10 βήματα για τον μετασχηματισμό των προμηθειών - Μέρος πρώτο

Όσοι από εσάς εργάζονται στο τμήμα προμηθειών αναμένεται να πετυχαίνετε συνεχώς καλύτερα αποτελέσματα και να συμβάλλετε στην αύξηση της αξίας για την επιχείρηση. Πως όμως μπορείτε να το καταφέρετε αυτό;

Τα παρακάτω βήματα θα σας οδηγήσουν στο μετασχηματισμό του τμήματος προμηθειών της επιχείρησης σας και την λειτουργία του προς το μέγιστο βαθμό αποτελεσματικότητας. Ο οδηγός αυτός χρησιμεύει σε τμήματα και οργανισμούς ανεξαρτήτως του μεγέθους τους.

Βήμα 1: Προσδιορίστε το αντικείμενο του μετασχηματισμού – Τι πρόκειται να διαφέρει σε ένα χρόνο από τώρα; Η οργανωτική δομή της εταιρείας; Η χρησιμοποιούμενη τεχνολογία; Η βάση των προμηθευτών; Βεβαιωθείτε πως οι στόχοι σας είναι σύμφωνοι με τις προσδοκίες της ανώτερης ηγεσίας για τον μετασχηματισμό.

Βήμα 2: Καθορίστε τον βασικό κορμό του ανθρώπινου δυναμικού, των κύριων διαδικασιών και της τεχνολογίας – Πόσοι εργαζόμενοι έχουν επαγγελματικές πιστοποιήσεις και αναγνωρισμένη εμπειρία; Τι ποσοστό των δαπανών είναι εντός του προϋπολογισμού; Ποιος ο βαθμός τήρησης των υφιστάμενων συμβολαίων; Τα στοιχεία και οι στατιστικές της τρέχουσας κατάστασης συμβάλλουν στην αξιολόγηση και εκτίμηση της μελλοντικής πορείας της επιχείρησης σας.

Βήμα 3: Ίσως το πιο σημαντικό βήμα, είναι να αναλύσετε την απόσταση ανάμεσα στην παρούσα επίδοση της εταιρείας και των στόχων σας και να αναπτύξετε ένα πλάνο για το πώς θα πραγματοποιήσετε τον μετασχηματισμό με προτεραιότητα τις ενέργειες εκείνες που έχουν τις σημαντικότερες επιδράσεις. Στοχεύστε αρχικά σε εύκολες νίκες για να χτίσετε την δυναμική. Μηδενίστε τις απροσδιοριστίες στις κατηγορίες των προμηθειών ή τους όρους των συμβολαίων με τους προμηθευτές κι έτσι θα επιτευχθούν άμεσα αποτελέσματα και θα υπάρξει εμπιστοσύνη και αυτοπεποίθηση στην ομάδα των προμηθειών.

Βήμα 4: Αναπτύξτε σχέσεις με τους βασικούς ενδιαφερόμενους εντός και εκτός του οργανισμού σας. Επανεξετάστε τη στρατηγική του μετασχηματισμού με τα σημαντικά πρόσωπα της εταιρείας για να δοθεί περαιτέρω υποστήριξη και να ενισχυθεί η οργανωτική ευθυγράμμιση. Κύριο θέμα των συζητήσεων σας πρέπει να είναι οι επιδιωκόμενοι στόχοι του μετασχηματισμού του τμήματος προμηθειών και τα οφέλη που προκύπτουν.

Βήμα 5: Καθορίστε το αναμενόμενο επίπεδο των υπηρεσιών σας – Αποφύγετε τις υπέρμετρες υποσχέσεις σε αυτό το πρώιμο στάδιο, διότι μπορεί να χαθεί η αξιοπιστία και η εμπιστοσύνη του προγράμματος σας, που είναι κρίσιμοι παράγοντες της επιτυχίας του. Προετοιμαστείτε για μία ενδεχόμενη μικρή μείωση της αποτελεσματικότητας της δουλειάς σας, προτού αρχίσει να αυξάνεται εντυπωσιακά. Μείνετε συντεταγμένοι με τη μεθοδολογία που επιλέξατε για το μετασχηματισμό, αντί για αυθαίρετες αποφάσεις.

Μείνετε συντονισμένοι για την επόμενη δημοσίευση. Θα ακολουθήσουν τα επόμενα 5 βήματα για τον μετασχηματισμό του τμήματος προμηθειών σας.

Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn στις 16 Αυγούστου 2015
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum