Οι Προμήθειες παραδοσιακά θεωρούταν επιτυχημένες σχεδόν αποκλειστικά με βάση τη μέτρηση εξοικονόμησης κόστους.

Τα τμήματα Προμηθειών έχουν ωριμάσει από τότε. Ως λειτουργία, οι Προμήθειες είναι πολύ πιο επαγγελματικές και στρατηγικές σε σχέση με το πού ήμασταν πριν από 20 χρόνια. Αυτό προφανώς σημαίνει ότι στους περισσότερους οργανισμούς, τα εύκολα αποτελέσματα έχουν επιτευχθεί εδώ και πολύ καιρό.

Ας υποθέσουμε ότι είστε μέρος μιας πιο ώριμης ομάδας Προμηθειών. Ή ίσως είστε έμπειρος Διαχειριστής Κατηγορίας ή Υπεύθυνος Προμηθειών.

Είναι απίθανο να ακολουθήσετε τη «στρατηγική» να πιέζετε ανελέητα έναν προμηθευτή κάθε χρόνο για ετήσια μείωση των τιμών.

Οι εύκολες επιλογές έχουν ήδη ληφθεί. Οι πόροι έχουν περικοπεί. Τα επιχειρησιακά ζητήματα και η ασφάλεια του εφοδιασμού καταναλώνουν το χρόνο μας. Επιπλέον, πρόσφατα βρεθήκαμε σε ένα πιο πληθωριστικό περιβάλλον από οποιαδήποτε άλλη στιγμή τα τελευταία 40 χρόνια. Πολλοί προμηθευτές δεν έχουν πλέον περιθώρια, ειδικά για βιομηχανικά προϊόντα.

Παρά, ή ίσως εξαιτίας αυτού του σκηνικού, υπάρχει μεγαλύτερη πίεση από ποτέ σε εμάς ως Προμήθειες για να επιτύχουμε εξοικονόμηση κόστους. Δεδομένων όλων των διαταραχών της αλυσίδας εφοδιασμού και των πρόσθετων νομοθετικών απαιτήσεων στον ορίζοντα, η ανάγκη μετριασμού των αυξήσεων του κόστους και παροχής πρόσθετης αξίας αυξάνεται κάθε χρόνο.

Αυτό εγείρει το ερώτημα: πώς μπορώ να κάνω τον οικονομικό διευθυντή μου να αναγνωρίσει τι προσφέρω;

Τι είναι η εξοικονόμηση κόστους στις Προμήθειες;

Ας ξεκινήσουμε με το βασικό τεκμήριο. Κάθε εταιρεία ξέρει τι πουλάει.

Ωστόσο, υπάρχουν εκπληκτικά λίγοι που πραγματικά καταλαβαίνουν, μετρούν και αναφέρουν αποτελεσματικά τι αγοράζουν. Αυτό περιλαμβάνει και μεγάλες εταιρείες. Ξέρω, έχω δουλέψει για μερικές από αυτές. Δεν είχαν ιδέα τι αγόραζαν. Ειδικά όσον αφορά στα μη βασικά, μη κρίσιμα αγαθά και υπηρεσίες.

Μέρος της αιτίας είναι ότι τα δεδομένα αγορών είναι εμφανώς ακατάστατα και πιο δύσκολο να αναφερθούν συγκριτικά με τα δεδομένα πωλήσεων.

Η εξοικονόμηση κόστους ορίζεται γενικά ως οποιαδήποτε δραστηριότητα που έχει ξεκινήσει μέσω ελέγχου, αποφυγής, μείωσης ή εξάλειψης χρημάτων που δαπανώνται από την εταιρεία σε αγαθά και υπηρεσίες που προέρχονται από εξωτερικούς προμηθευτές.

Συνήθως δεν περιλαμβάνει εξοικονομήσεις που προέρχονται από φορολογική βελτιστοποίηση ή άλλα κίνητρα. Αυτές οι πρωτοβουλίες συνήθως βρίσκονται στο πλαίσιο των οικονομικών ή άλλων ομάδων.

Η εξοικονόμηση κόστους συνήθως υποκινείται ή παρέχεται εν μέρει ή πλήρως από την ομάδα Προμηθειών μιας εταιρείας. Ωστόσο, πρέπει επίσης να αναγνωριστεί ότι, στις περισσότερες περιπτώσεις, και άλλοι εμπλεκόμενοι συμμετέχουν επίσης σε τέτοιες πρωτοβουλίες. Οι προϊστάμενοι τμημάτων, οι ελεγκτές προϋπολογισμού και άλλοι πολλοί συμμετέχουν συχνά στη συλλογή ιδεών, την ευθυγράμμιση, την παράδοση του έργου και την έγκριση αυτών των πρωτοβουλιών.

“Σκληρή” εξοικονόμηση έναντι “Ήπιας” εξοικονόμησης στις Προμήθειες: ποια είναι η διαφορά;

Δεν φέρνει κάθε εξοικονόμηση ή πρωτοβουλία που επεξεργαζόμαστε ή υλοποιούμε στο πλαίσιο των προμηθειών ένα “σκληρό”, εύκολα μετρήσιμο όφελος. Ας το ορίσουμε εν συντομία πριν προχωρήσουμε, αν και πολλοί είναι εξοικειωμένοι με τη διαφορά.

“Σκληρή” Εξοικονόμηση
Μια σκληρή εξοικονόμηση είναι κάτι που είναι εύκολα μετρήσιμο σε σχέση με ένα προηγούμενο σημείο τιμής. Αυτό είναι συνήθως μια τελευταία πληρωμένη τιμή. Μερικές φορές μπορεί επίσης να είναι ένα τυπικό κόστος που ορίζεται στον προϋπολογισμό. Αυτό υπολογίζεται συχνά ως κινητή μέση τιμή για το προηγούμενο οικονομικό έτος. Η εξοικονόμηση σε αυτά τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες αναφέρεται συχνά ως διακύμανση της τιμής αγοράς.

Αυτές οι εξοικονομήσεις είναι εύκολο να αναφερθούν και να εγκριθούν από την οικονομική διεύθυνση, επειδή υπάρχει ένα εύκολα ανιχνεύσιμο όφελος στα τελικά αποτελέσματα της εταιρείας ή στον προϋπολογισμό του οικονομικού έτους.

Έτσι, η προφανής επόμενη ερώτηση είναι πώς μετράτε τυχόν οφέλη που διαπραγματεύονται σε κάτι που δεν είναι μια προβλέψιμη, επαναλαμβανόμενη αγορά.

‘Ήπια’ εξοικονόμηση
Οτιδήποτε δεν έχει σημείο αναφοράς τη τελευταία τιμή που καταβλήθηκε ή κάποιο άλλο τυπικό κόστος, είναι λιγότερο απτό για να αναφερθεί ως εξοικονόμηση κόστους.

Οι ήπιες ή άυλες εξοικονομήσεις προέρχονται συνήθως από εφάπαξ αγορές (μεγάλες επενδύσεις για παράδειγμα). Μπορούν επίσης να προέρχονται από λιγότερο προβλέψιμες δαπάνες ή περιπτώσεις όπου ένα τυπικό κόστος για κάτι δεν είναι εύκολο να καθοριστεί.

Παραδείγματα:

• Ένας μεγάλος βιομηχανικός κινητήρας για μια μονάδα ανακύκλωσης αποβλήτων που αντικαθίσταται μόνο κάθε 5 χρόνια.
• Αναβάθμιση της υποδομής server μιας εταιρείας.
• Ανανέωση στόλου περονοφόρων οχημάτων αποθήκης με διαφορετικές προδιαγραφές από τον αποσυρόμενο στόλο.

Εξοικονόμηση κόστους έναντι αποφυγής κόστους

Οι ομάδες Προμηθειών συνήθως αναφέρουν και θεωρούν και τα δύο παραπάνω σενάρια ως εξοικονομήσεις.

