Είτε διαθέτετε λογισμικό για τη διαχείριση των σχέσεων σας με τους κρίσιμους προμηθευτές σας είτε όχι, μπορείτε να σχεδιάσετε μία διαδικασία προ-αξιολόγησης η οποία θα σας επιτρέψει να αφιερώσετε τον περισσότερο χρόνο που απαιτεί η ένταξη ενός προμηθευτή στη λίστα εγκεκριμένων μόνο στους προμηθευτές που το αξίζουν. Ταυτόχρονα, περιορίζετε και τον ρίσκο που ενέχει μία λανθασμένη απόφαση συνεργασίας.
Ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησής σας και την πολυπλοκότητα των όρων ένταξης νέων προμηθευτών, αυτά τα οκτώ σημεία συνιστούν μία αρχική συντεταγμένη αντιμετώπιση όσων προσπαθούν να μπουν στην πολυπόθητη λίστα εγκεκριμένων προμηθευτών.
1. Στοιχεία επαφής
Περιλαμβάνονται όλες οι σημαντικές λεπτομέρειες που θα πρέπει να γνωρίζετε για τον προμηθευτή σας και θα σας είναι χρήσιμες όταν χρειαστεί να επικοινωνήσετε μαζί του για άλλες πληροφορίες. Έτσι, όχι μόνο είστε σίγουροι πως πρόκειται για νόμιμη επιχείρηση αλλά έχετε και όλα τα ονόματα όλων των βασικών επαφών εφόσον προκύψει κάποιο θέμα.
- Ονόματα βασικών επαφών, διευθύνσεις email, εταιρική διεύθυνση και τηλέφωνα επικοινωνίας
- Ιστότοπος και άλλες διαδικτυακές πλατφόρμες
- ΑΦΜ και νομική μορφή
- Πληροφορίες ιδιοκτησίας, εταίρων και ονόματα διοίκησης
2. Χρηματοοικονομικές πληροφορίες
Οι χρηματοοικονομικές πληροφορίες για έναν προμηθευτή καταδεικνύουν αν υπάρχουν οι απαραίτητοι πόροι και η αναγκαία σταθερότητα για την εκπλήρωση των απαιτήσεων ενός συμβολαίου. Είναι σημαντικότατο να ζητούνται επαρκείς πληροφορίες ώστε να διεξαχθεί μία ολοκληρωμένη χρηματοοικονομική αξιολόγηση. Ζητήστε:
- Τζίρους τριών προηγούμενων ετών
- Πιστοληπτική ικανότητα και προβλέψεις ρευστότητας
- Τραπεζικές συστάσεις
3. Λεπτομέρειες ασφάλισης
Έχει ο προμηθευτής τις σχετικές πολιτικές ασφάλισης ενεργές για να καλύψει πιθανά προβλήματα όπως τραυματισμοί, απώλειες και ζημίες; Εάν όχι, διατρέχετε τον κίνδυνο να είστε υπεύθυνοι για οποιαδήποτε ζημία συμβεί ή για θέματα στην αλυσίδα εφοδιασμού. Οι τύποι ασφάλισης που χρειαζόσαστε είναι:
- Εργοδοτική ευθύνη
- Αστική ευθύνη
- Ευθύνη προϊόντος
- Κάλυψη υπαλλήλων
4. Πολιτική διασφάλισης ποιότητας
Η συμμόρφωση των προϊόντων και των υπηρεσιών με τα πρότυπα του κλάδου σας είναι επιβεβλημένη. Η αξιολόγηση της διαδικασίας διασφάλισης ποιότητας του προμηθευτή σας είναι η ο καλύτερος δείκτης της συνέπειάς του. Αν περιλάβετε αυτή την ερώτηση στη διαδικασία προ-αξιολόγησής σας, θα σας βοηθήσει να πάρετε τις σωστές αποφάσεις όταν έρθει η ώρα των προσφορών.
5. Πρότυπα ασφάλειας & υγείας
Ελέγξτε αν ο προμηθευτής σας διαθέτει πολιτική υγιεινής & ασφάλειας σύμφωνη με τον νόμο. Ομοίως με την ασφάλιση, αυτό σημαίνει πως η εταιρία σας θα αποφύγει τυχόν ευθύνη έναντι ατυχημάτων στην εφοδιαστική αλυσίδα.
6. Βιώσιμοι στόχοι
Η επιλογή προμηθευτών που έχουν κοινές αξίες με τον επιχείρησή σας όχι μόνο θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους σας αλλά και θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε μία σχέση εμπιστοσύνης. Εάν ο οργανισμός σας αποζητά τη διαφορετικότητα στο εργατικό του δυναμικό και την επίτευξη βιώσιμου μέλλοντος, είναι απαραίτητο να περιλάβετε ανάλογες ερωτήσεις. Αναλόγως των αξιών σας, αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Στόχους μείωσης CO2
- Μέτρα μείωσης χρήσης πλαστικών
- Αναλώσεις χαρτιού
- Προγράμματα μεταφοράς προσωπικού
7. Μητρώο εταιρίας και στελεχών
Σχεδιάζοντας τη διαδικασία προ-αξιολόγησης, ρωτήστε εάν υπήρξαν αδικήματα ή καταδίκες των βασικών στελεχών όπως οι διευθυντές και οι μέτοχοι. Εάν η απάντηση είναι θετική, πρέπει να αποφασίσετε εάν θα προχωρήσετε ή όχι.
8. Δήλωση συμμόρφωσης
Το τελευταίο βήμα είναι να επιβεβαιώσετε πως η πληροφόρηση που σας παρείχε ο προμηθευτής είναι σωστή και ακριβής, ώστε να είστε διασφαλισμένοι από νομικής απόψεως.
Μπορείτε να στείλετε αυτή την προ-αξιολόγηση στους προμηθευτές είτε μέσω email, είτε μέσω της πλατφόρμας ηλεκτρονικών προμηθειών. Συνίσταται πριν την αποστολή, να δομήσετε το ερωτηματολόγιο με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι εύκολος ο εντοπισμός των πληροφοριών που είναι κρίσιμες για σας ώστε να γλυτώσετε από χρόνο την ομάδας σας κατά την αξιολόγηση.
Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn στις 16 Ιουνίου 2020
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum