Το 2005, οι Cox, Chicksand, Ireland & Davies, στην εργασία τους “Sourcing Indirect Spend: A Survey of Current Internal and External Strategies for Non-Revenue-Generating Goods and Services” συνέλλεξαν στοιχεία από 124 επιχειρήσεις για τις στρατηγικές τους σχετικά με το sourcing έμμεσων/λειτουργικών δαπανών. Ανακάλυψαν ότι, παρά την αυξανόμενη τάση για αντίστροφες δημοπρασίες και ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες, οι μακροχρόνιες σχέσεις με τους προμηθευτές εξακολουθεί να είναι η συνηθέστερη προσέγγιση.
Η έρευνά τους βρήκε ότι οι λειτουργικές δαπάνες άθροιζαν ένα 38,3% των συνολικών στις επιχειρήσεις που ρωτήθηκαν, ενώ σε απόλυτους αριθμούς κατά μέσο όρο αφορούσαν δαπάνες ύψους $985εκ. για κάθε επιχείρηση. Συνεπάγεται εύκολα ότι η διαχείριση αυτών των δαπανών είναι ξεκάθαρα μια σημαντική έγνοια για τις επιχειρήσεις, καθώς θα μπορούσε να έχει καταστροφικές επιπτώσεις στην επίδοσή τους.
Η έρευνα έδειξε ότι μια τέτοια αποτυχία πραγματικά αποτελεί παράγοντα ανησυχίας, καθώς πολλές επιχειρήσεις δεν έχουν αναπτύξει κάποια συνολική στρατηγική για αυτές τις δαπάνες. Ήταν έκπληξη το εύρημα ότι το 15% των ερωτώμενων δεν είχαν καμιά εσωτερική στρατηγική και το 11% δεν είχαν ξεκάθαρη ούτε εξωτερική, ούτε εσωτερική στρατηγική.
Παραδέχονται δε οι ίδιοι οι ερωτηθέντες ότι αυτή η έλλειψη επιφέρει μεγάλα βάρη στο κόστος, στην ποιότητα και στον έλεγχο. Το 59% ανέφερε εμπειρία αύξησης του κόστους, το 50% περιορισμένη πρόσβαση σε καινοτόμες υπηρεσίες, το 58% αύξηση στον αριθμό προμηθευτών.
Οι εσωτερικές στρατηγικές τις οποίες αναλαμβάνουν οι επιχειρήσεις περιλαμβάνουν:
- Μεγαλύτερη εμπλοκή του τμήματος Προμηθειών στον σχεδιασμό και τις προδιαγραφές.
- Αύξηση του ελέγχου του τμήματος Προμηθειών επί των αγορών άλλων τμημάτων.
- Βελτίωση της αγοραστικής ικανότητας τμημάτων εκτός του τμήματος Προμηθειών.
- Βελτίωση της αγοραστικής ικανότητας του τμήματος Προμηθειών.
- Άλλη στρατηγική.
- Καμία στρατηγική.
Ενώ οι εξωτερικές στρατηγικές:
- Αυξημένη αγοραστική δύναμη μέσω βραχυχρόνιων σχέσεων με προμηθευτές.
- Αυξημένη αγοραστική δύναμη μέσω μακροχρόνιων σχέσεων με προμηθευτές.
- Αυξημένη αγοραστική δύναμη μέσω της συμμετοχής σε κοινοπραξία με άλλες επιχειρήσεις για τις αγορές τους.
- Αυξημένη αγοραστική δύναμη μέσω της ανάθεσης σε εξωτερικό συνεργάτη.
- Άλλη στρατηγική.
- Καμία στρατηγική.
Αν και γενικά αυτές οι στρατηγικές απαιτούν ωριμότητα της λειτουργίας των Προμηθειών, τα ευρήματα της έρευνας δείχνουν ότι δεν χρησιμοποιούνται όλες από τις επιχειρήσεις.
Όπως θα ήταν αναμενόμενο, επιχειρήσεις από τους κλάδους του δημόσιου τομέα και των υπηρεσιών ρίχνουν το βάρος στην ανάπτυξη των ικανοτήτων των Προμηθειών τους, αλλά αναδεικνύεται αξιοσημείωτη και αναπάντεχη η μικρή έμφαση σε στρατηγικές αύξησης του ελέγχου. Αυτή η έλλειψη ελέγχου και επιρροής επί της συνολικής διαδικασίας sourcing είναι – κατά τους συγγραφείς – από μόνη της ικανή να παράγει προβλήματα.
Η μειωμένη ικανότητα των άλλων τμημάτων σε λειτουργίες Προμηθειών και η έλλειψη συναίσθησης των κινδύνων και των εμπορικών ζητημάτων που μπορεί να συνεπάγονται, συχνά έχουν ως αποτέλεσμα δαπάνες εκτός ελέγχου (maverick buying), αχρείαστα λεπτομερείς προδιαγραφές που εμποδίζουν την τυποποίηση και έλλειψη ομαδοποίησης παρόμοιων αναγκών.
