Οι Προμήθειες είναι μια διαρκής διαδικασία, όχι ένα πρότζεκτ. Στο παρασκήνιο της διαδικασίας συμβαίνουν πολλά. Από την αρχή ως το τέλος άλλωστε, η αποστολή των Προμηθειών είναι να βελτιστοποιήσουν το κόστος, να διαχειριστούν τον κίνδυνο και να αυξήσουν την αποδοτικότητα. Κάθε βήμα του κύκλου, συνεισφέρει σε αυτούς τους σκοπούς.
Ένας προμηθευτικός κύκλος συνίσταται στην επιλογή προμηθευτή, την αγορά αγαθών ή υπηρεσιών από αυτόν και τη διαχείριση της επίδοσής του. Τα βήματά του μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:
1. Εντοπισμός ανάγκης, πρόκλησης, ή ευκαιρίας
Συνήθως, ο κύκλος ξεκινά όταν στην επιχείρηση διαπιστώνεται μια ανάγκη, ή μια νέα πρόκληση, ή μια ευκαιρία. Αυτό μπορεί να συμβεί σε επίπεδο τμήματος, διοίκησης ή οργανισμού. Ανεξάρτητα από πού προέρχεται η ανάγκη, πρέπει να καθοριστεί και να βρεθεί μια λύση, συχνά με βάση ένα εσωτερικό business case ή τις καθορισμένες προδιαγραφές. Οι πιθανές ενέργειες που απαιτούνται είναι:
- Εξερεύνηση της αγοράς: Δημιουργία ενός Αιτήματος για πληροφορίες (RFI) για να διερευνηθούν οι διαθέσιμες επιλογές και οι προτάσεις των προμηθευτών.
- Αξιοποίηση υπάρχουσας λύσης: Εντοπισμός υφιστάμενου προμηθευτή που ίσως θα μπορούσε να καλύψει την ανάγκη.
- Αγορά: Εύρεση προμηθευτών, καθορισμός σχέσης και εκτίμηση προϋπολογισμού. Κατόπιν, αγοραστικός κύκλος.
- Απραξία ή αναβολή αγοράς: Αν η ανάγκη δεν κρίνεται επείγουσα, είναι πιθανό να μετατεθεί η αγορά σε μεταγενέστερο χρόνο.
2. Έγκριση αγοράς
Αναλόγως της στρατηγικής αξίας, του κινδύνου και τους κόστους, η αγορά μπορεί να απαιτεί ένα ή περισσότερα επίπεδα εγκρίσεων. Μικρές τακτικές αγορές ίσως να μην απαιτείται καν να ενταχθούν στον κύκλο προμηθειών, αρκετές επιχειρήσεις επιτρέπουν στις ομάδες τους να τις διαχειρίζονται μόνες τους.
Ιδανικά, οι παράμετροι και διαδικασίες αυτού του βήματος πρέπει να είναι ξεκάθαρα καθορισμένες από την Πολιτική Προμηθειών του οργανισμού, αφού έτσι διασφαλίζεται η ορατότητα των αγορών και εξασφαλίζεται ότι είναι διαθέσιμοι οι απαραίτητοι πόροι.
3. Δημιουργία και διαχείριση μιας RFx
Αφού έχει προσδιοριστεί η ανάγκη και εξασφαλιστεί η έγκριση, χρειάζεται να συλλεχθεί πληροφορία από πιθανούς προμηθευτές, με τη βοήθεια μιας RFx. Παρότι τα Αιτήματα για Προτάσεις (RFP) είναι ο πιο κοινός τρόπος σύγκρισης προμηθευτών, είναι πιθανό να επιλεχθεί ένα Αίτημα για Προσφορές (RFQ), ανάλογα με τις ανάγκες.
Αυτό το βήμα στον κύκλο τυποποιεί την πληροφορία και κάνει ευκολότερη τη σύγκριση των προτάσεων. Επιπροσθέτως, μια RFx βοηθά να βελτιωθεί η συνέπεια και η διαφάνεια, να μειωθεί ο κίνδυνος και να επιτευχθούν ανταγωνιστικές προτάσεις.
4. Αξιολόγηση και επιλογή προμηθευτή
Μετά τη συλλογή των προσφορών από τον RFx, η ομάδα Προμηθειών πρέπει να εμπλέξει τους εσωτερικούς πελάτες για να βαθμολογήσουν τις προτάσεις. Πιθανώς να είναι κάτι εύκολο, αν κάποια από αυτές υπερέχει ξεκάθαρα. Διαφορετικά, θα χρειαστεί η επιλογή να αναδείξει τις επικρατέστερες. Επιπλέον, ίσως απαιτηθεί συμπληρωματική πληροφόρηση από κάθε προμηθευτή, ώστε να απαντηθούν όλα τα ζητούμενα. Για παράδειγμα, θα μπορούσε να ζητηθεί να συμπληρώσουν ένα ερωτηματολόγιο ασφαλείας, ή να γίνει μια εκτίμηση του κινδύνου που φέρει καθένας, ή να απαιτηθεί αναφορά βιωσιμότητας.
5. Οριστικοποίηση συμφωνίας και πληρωμή
Στο επόμενο βήμα, η συμφωνία πρέπει να επισημοποιηθεί. Οι όροι θα πρέπει να είναι αμοιβαία επωφελείς, ώστε να διασφαλίζεται μια παραγωγική μακροχρόνια σχέση. Αν και τα περισσότερα ζητήματα έχουν αντιμετωπιστεί κατά την αξιολόγηση της πρότασης, καλό είναι να ελεγχθούν εκ νέου:
- Ορισμός του αντικειμένου της συνεργασίας.
