Για τις επιχειρήσεις, η βελτίωση της διαδικασίας «επιβίβασης» των προμηθευτών με τρόπο που θα ευνοεί τη διαχείριση ενός αρχείου προμηθευτών, μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες των Προμηθειών να προσθέσουν αξία.
Είναι κρίσιμο να μπορούν να διατηρούν ξεκάθαρη εικόνα των προμηθευτών τους και των πληροφοριών που τους αφορούν, ειδικά όταν συνυπάρχουν ERPs και άλλα συστήματα που μπορεί να περιέχουν σχετικές πληροφορίες. Η ύπαρξη ενός ενιαίου αρχείου με επικυρωμένες πληροφορίες από την πρώτη στιγμή που εγγράφεται κάθε προμηθευτής είναι απαραίτητη.
Διαχείριση των στοιχείων προμηθευτών σε περιβάλλον big data
Οι Προμήθειες πρέπει να έχουν «ήσυχο το κεφάλι τους» ότι οι προμηθευτές τους διαθέτουν όχι μόνο την απαραίτητη οικονομική σταθερότητα για να μπορέσουν να εκπληρώσουν τις απαιτήσεις, αλλά πληρούν και τα απαραίτητα κριτήρια όσον αφορά στην ασφάλεια των πληροφοριών, στην αντιμετώπιση της σύγχρονης δουλείας, και άλλα προαπαιτούμενα που πρέπει να τεκμηριώνονται κατά μήκος της εφοδιαστικής αλυσίδας.
Ο όγκος και η ποικιλία των δεδομένων που απαιτούνται για τη συντήρηση με ακρίβεια τέτοιων αρχείων κάνουν αυτή την αποστολή δύσκολη, αν γίνεται «χειροκίνητα», με τον παλιό τρόπο. Ασφαλώς, τίποτα δεν παραμένει ίδιο για πάντα, από τη στιγμή που δημιουργείται μια καταχώρηση απαιτεί διαρκή ενημέρωση. Αν πολλαπλασιάσουμε επί τον αριθμό όλων των καταχωρήσεων, που μπορεί να είναι εκατοντάδες ή χιλιάδες, είναι εύκολο να κατανοήσουμε γιατί η ανάγκη αυτοματοποίησης είναι επιτακτική για την αρχική εισαγωγή και τη συνεχή επαλήθευση των στοιχείων των προμηθευτών.
Η λίστα των σημείων που απαιτούν επαλήθευση ολοένα και αυξάνεται, αλλά θα πρέπει τουλάχιστον να περιλαμβάνει τα εξής:
- Εμπορική ονομασία
- ΑΦΜ
- Καταχωρημένη διεύθυνση και στοιχεία επικοινωνίας
- Επικυρωμένες, ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις 3 τελευταίων ετών
- Σχετικές πιστοποιήσεις ISO με ορισμένες ημερομηνίες λήξης
- Πιστοποιήσεις σχετικές με τον κλάδο, με ορισμένες ημερομηνίες λήξης
- Εκτίμηση κινδύνου (οικονομικού και άλλων) τρίτου μέρους
- Ερωτηματολόγια
- Λεπτομέρειες τραπεζικής και πληρωμών
Μόλις έχει συλλεχθεί (ή ανανεωθεί) η πληροφορία, απαιτείται να είναι διαθέσιμη σε διάφορους εσωτερικούς πελάτες. Η πρόσβαση σε αυτήν, τη στιγμή που απαιτείται, μπορεί να αυξήσει την αποδοτικότητα, βελτιώνοντας το τελικό αποτέλεσμα.
Αυτοματοποίηση της διαχείρισης πληροφοριών των προμηθευτών
Η διάθεση στους προμηθευτές μιας πύλης εισαγωγής στην οποία αυτοί μόνοι τους συμπληρώνουν τα σχετικά στοιχεία μεταφέρει σε αυτούς σημαντικό ποσοστό του εργασιακού φόρτου που σχετίζεται με τη διαχείρισή των στοιχείων τους. Κάτι που ελευθερώνει πόρους για το τμήμα Προμηθειών, οι οποίοι μπορούν να αφιερωθούν σε ενέργειες που προσθέτουν περισσότερη αξία στην επιχείρηση.
Αυτή η μετακύλιση της υποχρέωσης εισαγωγής δεδομένων προς τους προμηθευτές έχει δυο ξεκάθαρα πλεονεκτήματα. Πρώτον εξοικονομεί χρόνο και δεύτερον ελαχιστοποιεί τις πιθανότητες λαθών και ελλιπών καταχωρήσεων. Με την αυτοματοποίηση της συλλογής πληροφοριών και της περιοδικής ανανέωσής τους, οι ροές εργασιών μπορούν να ενοποιηθούν ώστε να επιτρέπουν σε διαφορετικές ομάδες να επιθεωρούν και να εγκρίνουν τις πληροφορίες που τις αφορούν εντός μιας πλατφόρμας – π.χ. Οικονομικό Τμήμα, Νομικό Τμήμα, Έλεγχος Ποιότητας, κλπ.
Αυτό εισάγει επιπρόσθετα σημεία ελέγχου και αυξάνει την ταχύτητα, ειδικά όταν οι ομάδες αυτές βρίσκονται σε διαφορετικές τοποθεσίες. Έτσι, οι ροές εργασιών βοηθούν επίσης στη συναφή διαδικασία επικύρωσης, εξορθολογισμού και ενοποίησης των στοιχείων της βάσης δεδομένων.
Επίτευξη ενός ενιαίου κώδικα για όλα τα συστήματα
Με την ικανότητα να στέλνουν στοιχεία από και προς το ERP και διάφορα άλλα συστήματα, οι οργανισμοί μπορούν να δημιουργούν και να συντηρούν μια μοναδική πηγή αλήθειας όσον αφορά στα δεδομένα των προμηθευτών, για όλα τα διασυνδεδεμένα συστήματα. Όταν αυτό συνδυάζεται με δεδομένα από ανάλυση κόστους, διαφαίνονται ευκαιρίες παραγωγής πρόσθετης αξίας για τους οργανισμούς. Η συνδυαστική ικανότητα και γνώση υποστηρίζει καλύτερα ενημερωμένες αποφάσεις σε δραστηριότητες όπως:
- Βελτιστοποίηση προμηθευτών
- Εξορθολογισμός προϊόντων
- Ομαλοποίηση τιμολόγησης
- Τυποποίηση τιμών
Image designed by stories / Freepik