Οι επιχειρήσεις διαρκώς αναζητούν νέους τρόπους να παραμείνουν ανταγωνιστικές, σε ένα δύσκολο, συχνά απρόβλεπτο περιβάλλον.
Μια σημαντική ευκαιρία προς αυτό τον σκοπό αποτελεί η βελτίωση της ορατότητας και της γνώσης επί της εφοδιαστικής αλυσίδας, σε όλο της το μήκος. Ειδικότερα, πολλές επιχειρήσεις ευθυγραμμίζουν τις λειτουργίες τους στις Προμήθειες με χρηματοοικονομικές αποφάσεις, ώστε να καταφέρουν οφέλη πέραν των μειώσεων κόστους.
Όλο και περισσότερες επιχειρήσεις επιχειρούν να δημιουργήσουν πρόσθετη αξία μέσω της βελτιστοποίησης των αγορών. Αυτό είναι μια μεγάλη πρόκληση στο πλαίσιο των δυνατοτήτων που παρέχονται από τα συστήματα ERP, ειδικά όταν οι δαπάνες δεν είναι πλήρως ορατές και μετρήσιμες, με ελλιπή εικόνα για το πού ξοδεύονται τα χρήματα. Η έλλειψη διαφάνειας αυτών των δεδομένων κάνει πολύ δύσκολο τον εντοπισμό ευκαιριών εξοικονόμησης.
Η ανάπτυξη μιας λύσης που συμπληρώνει την υπάρχουσα αρχιτεκτονική του ERP, εισάγει στον οργανισμό μια διορθωμένη, βελτιστοποιημένη διαδικασία που φτάνει ως την εκκαθάριση των τιμολογίων, οδηγεί στην αυτοματοποίηση της ανάλυσης των δαπανών και παρέχει συνοπτική εικόνα της υγείας των προμηθειών του οργανισμού. Τέτοιες πλατφόρμες συνεισφέρουν στον μετασχηματισμό των δεδομένων που συλλέγονται και κάνουν εύκολη τη συλλογή, την ταξινόμηση και την ανάλυσή τους.
Ακόμη και με αυτά τα εργαλεία, ο μόνος τρόπος για να εξασφαλιστεί η διαρκής πρόοδος είναι μέσω της συνεχούς επαγρύπνησης και ανάλυσης. Τα τελευταία χρόνια οι επιχειρήσεις έχουν επενδύσει για να αναπτύξουν την τεχνολογική υποδομή τους, ώστε να βελτιώσουν τις συναλλακτικές ικανότητές τους. Ενώ μεγαλεπήβολα πρότζεκτς όπως τα ERP και οι αναβαθμίσεις τους εξακολουθούν να παίρνουν τη μερίδα του λέοντος σε αυτή την επένδυση, ο προϋπολογισμός για εφαρμογές που παρέχουν χρήσιμα δεδομένα υστερούν, παρότι αυτές θα μπορούσαν να είναι πιο παραγωγικές και να έχουν μεγαλύτερη επενδυτική απόδοση. Κοινώς, παραμελείται η δυναμική της στρατηγικής των Προμηθειών.
Όμως η αδιάκοπη πίεση για επαναλαμβανόμενες εξοικονομήσεις και βελτιωμένες συναλλακτικές ικανότητες οδηγεί τις Προμήθειες στην υποχρέωση να βελτιώσουν δραστικά τις ψηφιακές τους δυνατότητες, ώστε να γίνουν μια πλήρως στρατηγική λειτουργία εντός του οργανισμού.
Οι πάροχοι σχετικών υπηρεσιών για τις Προμήθειες έχουν διεξάγει τον δικό τους – αντίστοιχο με τη Βιομηχανική Επανάσταση 4.0 – μετασχηματισμό, δημιουργώντας νέες θεμελιώδεις αρχιτεκτονικές. Η μετανάστευση των λύσεων στο Νέφος (Cloud), έχει ανοίξει τον δρόμο σε μια νέα εποχή υπηρεσιών, που επιτρέπουν στις εφαρμογές να διασυνδέονται η μια με την άλλη, κάνοντας εφικτή την εύκολη και ανεμπόδιστη ανταλλαγή πληροφορίας ανάμεσά τους, χωρίς να απαιτείται προγραμματισμός και παρέμβαση ειδικών ανά περίπτωση.
Οι εφαρμογές που αφορούν τις Ηλεκτρονικές Προμήθειες έχουν κάνει σοβαρές προόδους, δίνοντας στις επιχειρήσεις την ευκαιρία να ξεπεράσουν την πίστη τους στις ξεπερασμένες τεχνολογίες, να παίρνουν ακριβώς αυτό που χρειάζονται και να το επεκτείνουν κατά το δοκούν. Ώστε τελικά να παράγουν αξία, εκμεταλλευόμενες τις αναλυτικές εφαρμογές που συνδέονται άμεσα με τα δεδομένα των συναλλαγών τους.
Οι επιχειρήσεις που αναζητούν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα πρέπει να ταυτοποιήσουν τις πρόσθετες δεξιότητες, τη γνώση και τα εργαλεία που θα δώσουν τις λύσεις στις νέες προκλήσεις, ενώ απαντούν στις ήδη υπάρχουσες. Οι νέες τεχνολογικές εξελίξεις που ωθούνται από την Τεχνητή Νοημοσύνη (ΤΝ) και τις αυξημένες ικανότητες ανάλυσης καθοδηγούν τις επιχειρήσεις στην αξιοποίηση έξυπνων δεδομένων, με στόχο έξυπνες Προμήθειες.
Αυτή η νέα αρχιτεκτονική αμφισβητεί τις παραδοσιακές επιφυλάξεις για επενδύσεις σε εφαρμογές που παρέχουν πλούσια δεδομένα. Η άνοδος της καινοτομίας μέσω της ΤΝ και οι αυξημένες απαιτήσεις για εξειδικευμένες λύσεις επιφέρουν μεγάλες αλλαγές στην αγορά λογισμικού.
Μια από αυτές τις απαιτήσεις του ψηφιακού μετασχηματισμού για παράδειγμα είναι και η Ανάλυση Δαπανών (Spend Analysis). Η επίτευξη δηλαδή ορατότητας που παρέχει μια ολοκληρωμένη εικόνα της συμπεριφοράς και της υγείας του οργανισμού όσον αφορά τις Προμήθειες, ενώ ταυτόχρονα καθορίζει ξεκάθαρα τις ενέργειες που απαιτούνται για να βελτιωθεί η αποδοτικότητα, να μειωθούν τα κόστη και να συντηρηθεί μια περιεκτική και επίκαιρη βάση προμηθευτών.
Η δυσκολία στην ανάλυση των δαπανών προέρχεται από τον ολοένα αυξανόμενο όγκο δεδομένων που συλλέγονται από ξεχωριστά συστήματα, όπου συναλλαγές εκτός ελέγχου μπορούν να συμβούν, αντί οι αγορές να ακολουθούν την επιθυμητή διαδικασία. Όσο συνεχίζεται η – χωρίς προηγούμενο – αύξηση του όγκου των δεδομένων, η εστίαση των Προμηθειών αναμένεται να στραφεί περισσότερο από ποτέ στην ικανότητα ανάλυσης.
Το ερώτημα παραμένει, η δική σας λειτουργία των Προμηθειών είναι έτοιμη για τον ψηφιακό μετασχηματισμό;
Designed by rawpixel.com / Freepik
του Παναγιώτη Τσαλουχίδη, Strategic Account Manager της Actum