Από τις απαντήσεις των επιχειρήσεων επίσης διαφαίνεται μια εύνοια προς τις συνεργατικές μεθόδους sourcing, τη συμμετοχή δηλαδή σε κοινοπραξίες «αγοραστών» για από κοινού διαπραγμάτευση με τους προμηθευτές. Όπως επίσης και αυξανόμενος ενθουσιασμός για την ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες, αν και η καλλιέργεια μακροχρόνιων σχέσεων με τους προμηθευτές παραμένει πάντα η πρώτη επιλογή.
Παρότι οι συγγραφείς παραδέχονται ότι σε κάποιες περιπτώσεις αυτή μπορεί να θεωρηθεί η βέλτιστη στρατηγική, αναφέρονται στο γεγονός ότι γι’ αυτό υπάρχουν επιχειρήματα υπέρ αλλά και κατά όταν πρόκειται για βέλτιστη στρατηγική για τις έμμεσες δαπάνες. Θεωρείται δηλαδή ότι, αφού οι έμμεσες/λειτουργικές δαπάνες δεν κρύβουν σημαντική αξία για την επιχείρηση και δεν γεννούν εισόδημα, το χτίσιμο μακροχρόνιων σχέσεων πιθανώς δεν είναι ο κατάλληλος χειρισμός τους. Αυτό συμβαίνει επειδή ο εξορθολογισμός της βάσης προμηθειών και η μείωση του κόστους χειρισμού της που επιτυγχάνεται μέσω των τακτικών επαναδιαπραγματεύσεων και λήψης προσφορών είναι πιο αποδοτική πρακτική από τη σταθερότητα της αγοράς.
Οι συγγραφείς θεωρούν ότι, δεδομένου του «θορύβου» στην αναζήτηση και εύρεση των καταλληλότερων επιλογών λόγω της φύσης αυτών των δαπανών, πιθανώς η καλύτερη επιλογή είναι η ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη που εξειδικεύεται σε αυτού του είδους τις δαπάνες. Παρόλα αυτά, οι απαντήσεις των ερωτηθέντων δείχνουν ότι εξακολουθεί η προτίμηση για μακροχρόνιες σχέσεις με τους προμηθευτές, με 63,9% των βιομηχανιών να παραμένει σε αυτή την στρατηγική, το 71,4% των επιχειρήσεων παροχής υπηρεσιών και το 47% των δημόσιων οργανισμών.
Το δείγμα όσων επιλέγουν συμμετοχή σε κοινοπραξίες ήταν μικρό, ωστόσο υποστηρίζουν το συμπέρασμα ότι αυτή η προσέγγιση – παρότι αρχικά ενδιαφέρουσα για πολλούς – είναι πολύ δύσκολο να διατηρηθεί στην πράξη, είτε για έμμεσες είτε για άμεσες δαπάνες. Μόνο ελάχιστες κατηγορίες υπόκεινται σε αυτό τον χειρισμό και μόνο από πολύ λίγες επιχειρήσεις για κάποιο διάστημα.
Συμπερασματικά, είναι ξεκάθαρο από την έρευνα ότι οι περισσότεροι ερωτηθέντες δεν έχουν μια ξεκάθαρη και καλά ανεπτυγμένη στρατηγική για τον χειρισμό των έμμεσων/λειτουργικών δαπανών αν και είναι εμφανές ότι η πλειοψηφία τους αναγνωρίζει την ανάγκη ύπαρξης ανεπτυγμένων ικανοτήτων για αυτό. Γίνεται επίσης σαφής η έλλειψη δεξιοτήτων Προμηθειών ειδικά στα άλλα τμήματα των επιχειρήσεων, που παρόλα αυτά εξακολουθούν να χειρίζονται μεγάλα κομμάτια αυτών των εξόδων, καθώς και η δυσκολία στην αναβάθμιση αυτών των ικανοτήτων.
Οι συγγραφείς καταλήγουν ότι όλα αυτά υπονοούν την έλλειψη ωριμότητας στην προμηθευτική λειτουργία, με την περιορισμένη ικανότητα αλληλεπίδρασης με τους εσωτερικούς πελάτες για τον καθορισμό των προδιαγραφών και των αναγκών να είναι το μεγαλύτερο πρόβλημα. Τέλος, παρατηρούν ότι η έλλειψη τεχνογνωσίας, μέσων, χρόνου και ανθρωπίνων πόρων αποτρέπει τις επιχειρήσεις από τη χρήση σύγχρονων εργαλείων όπως οι αντίστροφες δημοπρασίες ή οι τακτικές επαναλήψεις των διαδικασιών sourcing. Αυτός είναι, θεωρούν, ο λόγος για τον οποίο το 20% των ερωτηθέντων επέλεξε την ανάθεση σε εξωτερικό εξειδικευμένο συνεργάτη, ως τη βέλτιστη επιλογή, με το ποσοστό αυτό να αυξάνεται σε σχέση με προηγούμενες έρευνες.
Image designed by Dooder / Freepik