Το οικονομικό τμήμα, ωστόσο, δεν αναγνωρίζει συστηματικά την εξοικονόμηση ήπιου ή άυλου κόστους. Τα σενάρια αυτά είναι συνήθως αποφυγή κόστους ή μετριασμός του κόστους.

Μερικές φορές θα δείτε αναρτήσεις στο LinkedIn που λένε πράγματα όπως "η αποφυγή κόστους δεν είναι εξοικονόμηση". Αυτό είναι απόλυτη ανοησία. Εάν αυτές οι δραστηριότητες δεν προσθέτουν αξία, τότε γιατί οποιοσδήποτε οργανισμός να μπει στον κόπο να προσλάβει άτομα για την προμήθεια εγκαταστάσεων και εξοπλισμού ή κατασκευαστικών έργων;

Πρόκειται για εφάπαξ δαπάνη. Και ναι, είναι αλήθεια ότι δεν μπορεί να αναφερθεί ως σκληρή εξοικονόμηση που το οικονομικό τμήμα θα συνδέσει στα αποτελέσματα.

Αλλά σαφώς εξακολουθεί να φέρει προφανή αξία ώστε ένα έμπειρο στέλεχος να συλλέγει προσφορές και να διαπραγματεύεται για μια επένδυση, σωστά; Εάν οι Προμήθειες δεν συμμετείχαν σε αυτή τη δραστηριότητα, τότε το περιθώριο κέρδους μιας εταιρείας θα γινόταν πολύ γρήγορα μικρότερο, επειδή οι προμηθευτές θα υπόκειντο σε λιγότερο έλεγχο και θα χρέωναν υψηλότερες τιμές.

Το ερώτημα, επομένως, είναι πώς θα το ορίσουμε, θα το αναφέρουμε και θα το παρακολουθήσουμε; Ενώ ταυτόχρονα, πρέπει επίσης να αναγνωρίσουμε ότι το οικονομικό τμήμα θα το ορίσει και θα το αναφέρει ως κάτι εντελώς διαφορετικό από το πώς εμείς μπορεί να το παρακολουθούμε.

Η απάντηση στο ερώτημα πώς οι Προμήθειες μπορούν να αναφέρουν την αποφυγή κόστους ανοίγει ένα πιο περίπλοκο ζήτημα. Πώς μπορούν οι Προμήθειες να ευθυγραμμιστούν καλύτερα με τις ανάγκες και τους στόχους της ευρύτερης επιχείρησης;

Αυτό είναι συχνά περισσότερο ένα ζήτημα πολιτικής, αλλά παρ' όλα αυτά ζωτικής σημασίας. Εάν οι στόχοι των Προμηθειών δεν ευθυγραμμίζονται με εκείνους της υπόλοιπης επιχείρησης, πιθανότατα θα δυσκολευτείτε να κάνετε την οικονομική διεύθυνση να αναγνωρίσει τις λιγότερο απτές συνεισφορές εξοικονόμησης.

Πώς να μετρήσετε διαφορετικούς τρόπους μείωσης του κόστους

Ας δούμε τώρα τους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους οι Προμήθειες συμβάλλουν στη μείωση του κόστους και στην προσθήκη αξίας στις επιχειρήσεις τους.

