακας δίνει ορισμένα παραδείγματα:

actum.gr_kb_wp005 (πίνακας 2. Kraljic matrix με απεικόνιση προϊόντων)

 

Εσείς κύριοι Τυπογράφοι, αγοράζετε χαρτί. Για την ακρίβεια, αγοράζετε πολύ χαρτί. Πριν κάνετε τη παραγγελία σας, και ειδικά εάν πρόκειται για μεγάλη αγορά, ξεκινάτε μία σειρά συζητήσεων με κατασκευαστές και εμπόρους χαρτιού. Με ελάχιστες εξαιρέσεις, υπάρχουν 3 με 4 διαφορετικοί κατασκευαστές που μπορούν να σας παρέχουν το χαρτί που χρειαζόσαστε, με ιδιαίτερα όμοια χαρακτηριστικά, ώστε το χαρτί να συμβαδίζει με τις προδιαγραφές του πελάτη σας: πρόκειται δηλ. για μία δυνητικά δημοπρατούμενη αγορά!

Ακόμη και στις πλέον σταθερές συνθήκες της αγοράς χαρτιού, ίσως να μπορούσατε να προγραμματίσετε τις μεσοπρόθεσμες ανάγκες σας ώστε να αυξήσετε το μέγεθος της παραγγελίας και να επιτύχετε καλύτερους όρους αγοράς. Αλλά ποιος θέλει να ρισκάρει με ένα μοναδικό προμηθευτή; Κανένα πρόβλημα. Δημοπρατήστε το 65% των αναγκών σας και αναθέστε το υπόλοιπο 35% στον δεύτερο καλύτερο προμηθευτή.

Ό,τι ισχύει για το χαρτί ισχύει εξίσου και για τα μελάνια ή τους τσίγκους, και το σύνολο πιθανότατα ξεπερνά το 35% του τζίρου σας. Εάν δημοπρατούσατε μόνο το 20% των αγορών σας, θα μπορούσατε να πετύχετε μείωση 2-3% στο σύνολο των αγορών σας.

actum.gr_kb_wp005 Γενικότερα, ο κλάδος των γραφικών τεχνών δεν έχει δώσει την απαραίτητη προσοχή στις διαπραγματεύσεις αγορών. Ο εταιρίες του κλάδου έχουν έλλειψη καλά καθορισμένων διαδικασιών διαπραγμάτευσης οι οποίες μπορούν να ακολουθηθούν μεθοδικά από το υπεύθυνο προσωπικό. Καθημερινά βλέπουμε αγορές μεγάλης αξίας να διαπραγματεύονται από έμπειρο και καταρτισμένο προσωπικό το οποίο όμως δεν διαθέτει την απαραίτητη γνώση και τις δυνατότητες να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία. Πολλοί πιστεύουν πως είναι καλοί διαπραγματευτές και πως διατηρούν εξαιρετικές σχέσεις με τους προμηθευτές τους, αλλά η εμπειρία μας δείχνει πως η σχέση αυτή είναι άνιση και πως οι τυπογράφοι αποτυγχάνουν επίσης στο καθορισμό των στόχων που πρέπει να επιτευχθούν σε τέτοιες σχέσεις.

Η εισαγωγή των συστημάτων ηλεκτρονικών διαπραγματεύσεων σε μία επιχείρηση ξεκινά με τη κάλυψη αυτών των ελλείψεων, αλλά μόνο τμηματικά. Τα συστήματα αυτά παρέχουν μία ομοιόμορφη μεθοδολογία βασισμένη στις καλύτερες πρακτικές. Βελτιώνουν ραγδαία μία διαδικασία που δεν είναι καταγεγραμμένη και παρέχουν μία εξαιρετική αφορμή για την εκπαίδευση του υπεύθυνου προσωπικού στις βασικές αρχές των διαπραγματεύσεων. Πρόκειται σχεδόν για αναδιοργάνωση της διαδικασίας προμηθειών, αλλά με μικρή επίπτωση στο προσωπικό, προσφέροντας μετρήσιμα αποτελέσματα από τη πρώτη κιόλας ημέρα.

actum.gr_kb_wp005 Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να εισάγετε την ηλεκτρονική διαπραγμάτευση. Εάν η επιχείρησή σας έχει τζίρο μεγαλύτερο των €2εκ., τότε θα πρέπει να το εξετάσετε. Εάν ο τζίρος σας είναι άνω των €4εκ., τότε είναι απαραίτητο. Η ιδανική λύση για επιχειρήσεις στο κλάδο των γραφικών τεχνών είναι η ‘ενοικίαση’ της τεχνολογίας από ένα πάροχο που προσφέρει το λογισμικό και την υποδομή. Οι τυπογράφοι και οι προμηθευτές τους πρέπει απλά να διαθέτουν σύνδεση στο διαδίκτυο. Υπάρχουν εξαιρετικές λύσεις με ετήσιο κόστος που ξεκινά από τα €6.000.

Μία άλλη δυνατότητα είναι να πληρώσετε για ένα ‘διαπραγματευτικό γεγονός’, για μία συγκεκριμένη ενέργεια αγορών. Σε αυτή τη περίπτωση, ο σύμβουλός σας θα είναι υπεύθυνος να σας βοηθήσει με τις προδιαγραφές, να συγκεντρώσει τους προμηθευτές και να σας οδηγήσει έως το τέλος μιας δημοπρασίας. Η αμοιβή συνήθως είναι ένα ελάχιστο ποσό ανά γεγονός συν ένα ποσοστό επί του οφέλους που θα επιτευχθεί.

