Συχνά, από τη διαχείριση των συμβολαίων προκύπτουν κίνδυνοι και «τυφλά» σημεία: Απρόσμενες και κοστοβόρες αυτόματες ανανεώσεις, εμπόδια και φραγμοί στην ολοκλήρωση συμφωνιών, μη συμμόρφωση με τους όρους. Η υιοθέτηση των κατάλληλων KPIs βοηθά τους οργανισμούς να βελτιώσουν την «ορατότητα» στα συμβόλαια και τις διαδικασίες, με αποτέλεσμα να εντοπίζουν πιθανούς κινδύνους και να προβαίνουν σε βελτιώσεις όπου απαιτείται.
Μερικά από αυτά τα KPIs που αξιολογούν την επίδοση και περιορίζουν τους κινδύνους, είναι τα παρακάτω:
1. Απόκλιση των όρων ενός συμβολαίου από τις συνήθεις ρήτρες
Αφού καθορίζονται οι όροι με τους οποίους ο οργανισμός επιθυμεί να συμμορφώνονται όλα τα συμβόλαια, αντίστοιχα ορίζονται στο σύστημα διαχείρισης συμβολαίων και ειδοποιήσεις, που “χτυπάνε” κάθε φορά που καταγράφεται κάποια απόκλιση. Η καταγραφή, τότε, κάθε προφανούς τάσης που ενέχει ρίσκο γίνεται εύκολη. Τέτοιες τάσεις θα μπορούσαν να είναι η ελλιπής εκτέλεση μιας συμφωνίας, ή η ύπαρξη όρων και γλώσσας ξεπερασμένων από το σύγχρονο νομικό/κανονιστικό πλαίσιο.
Οι οργανισμοί που κατέχουν αυτή την πληροφορία, μπορούν να προβούν στις απαραίτητες διορθώσεις, π.χ. αλλαγές στα συμβόλαια και τροποποίηση απαρχαιωμένων ρητρών, ώστε να προλάβουν τα μπερδέματα πριν συμβούν.
2. Αριθμός των συμφωνιών που πλησιάζουν στη λήξη τους, χωρίς να υπάρχουν ημερομηνίες ανανέωσης
Η μη ανανέωση μιας συμφωνίας μπορεί να επιφέρει τεράστιο κόστος στην επιχείρηση, και οι αυτομάτως ανανεούμενες συμφωνίες είναι δεσμευτικές. Χωρίς προσεκτική παρακολούθηση, τέτοιες καταστάσεις μπορεί να οδηγήσουν σε χαμένες ευκαιρίες επαναδιαπραγμάτευσης ή διακοπής μη αποδοτικών σχέσεων.
Οι προειδοποιήσεις ενός ψηφιακού συστήματος διαχείρισης για την επερχόμενη ανανέωση ενός συμβολαίου ή για την απουσία αυτόματης ανανέωσης δίνουν τον χώρο στην επιχείρηση να κάνει αυτό που προτιμά: ανανέωση, επαναδιαπραγμάτευση, τερματισμό μιας συμφωνίας, ανάλογα την επίδοσή της και την αξία που παρήγαγε.
3. Ακατάλληλη έγκριση προμηθευτή και υπογραφών
Οι συμφωνίες θα πρέπει να ακολουθούν κάποιους όρους και να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις για έγκριση. Η ορθή συμμόρφωση εξασφαλίζει τον αυστηρό έλεγχο στην πρόσβαση και με αυτόν τον τρόπο περιορίζει τους κινδύνους υπέρβασης δαπανών και ελαχιστοποιεί τους κινδύνους διαρροής πληροφοριών. Σε συνδυασμό με μια διαδικασία ψηφιακών υπογραφών, η διαδικασία διαχείρισης συμβολαίων παρέχει μια καταγραφή ελέγχου για το ποιος κάνει τι, και εξασφαλίζει ότι η επιθυμητή δομή εγκρίσεων ισχύει.
Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγονται αρνητικές επιπτώσεις από την απώλεια πνευματικής ιδιοκτησίας, από αγωγές και μηνύσεις και από υποβαθμισμένες επαγγελματικές σχέσεις.
4. Αριθμός καθυστερήσεων στις εγκρίσεις
Οι καθυστερήσεις στην εγκριτική ροή είναι ένα από τα συνηθέστερα θέματα στη διαδικασία των συμβολαίων. Αυτό το KPI κάνει εμφανές ποιοι διαχειριστές συμβολαίων συνηθίζουν να προκαλούν καθυστερήσεις.
Έχοντας αυτή την πληροφορία, είναι εφικτό να ληφθούν σταδιακά μέτρα βελτίωσης της διαδικασίας και να ελαττωθεί ο κίνδυνος χαμένων ευκαιριών. Η μείωση των καθυστερήσεων, τελικά, βελτιώνει τη συνολική εταιρική επίδοση.
5. Ποιότητα/Ποσοστό των ετήσιων ενστάσεων/παραπόνων που ικανοποιήθηκαν
Με τόσα πολλά συμβόλαια που συμφωνούνται κάθε έτος, είναι αναπόφευκτο να υπάρχουν πάντα και κάποιες ενστάσεις. Η ποιότητα είναι εύκολο να υπολογιστεί όταν πρόκειται για βιομηχανικά προϊόντα, καθώς εύκολα μετριέται ως ελλαττωματικά προϊόντα ανά χιλιάδα ή εκατομμύριο, και κατά συνέπεια η βελτίωσή της φαίνεται αν αυτός ο αριθμός μειώνεται με τον χρόνο. Για ένα συμβόλαιο που αφορά υπηρεσίες, ωστόσο, αυτό είναι πιο δύσκολο. Μια λύση προσφέρει η παρακολούθηση του ποσοστού των έγκυρων παραπόνων που ικανοποιήθηκαν και του χρόνου που απαιτήθηκε για την επίλυσή τους.
Η γνώση που αποκτάται από αυτό το ΚΡΙ μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αποφευχθούν μελλοντικά προβλήματα. Σημαντικό να παρακολουθείται ο αριθμός των παραπόνων που επιλύθηκαν χωρίς αρνητική επίδραση στην επιχείρηση και ο τρόπος με τον οποίο επιλύθηκαν. Τότε αυτός ο τρόπος και αυτές οι λύσεις μπορούν να ενσωματωθούν σε μελλοντικούς όρους συμβολαίων, ώστε να εξασφαλιστεί ότι παρόμοια προβλήματα δεν θα επανεμφανιστούν στο μέλλον.
του Παναγιώτη Τσαλουχίδη, Strategic Account Manager της Actum