Αν περπατούσατε στον δρόμο και βλέπατε κάποιον να έχει πάρει φωτιά, λογικά θα τον βοηθούσατε να τη σβήσει. Αλλά αν κάθε μέρα στη διαδρομή σας για τη δουλειά υπήρχε κάποιος άλλος τυλιγμένος σε φλόγες; Σίγουρα, πρέπει να βοηθήσετε, αλλά θα αναρωτιόσαστε – γιατί τόσοι πολλοί άνθρωποι αναφλέγονται; Πού είναι η πυροσβεστική και γιατί πρέπει να αναλάβω εγώ τον ρόλο της; Έχω τη δική μου δουλειά να κάνω!

Αυτή η παράλογη υπόθεση έχει κοινά σημεία με τον τρόπο με τον οποίο τα διευθυντικά στελέχη των προμηθειών προσεγγίζουν την τακτική και τις λειτουργίες του τομέα τους. Είτε προσπαθώντας να διαχειριστούν το χάος σε κάτι που μοιάζει με άπειρα αιτήματα προμηθειών, αγορές προμηθειών οι οποίες δεν υπόκεινται στη λογική της επιχείρησης, αποξένωση με τους εμπλεκόμενους ενδιαφερόμενους εντός της επιχείρησης, συνεχείς παλινδρομήσεις με τους προμηθευτές, προβλήματα στις παραγγελίες. Είτε έχοντας να τα βγάλουν πέρα με ανακριβή δεδομένα όταν διαπραγματεύονται με επίφοβους προμηθευτές, χωρίς να μπορούν να κάνουν αλλιώς, λόγω ανυπαρξίας άλλων επιλογών. Δεν χρειάζεται δε ούτε καν να αναφερθούν τα οργισμένα τηλεφωνήματα και μηνύματα.

Είναι σα να προστίθεται καύσιμο σε μια άσβεστο πυρκαγιά. Εξοντώνει τους πάντες, ώστε το μόνο που καταφέρνουν να πετύχουν για την επιχείρηση είναι τα απολύτως ελάχιστα, καθώς τους υποχρεώνει να σταματούν να ασχολούνται με τα σημαντικά για να αντιμετωπίζουν τα επείγοντα.

Από πού να αρχίσει κανείς;
Πριν καν γίνει βήμα προς την κατεύθυνση της αποφυγής της «θερμής» αυτής δυσλειτουργίας απαιτείται η παραδοχή της ύπαρξής της. Πρόκειται πραγματικά για μια επιχείρηση που ενθαρρύνει και εν τέλει επιβραβεύει τέτοιες συμπεριφορές; Αν πραγματικά ισχύει αυτό, η πρόκληση της αλλαγής θα είναι μεγάλη, αλλά όχι αδύνατη. Ασχέτως από την κουλτούρα της επιχείρησης, κανείς δε θα πει όχι σε μεγαλύτερες εξοικονομήσεις, προστιθέμενη αξία και επακολούθως μεγαλύτερη αξία για τους μετόχους.
Πρώτα πρέπει να αναγνωριστεί επαρκώς η κινητήρια δύναμη της κορυφής της διοικητικής πυραμίδας: Αν εστιάζει σε βραχυπρόθεσμες μειώσεις στα κόστη, σε βιώσιμη ανάπτυξη, περιορισμό κινδύνου, εφαρμογή λειτουργικών διαδικασιών, ενίσχυση ηθικών κανόνων ή προτύπων, κλπ. Μετά η προσέγγιση απαιτεί μικρά βήματα, δηλαδή εύκολα προσεγγίσιμες ευκαιρίες διαφοροποίησης, πάνω στα αποτελέσματα των οποίων θα πατήσουν τα επόμενα βήματα. Η «πυρόσβεση» μπορεί μόνο να σώσει την επιχείρηση από το να γίνει στάχτη, αλλά η στρατηγική προοπτική είναι που θα την κάνει να ευδοκιμήσει και να ανθίσει.

Αυτή είναι η συνολική οπτική των προμηθειών που χρειάζεται να αντιληφθούν τα υψηλά διευθυντικά στελέχη και οι συνεργάτες τους, μια προοπτική που θα καλοδεχτούν αν είναι σωστά απεικονισμένη.

Πώς να συμπληρωθεί η εικόνα;
Κατά την άποψή μας, αυτές είναι οι απαιτούμενες κινήσεις για τον μετασχηματισμό των προμηθειών σε μια πραγματικά στρατηγική λειτουργία:

- Ταυτοποίηση των αντικρουόμενων επιδιώξεων εντός της εταιρίας, που δεν είναι πάντα εύκολο να αναγνωριστούν, ειδικά σε σύνθετες επιχειρήσεις.
- Ανάπτυξη στρατηγικής προμηθειών που ικανοποιεί τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες των ενδιαφερομένων.
- Διάγνωση των κενών στην απόδοση και τις ικανότητες του τμήματος των προμηθειών για τη δρομολόγηση της νέας στρατηγικής.
- Ανάπτυξη μεταβατικού σχεδίου προμηθειών, ώστε να αποκτήσει η λειτουργία τους στρατηγικό χαρακτήρα.
- Επιλογή προσώπων με τις σωστές ικανότητες, που μπορούν να ανταποκριθούν στην εφαρμογή της στρατηγικής.
- Ανάπτυξη στρατηγικών ανά κατηγορία, κατόπιν ανά κίνδυνο και ανά προμηθευτή – Διαχείριση Κατηγοριών / Κινδύνων / Προμηθευτών.
- Καθιέρωση Κρίσιμων Δεικτών Απόδοσης σε όλα τα επίπεδα, που θα παρακολουθούν την υλοποίηση της στρατηγικής.
Υποστηρικτικά στην παραπάνω περιγραφόμενη διαδικασία, σε συγκεκριμένα στάδια, η αξία των εργαλείων της τεχνολογίας αναδεικνύεται ανεκτίμητη. Παρέχουν δομή, πειθαρχία και οδηγούν με αυτοπεποίθηση τη διαχείριση των προμηθειών δια μέσου μεγάλου όγκου πληροφορίας.

Είναι ακράδαντη πεποίθησή μου ότι από τη στιγμή που οι Διευθυντές Προμηθειών και η ομάδα εργασίας τους εξοπλιστούν με αυτό το είδος γνώσης, θα είναι σε θέση να εξαφανίσουν τις ‘πυροσβεστικές’ δραστηριότητες, με τις εμπειρίες και την τεχνογνωσία τους να αξιοποιείται για μακράν χρησιμότερες και αποδοτικότερες δράσεις.

Ας είμαστε ξεκάθαροι, αυτή η διαδικασία δεν μπορεί να είναι στιγμιαία. Απαιτεί κουράγιο, αφοσίωση, ηγεσία και στρατηγικές ικανότητες, αλλά εάν εφαρμοστεί θα αποκαλύψει στρατηγικούς οραματιστές αντί ενός ‘σταθμού πυροσβεστικής’.

Άρθρο του Drasko Jelavic, Founder & CEO της Cirtuo
(original: https://cirtuo.com/everybody-loses-if-procurement-is-a-fire-department/)