Τα διαπραγματευτικά γεγονότα οργανώνονται μόνο για μεγάλες δαπάνες – περίπου €50.000 και άνω. Εφαρμόζονται για συγκεκριμένες, υψηλής αξίας αγορές, και είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για μη-τυποποιημένες διαπραγματεύσεις, όπως η κατασκευή μίας νέας αποθήκης ή η προμήθεια και το στήσιμο ενός δικτύου υπολογιστών σε μία επιχείρηση.

Ένα ακόμη θέμα που πρέπει να τονιστεί είναι η έλλειψη ομαδοποιημένων σχημάτων αγορών στο τομέα των γραφικών τεχνών τα οποία συναντώνται συχνά σε άλλους κλάδους. Αυτό το γεγονός αναδεικνύει την ακαταλληλότητα των μεθόδων που οι τυπογράφοι ακολουθούν στις προμήθειές τους. Ο κατακερματισμός του κλάδου δεν είναι λόγος για την έλλειψη ομαδοποιημένων σχημάτων αγορών, καθώς αυτά τα σχήματα δημιουργούνται ακριβώς για να βελτιώσουν τις διαδικασίες αγορών και να αυξήσουν τη διαπραγματευτική δύναμη έναντι των προμηθευτών.

Με λιτή δομή και την υποστήριξη νέων τεχνολογιών, ένα ομαδοποιημένο σχήμα αγορών στο κλάδο των γραφικών τεχνών είναι δυνατόν να διαχειρίζεται σε μηνιαία βάση τις διαπραγματεύσεις για τα κύρια προϊόντα και να καθορίζει τους γενικούς αγοραστικούς όρους των μελών του. Η συνήθης πρακτική σε τέτοια σχήματα είναι να εντοπίζονται τα κοινά σημεία των γενικών όρων με τις απαιτήσεις των μελών και των προμηθευτών.

actum.gr_kb_wp005

 

 

Συμπέρασμα

  • Είτε συμμετέχετε είτε όχι σε αντίστροφες δημοπρασίες, αυτή η μέθοδος διαπραγμάτευσης εξαπλώνεται ιδιαίτερα γρήγορα. Σε αυτό το πλαίσιο, η κατάλληλη ποιότητα και η ιδανική εξυπηρέτηση μπορεί να μην επιτρέπουν σε όλους τους πελάτες να εγκρίνουν τη διαδικασία, αλλά υπάρχει μία ξεκάθαρη τάση μείωσης τιμών με αυτό το πλαίσιο.
  • Αντιμέτωποι με αυτή τη κατάσταση, εμπορικά μιλώντας, οι τυπογράφοι πρέπει να συμμετέχουν με υπευθυνότητα σε δημοπρασίες στις οποίες προσκαλούνται. Να επιμένουν σε ξεκάθαρους όρους και προδιαγραφές και σε αμοιβαία δέσμευση των πελατών.
  • Μη διστάσετε να υποβάλετε χαμηλότερη προσφορά εάν θέλετε να κερδίσετε το έργο, αλλά μην υπερβείτε το προκαθορισμένο σας όριο.
  • Εάν οι τυπογράφοι δεν μπορούν να καθορίσουν μία στρατηγική σταδιακής εστίασης σε ένα πιο εξειδικευμένο τμήμα της αγοράς, πρέπει να δράσουν αποφασιστικά σε σχέση με τις παραμέτρους της παραγωγής και ειδικότερα το κόστος των αγορών. Η χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων και λύσεων όπως οι αντίστροφες δημοπρασίες, μπορούν να ελέγξουν το κόστος των αγορών ταχύτατα και με υψηλό οικονομικό όφελος.

 

 

 

Εάν θέλετε να ενημερώνεστε για θέματα σχετικά με τις Προμήθειες, εγγραφείτε στο Newsletter της Actum ή ακολουθήστε την Actum στο LinkedIn.


Δείτε επίσης

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
Prev Next

Νέα Ανάθεση Έργου
από την Almi

actum.gr news 201706 almi

Η Almi δημιουργεί ορεκτικά Ελληνικής φύσης άριστης ποιότητας

Διαβάστε Περισσότερα

Νέο Whitepaper:
Αντίστροφες Δημοπρασίες

actum.gr news 201707 ReverseAuctions

Μία επιτυχημένη διαδικασία μείωσης λειτουργικού κόστους

Διαβάστε Περισσότερα

Νέο Whitepaper: 
Supplier Relationship Management

actum.gr news 201707 srm

Τι είναι SRM και πώς να το εφαρμόσετε στην επιχείρησή σας;

Διαβάστε Περισσότερα

Επίδειξη Δημοπρασίας 
Πολλαπλών Κριτηρίων

Auction1

Δείτε τη δημιουργία και τη διεξαγωγή της στη πλατφόρμα ηλεκτρονικών προμηθειών της Actum

.
Διαβάστε Περισσότερα

Cirtuo 
Strategic Software

actum.gr Cirtuo Video

Ολοκληρωμένο λογισμικό Στρατηγικής Προμηθειών

.
Διαβάστε Περισσότερα