• “Σκληρή” Εξοικονόμηση – κλασική δραστηριότητα Προμηθειών που βασίζεται στην ορατή μείωση των τιμών. Συνήθως παραδίδεται είτε μέσω διαπραγμάτευσης τιμών, αλλαγής προδιαγραφών / διαδικασίας ή μεγέθους παραγγελίας.
• “Ήπια” Εξοικονόμηση – λιγότερο απτή εξοικονόμηση κόστους, η οποία συνήθως απαιτεί μεγαλύτερη ευθυγράμμιση με την οικονομική διεύθυνση γύρω από τους ευρύτερους επιχειρηματικούς στόχους και τον τρόπο παρακολούθησης και μέτρησης αυτών των συνεισφορών. Φυσικά, εργαλεία όπως το Provalido βοηθούν να γίνει αυτή η δραστηριότητα πιο ορατή και δομημένη σε όλους τους εμπλεκόμενους.
• Μετριασμός – ουσιαστικά μια ήπια εξοικονόμηση στα μάτια του οικονομικού τμήματος. Αυτό συνδέεται συνήθως με τη μείωση των επιπτώσεων μιας δυσμενούς μεταβολής των εμπορικών όρων με έναν προμηθευτή. Παραδείγματα είναι η καθυστέρηση της εισαγωγής αύξησης των τιμών ή ο μετριασμός των επιπτώσεων των αυξήσεων των τιμών των πρώτων υλών και της ενέργειας.

Πώς αυτές οι δραστηριότητες επηρεάζουν λοιπόν την επιχείρηση; Θα προστεθούν στα αποτελέσματα ή θα βοηθήσουν στην αύξηση των πωλήσεων; Ή θα βελτιώσουν τη θέση ταμειακών ροών της εταιρείας;

• Έσοδα - η νεότερη γενιά συνεισφοράς αξίας από τις Προμήθειες. Παραδείγματα εδώ είναι η μετατροπή του κόστους σε έσοδο (για παράδειγμα, επενδύοντας σε μια μονάδα επεξεργασίας αποβλήτων, για να τα πουλά αντί να πληρώνει για την απόρριψή τους). Ένα άλλο παράδειγμα εδώ είναι η συνεργασία με την Έρευνα & Ανάπτυξη και τους προμηθευτές σε υψηλότερες προδιαγραφές που μπορούν να κάνουν ένα προϊόν να επιτύχει υψηλότερο περιθώριο κέρδους στην αγορά.
• Κέρδη – κλασική δραστηριότητα εξοικονόμησης κόστους προμηθειών που βελτιώνει τα αποτελέσματα μιας εταιρείας. Αυτό γίνεται είτε μέσω της μείωσης της τιμής αγοράς, είτε μέσω άλλων δραστηριοτήτων, όπως η μείωση της ζήτησης ή η συνεργασία με προμηθευτές για καινοτομίες που μπορούν να μειώσουν το κόστος επεξεργασίας ή ενέργειας.
• Κεφάλαιο κίνησης – δραστηριότητες που οδηγούν σε βελτιώσεις στις ταμειακές ροές μιας εταιρείας. Το καλύτερο παράδειγμα εδώ μιας συνεισφοράς προμηθειών είναι η βελτίωση των ημερών πληρωτέων ανεξόφλητων μέσω της επέκτασης των όρων πληρωμής των προμηθευτών.

Πού διαφέρουν οι ορισμοί της εξοικονόμησης κόστους για τις Προμήθειες και την Οικονομική διεύθυνση;

Οι αγοραστές συνήθως θεωρούν ότι η εξοικονόμηση κόστους είναι οτιδήποτε έχουν εργαστεί και το οποίο προσφέρει κάποιο είδος άμεσου ή έμμεσου οικονομικού οφέλους στην επιχείρηση.

Το οικονομικό τμήμα, από την άλλη πλευρά, θα θεωρήσει μόνο την εξοικονόμηση κόστους ως κάτι που προσφέρει αξία στα αποτελέσματα.

Ας πάρουμε ένα παράδειγμα. Οι πρωτοβουλίες που συμβάλλουν στη μείωση της κατανάλωσης ορισμένων πρώτων υλών, λειτουργικών προμηθειών ή αναλωσίμων δεν θα αναγνωρίζονται από το οικονομικό τμήμα ως εξοικονόμηση.

