Ως μείωση κόστους μπορεί γενικά να οριστεί κάθε πράξη που περιορίζει το κόστος και αυξάνει την κερδοφορία.

Η μείωση κόστους συχνά συγχέεται με την αποφυγή κόστους, που ορίζεται καλύτερα ως η πράξη εξαφάνισης κόστους ή αποφυγής της εμφάνισής του από την αρχή. Αμφότερα τα είδη ελέγχου του κόστους είναι οι δύο όψεις του ίδιου νομίσματος, του περιορισμού του κόστους, και θεωρούνται σημαντικά και απαραίτητα για μια εταιρεία που θέλει να πετύχει και να διατηρήσει την κερδοφορία της, κυρίως σε δυσχερές οικονομικό περιβάλλον.

Μια μείωση κόστους, που αποτελεί μια «σκληρή» εξοικονόμηση, συνήθως παίρνει τη μορφή μιας χειροπιαστής μείωσης σε σχέση με το προηγούμενο έτος:

• Άμεση μείωση μιας λειτουργικής (OPEX) ή κεφαλαιακής δαπάνης (CAPEX), όπως π.χ. η ελάττωση των πληρωμών για leasing ή για Τηλεπικοινωνίες, ή για ετήσιο κόστος συντήρησης ΙΤ.
• Βελτίωση μιας διαδικασίας που έχει ως αποτέλεσμα αληθινές και μετρήσιμες μειώσεις κόστους, όπως η βελτίωση μιας διαδικασίας που επιτρέπει περισσότερες μονάδες να παράγονται στον ίδιο χρόνο (αύξηση παραγωγικότητας) και/ή με την ίδια ποσότητα πρώτων υλών (μείωση απωλειών).
• Καθαρή μείωση των τιμών αγοράς πρώτων υλών σε σχέση με το προηγούμενο έτος.

Μια αποφυγή κόστους, μια «μαλακή» εξοικονόμηση, συνήθως έχει μια πιο ασαφή μορφή, που δεν εμφανίζεται άμεσα, αλλά επιδρά στο βασικό κόστος:

• Η αναβολή στην αύξηση της τιμής κάποιας πρώτης ύλης, παρά την αύξηση της τιμής της στην αγορά εμπορευμάτων.
• Μια συμφωνημένη τιμή που είναι χαμηλότερη από αυτήν της αρχικής προσφοράς.
• Επιπλέον υπηρεσίες αξίας, ως δωρεάν παροχή.
• Μακροχρόνια συμβόλαια με πρόνοιες προστασίας της τιμής.
• Ταυτοποίηση μιας νέας διαδικασίας που υποστηρίζει τη χρήση υλικών χαμηλότερου κόστους.

Μια εφοδιαστική αλυσίδα που δεν υποβάλλεται συχνά σε έλεγχο αποδοτικότητας, είναι πιθανότατα γεμάτη ευκαιρίες για μείωση και αποφυγή κόστους. Καλό είναι ο έλεγχος να ξεκινά με τις έξι θεμελιώδεις πηγές κόστους:

• Κόστος εργασίας (συλλογή πρώτων υλών, επεξεργασία, χειρισμός).
• Κόστος εξαρτημάτων (σχεδιασμός, πρώτες ύλες, συστατικά, παραγωγή).
• Κόστος επιχειρήσεων (αποθέματα, διανομή, διοικητικά κόστη).
• Κόστος μεταφοράς (φόρτωση, αποστολή, ασφάλιση).
• Κόστος αγοράς (διαπραγμάτευση, απόκτηση, έγκριση, απόδειξη, εκκαθάριση, πληρωμή).
• Πώληση (διαπραγμάτευση, επεξεργασία, εκκαθάριση, συλλογή).

Χρειάζεται πάντα να απαντώνται οι ακόλουθες ερωτήσεις, ώστε να εντοπίζεται πού υπάρχουν «αιμορραγίες» ρευστού:

• Εφαρμόζουμε μεθοδολογίες αποδοτικές και Six Sigma; Σε ποια σημεία θα ήταν κατάλληλες να το κάνουμε;
• Ποιες κατηγορίες υλικών και υπηρεσιών εμμέσου κόστους δεν παρακολουθούμε ενεργά;
• Αξιοποιούμε τις πιο νέες τεχνολογίες για την ανάλυση σύνθετων υλικών και στρατηγικών κατηγοριών;
• Χρησιμοποιούμε βέλτιστες διαδικασίες και υποστηρικτικές τεχνολογίες στις καθημερινές μας λειτουργίες;
• Έχουμε επαρκή (τουλάχιστον 90%) ορατότητα στις Δαπάνες; Και είμαστε σε θέση να εκμεταλλευτούμε αυτή την ορατότητα για να εντοπίσουμε νέες ευκαιρίες μείωσης κόστους σε μόνιμη βάση;
• Έχουμε μια προοπτική Συνολικού Κόστους Aπόκτησης (Total Cost of Ownership) όταν υπολογίζουμε το κόστος των επιχειρήσεων και μια προοπτική Διαχείρισης Συνολικής Αξίας (Total Value Management) όταν υπολογίζουμε την αξία κάθε αγοράς;
• Αναθέτουμε σε εξωτερικό συνεργάτη μη κρίσιμες κατηγορίες και λειτουργίες ώστε παίρνουμε καλύτερη υπηρεσία με χαμηλότερο κόστος TCO;

Μόλις εντοπιστούν αυτές οι περιοχές «αιμορραγίας», τα κόστη μπορούν να μειωθούν με την αξιοποίηση στρατηγικών και την εφαρμογή πλάνων αλλαγής που θα τις υλοποιήσουν. Οι ακόλουθες στρατηγικές αποτελούν συνήθως καλά σημεία εκκίνησης:

• Εργασία (διαχείριση ταλέντου).
• Εξαρτήματα (στρατηγικό sourcing, σχεδιασμός για εφοδιασμό, διαχείριση κόστους χειρισμού).
• Επιχειρήσεις (γνώση και πληροφορία, εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών, διαχείριση προμηθευτών).
• Μεταφορές (ανασχεδιασμός δικτύου διανομής, ενοποίηση αποστολών, χρήση πολλαπλών μέσων).
• Αγορές (ανάλυση δαπάνης, στρατηγικό sourcing, βελτιστοποίηση αποφάσεων).
• Πωλήσεις (γνώση και πληροφορία αγοράς, συνεργασίες, βιωσιμότητα, χτίσιμο εικόνας).

Επιπλέον, πρέπει να είναι πάντα μια επιλογή η συνεργασία με εξωτερικό ειδικό που θα βοηθήσει σε αυτή την προσπάθεια, καθώς συμβουλευτικές με ειδίκευση στη μείωση κόστους είναι συνήθως ικανές να εντοπίσουν άμεσα τις ευκαιρίες για σημαντικές εξοικονομήσεις και να βοηθήσουν στη γρήγορη υλοποίησή τους. Μάλιστα, με υψηλότερες επιδόσεις από τις εσωτερικές προσπάθειες.

του Παναγιώτη Τσαλουχίδη, Strategic Account Manager της Actum