- Κόστος υλικών.
- Όροι πληρωμής.
- Διάρκεια συμβολαίου.
- Χρόνοι παραδόσεων.
- Προσδοκίες επιδόσεων.
- Όροι και Συνθήκες.
6. Υλοποίηση και παράδοση
Εφόσον η αρχική ανάγκη έχει οριστικοποιηθεί, όλα τα αγαθά και υπηρεσίες που αγοράστηκαν μπορούν να αξιοποιηθούν. Αναμενόμενα, κάποιοι θωρούν αυτό το σημείο ως το τέλος του κύκλου προμηθειών. Όμως στις περισσότερες περιπτώσεις αυτό το βήμα είναι διαρκές. Αν για παράδειγμα μόλις αγοράστηκε νέο λογισμικό, θα απαιτηθεί εφαρμογή, εκπαίδευση και συνεχής προσαρμογή του εργαλείου.
Ανεξαρτήτως από το τι αγοράστηκε, αυτό το βήμα χρειάζεται μεγάλη προσήλωση, ώστε να μεγιστοποιείται η αξία της επένδυσης. Απαιτείται να επιβεβαιώνονται οι παραλαβές, να παρακολουθείται η ποιότητα και να επιδιώκεται αξιολόγηση και πληροφορία από τους εσωτερικούς πελάτες.
7. Αναθεώρηση επίδοσης προμηθευτή
Όπως όλες οι σχέσεις, έτσι και αυτές με τους προμηθευτές απαιτούν χρόνο και προσοχή για να αποδόσουν. Οπότε, είναι σημαντικό να σχεδιάζονται τακτικές αξιολογήσεις των επιδόσεων των προμηθευτών. Αυτές παρέχουν την ευκαιρία να επανεξεταστεί η ανάγκη:
- Ικανοποιείται πλήρως η αρχική ανάγκη;
- Μήπως έχει αλλάξει; Μεγαλώσει; Εξελιχθεί;
- Είναι τώρα η λύση περισσότερο ή λιγότερο σημαντική;
- Υπάρχουν ευκαιρίες βελτίωσης;
- Εξακολουθεί να είναι η τιμή αγοράς ακόμη ανταγωνιστική;
Μετά την αναθεώρηση, πιθανές δράσεις θα μπορούσαν να είναι:
- Ανανέωση συμβολαίου: Όλα δουλεύουν ρολόι και ο προμηθευτής προσδίδει αξία.
- Επαναδιαπραγμάτευση: Ενημέρωση, επέκταση ή τροποποίηση παραδοτέων και προσδοκιών από τον προμηθευτή.
- Επανεκκίνηση του κύκλου προμηθειών: Λήψη νέων προσφορών, έρευνα αγοράς και διερεύνηση επιλογών.
- Ακύρωση του συμβολαίου: Εάν δεν αποδίδει, ή ο προμηθευτής δεν είναι κατάλληλος, ή δεν υπάρχει πλέον ανάγκη.
Εξαιτίας της σημασίας και της πιθανής πολυπλοκότητας του κύκλου Προμηθειών, υπάρχουν πολλά εργαλεία τεχνολογίας διαθέσιμα, ώστε να τον κάνουν όσο το δυνατό αποδοτικότερο. Τέτοια εργαλεία μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Φόρμα λήψης αιτημάτων: Η διαχείριση του πρώτου βήματος, με τη λήψη αιτημάτων που καθορίζουν τις ανάγκες των εσωτερικών πελατών, είναι πιθανό να γίνει εξουθενωτική. Μέσω μιας online εφαρμογής, η διαδικασία γίνεται πιο αξιόπιστη και συνεπής στη συλλογή της πληροφορίας.
- Πολιτική Προμηθειών: Η ύπαρξή της απαντά κοινά ερωτήματα και σενάρια αγορών, ώστε να βελτιώνεται η συμμόρφωση. Πέρα από αυτό, ενδυναμώνει τους εσωτερικούς πελάτες και τους εκπαιδεύει για τους πιθανούς κινδύνους.
- Λογισμικό διαχείρισης των RFx: Βοηθά να αποκτηθεί η πληροφορία που θα καλύπτει τις εσωτερικές προδιαγραφές, να δημιουργηθούν και να τρέξουν οι RFx, να ληφθούν προσφορές και να διεξαχθούν όλες οι επικοινωνίες με τους προμηθευτές, να αξιολογηθούν και καταταχθούν οι προτάσεις, να αξιολογηθεί η επίδοση των συνεργαζόμενων προμηθευτών.
- Διαχείριση του κύκλου ζωής συμβολαίων: Ο αριθμός των ενεργών συμβολαίων/συμφωνιών μπορεί να είναι πολύ μεγάλος και η διαχείρισή τους να γίνει μια πρόκληση. Ευτυχώς υπάρχουν πολλά συστήματα διαχείρισης, που αποθηκεύουν συμβάσεις, παρακολουθούν την επίδοση και παράγουν ροές εργασίας, λειτουργώντας ως πηγή αλήθεια για τις Προμήθειες.
του Παναγιώτη Τσαλουχίδη, Strategic Account Manager της Actum