Φανταστείτε ότι συνεργάζεστε με τον προμηθευτή που σας παρέχει Μέσα Ατομικής Προστασίας για να εγκαταστήσετε έναν αυτόματο διανομέα για προστασία ακοής, γάντια ασφαλείας, γιλέκα μάσκες και παρόμοια αντικείμενα. Οι εργαζόμενοι πρέπει τώρα να χρησιμοποιήσουν μια κάρτα για να αποκτήσουν αυτά τα προϊόντα. Το κάνετε αυτό για να αποτρέψετε κλοπή ή απώλειες. Ενθαρρύνει επίσης την ατομική ευθύνη των εργαζομένων να είναι πιο προσεκτικοί στην κατανάλωσή τους.

Η δαπάνη για αυτά τα συγκεκριμένα ΜΑΠ και αναλώσιμα είδη μειώνεται από €100.000 ετησίως σε μόλις €50.000 ετησίως.

Οι προμήθειες το αναφέρουν ως εξοικονόμηση €50.000.

Το οικονομικό τμήμα δεν το αναγνωρίζει. Δεν είναι ορατό στα αποτελέσματα Αλλά γιατί;

Επειδή κάθε μεμονωμένο τμήμα είχε έναν προϋπολογισμό για να δαπανήσει για ΜΑΠ και αναλώσιμα. Οι Προμήθειες και το οικονομικό τμήμα δεν συνεργάστηκαν στην αρχή για να ευθυγραμμιστούν με την πρωτοβουλία. Δεν υπήρξε συμφωνία για περικοπή των προϋπολογισμών ώστε να αντικατοπτρίζουν την αναμενόμενη μείωση της κατανάλωσης από την πρωτοβουλία. Αν το είχαν κάνει, τότε θα είχε θεωρηθεί ως νόμιμη εξοικονόμηση. Αντ 'αυτού, η εργασία κατά μονάς είχε ως αποτέλεσμα τα χρήματα να δαπανηθούν σε κάτι άλλο. Η σκληρή δουλειά σας χάθηκε.

Πώς να πάρετε έγκριση για την εξοικονόμηση κόστους από το οικονομικό τμήμα

Έχουμε ήδη θίξει την ευθυγράμμιση με τους ευρύτερους επιχειρηματικούς στόχους και πρωτοβουλίες ως προϋπόθεση.

Ας υποθέσουμε ότι το έχετε ήδη καταφέρει. Καλή αρχή! Το επόμενο βήμα είναι να αναγνωρίσουμε ότι το Οικονομικό τμήμα είναι ο θεματοφύλακας του ελέγχου και της αναφοράς. Πρέπει να χορέψουμε στον ρυθμό τους. Η ωμή αλήθεια είναι ότι κανείς εκτός από τον CPO σας δεν ενδιαφέρεται για τους αριθμούς που αναφέρει και παρακολουθούν οι Προμήθειες.

Δεν πρόκειται να πείσουμε τους συναδέλφους μας στο Οικονομικό να κάνουν μαζικές αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο αναφέρουν θεμελιωδώς τα πράγματα. Εκεί που μπορούμε να τους επηρεάσουμε είναι να τους βοηθήσουμε να επεκτείνουν τις εμπορικές τους γνώσεις σχετικά με το πού και πώς οι Προμήθειες προσθέτουν αξία. Πρέπει να δείξουμε πώς η στρατηγική διαχείριση προμηθευτών μπορεί να συμβάλει στην επίτευξη ευρύτερων επιχειρηματικών στόχων. Αυτό ισχύει τόσο για τα έσοδα όσο και για το περιθώριο κέρδους πέρα από τη μείωση των τιμών.

Αν μπορέσουμε να το κάνουμε αυτό, ίσως μπορέσουμε να τους πείσουμε να προσαρμόσουν ή να επεκτείνουν τους στόχους που έχουμε θέσει και βάσει των οποίων μετρούμαστε. Αυτό μας οδηγεί στη συζήτηση ότι οι Προμήθειες είναι μια λειτουργία που προσφέρει ευρύτερη επιχειρηματική αξία μέσω ας στρατηγικής διαχείρισης ας βάσης εφοδιασμού. Αυτό είναι ένα κβαντικό άλμα από το να μετράμε μόνο την εξοικονόμηση κόστους.

Αυτό είναι ένα θέμα για μια ολόκληρη άλλη συζήτηση, ας μην παρασυρθούμε.

Τι είναι το Capex vs. Opex και γιατί αυτό είναι σημαντικό για το οικονομικό τμήμα;

Εκτός από αυτές τις μετρήσεις, υπάρχει επίσης μια άλλη σκέψη που πρέπει να αναμένουμε όταν ασχολούμαστε με το οικονομικό τμήμα. Οι δαπάνες στα μάτια τους χωρίζονται σε δύο διακριτές κατηγορίες: κεφαλαιουχικές δαπάνες (Capex) και λειτουργικές δαπάνες (Opex).

Το Capex είναι μια εφάπαξ στρατηγική επένδυση που επηρεάζει τις ταμειακές ροές, αλλά όχι το περιθώριο κέρδους. Αποσβένεται, δηλαδή διαγράφεται επί σειρά ετών σύμφωνα με τις γενικές λογιστικές αρχές.

Opex είναι το κόστος των αγορών που πηγαίνουν στη λειτουργία των καθημερινών λειτουργιών μιας επιχείρησης. Οι πρώτες ύλες, η ενέργεια, οι λειτουργικές προμήθειες και τα αναλώσιμα ενσωματώνονται στο κόστος πωληθέντων αγαθών. Οι έμμεσες δαπάνες (εκτός από τις δαπάνες μεταφορών και τα MRO) θεωρούνται γενικά ως έξοδα πωλήσεων και γενικά διοικητικά έξοδα.

Η εξοικονόμηση Capex συνήθως αναγνωρίζεται ως παροχή βελτιώσεων σε σχέση με τον αρχικό προϋπολογισμό του έργου. Η εξοικονόμηση δαπανών που εμπίπτουν στο Opex θα πρέπει, από την άλλη πλευρά, να δείξει θετικό αντίκτυπο έναντι του EBITDA.

Ο οδηγός για τους τύπους οικονομικών οφελών

Αναγνωρίζουμε ότι αυτό είναι ένα πρόβλημα για τις περισσότερες ομάδες Προμηθειών. Αλλά γνωρίζουμε επίσης ότι στις περισσότερες περιπτώσεις, οι συνάδελφοί μας στο οικονομικό τμήμα δεν κωλυσιεργούν σκόπιμα.

Ο οδηγός μας για την εξοικονόμηση κόστους προμηθειών δείχνει 16 διαφορετικούς πιθανούς τρόπους αναφοράς της αξίας που παρέχουν οι ομάδες προμηθειών στην ευρύτερη επιχείρηση.

Δεν είναι μαγική σφαίρα. Δεν θα λύσει αμέσως όλες τις προκλήσεις σας να πείσετε την ευρύτερη επιχείρηση για την αξία που προσφέρουν οι προμήθειες.

Θα πρέπει, ωστόσο, να σας εμπνεύσει να διατυπώσετε με σιγουριά στους ενδιαφερόμενους στην οικονομική διεύθυνση και σε άλλες ομάδες σχετικά με τον τρόπο μέτρησης της ήπιας εξοικονόμησης. Οι Προμήθειες σήμερα συμβάλλουν και υλοποιούν πρωτοβουλίες που επηρεάζουν τόσο τα έσοδα όσο και τα κέρδη μιας επιχείρησης.

Αξίζουμε κάποια αναγνώριση για αυτό, ακόμη και αν ο ακριβής αριθμός δεν είναι πλήρως ανιχνεύσιμος σε μια αναφορά αποτελεσμάτων.

Επικοινωνήστε με την ομάδα της Actum για να σας εξηγήσουμε πως θα τα καταφέρετε.


 (original: https://www.provalido.com/blog/how-to-get-finance-to-recognise-procurement-cost-savings)