Η λειτουργία των Προμηθειών παίζει καθοριστικό ρόλο στην επιτυχία της εταιρείας σας. Σε έναν ολοένα και πιο ανταγωνιστικό επιχειρηματικό κόσμο, οι αποτελεσματικές διαδικασίες Προμηθειών είναι ζωτικής σημασίας για την απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος και τη βελτιστοποίηση του κόστους. Σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε πώς η εταιρεία σας μπορεί να βελτιστοποιήσει αποτελεσματικά τη διαδικασία αγορών με τη χρήση μιας λύσης ανάλυσης Προμηθειών, όπως το SCALUE.


Προκλήσεις σχετικά με την αποτελεσματικότητα των αγορών

Το τμήμα Προμηθειών διαδραματίζει καθοριστικό ρόλο στην προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών που απαιτούνται για τις επιχειρησιακές δραστηριότητες. Ωστόσο, οι υπεύθυνοι Προμηθειών έρχονται συχνά αντιμέτωποι με διάφορες προκλήσεις που μπορούν να επηρεάσουν την αποτελεσματικότητά τους. Οι χειροκίνητες και χρονοβόρες διαδικασίες, οι μεγάλοι χρόνοι παράδοσης και τα πιθανά προβλήματα ποιότητας δεδομένων μπορούν να οδηγήσουν σε σημαντικές προκλήσεις που επηρεάζουν την αποδοτικότητα των αγορών και τη συνολική παραγωγικότητα.

Χειροκίνητες διαδικασίες και υψηλό εργατικό κόστος:
Σε πολλές εταιρείες, οι διαδικασίες αγορών εξακολουθούν να εκτελούνται χειροκίνητα. Οι αγοραστές έρχονται αντιμέτωποι με ποικίλα καθήκοντα, όπως η καταχώρηση με το χέρι παραγγελιών αγοράς, η εξέταση προσφορών προμηθευτών και η διαχείριση συμβάσεων, καθώς και η ανάλυση των δεδομένων που δίνονται. Αυτές οι χειροκίνητες διαδικασίες δεν είναι μόνο χρονοβόρες αλλά και επιρρεπείς σε σφάλματα, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις και αναποτελεσματικότητα. Για να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα των αγορών, η αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών είναι απαραίτητη.


Μεγάλοι χρόνοι παράδοσης:
Οι μεγάλοι χρόνοι παράδοσης στη διαδικασία Προμηθειών συχνά οδηγούν σε καθυστερήσεις στην προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών. Αυτό μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο στις λειτουργικές επιδόσεις και στην ικανοποίηση των πελατών. Τα αίτια των μεγάλων χρόνων παράδοσης μπορεί να είναι πολλαπλά, όπως η αναποτελεσματική επικοινωνία με τους προμηθευτές, οι χρονοβόρες διαδικασίες έγκρισης ή οι ασαφείς αρμοδιότητες. Είναι σημαντικό να εντοπιστούν και να εξαλειφθούν αυτά τα σημεία συμφόρησης, προκειμένου να επιταχυνθούν οι διαδικασίες προμηθειών.


Προβλήματα με την ποιότητα των δεδομένων:
Η κακή ποιότητα των δεδομένων μπορεί να οδηγήσει σε ανακριβείς αναλύσεις και αποφάσεις. Τα ελλιπή ή ξεπερασμένα δεδομένα μπορούν να επηρεάσουν τη βάση για τις αποφάσεις προμηθειών και να οδηγήσουν σε ανακριβείς προβλέψεις. Ωστόσο, μια συνεπής και ακριβής βάση δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων προμηθειών.

 

Λύση μέσω ανάλυσης Προμηθειών

Για να ξεπεραστούν αυτές οι προκλήσεις και να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα των αγορών, το Procurement Analytics SaaS SCALUE προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση. Το SCALUE υποστηρίζει τους υπεύθυνους προμηθειών ώστε να κάνουν τη διαδικασία προμηθειών πιο αποτελεσματική και να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις βάσει αναλύσεων δεδομένων.


Αυτοματοποίηση της ανάλυσης:
Το SCALUE δίνει τη δυνατότητα στους διευθυντές Προμηθειών όχι μόνο να έχουν πρόσβαση σε τυποποιημένες αναλύσεις, αλλά και να δημιουργούν και να αποθηκεύουν ανεξάρτητα συγκεκριμένες αναλύσεις και αξιολογήσεις. Αυτό επιτρέπει την αυτοματοποιημένη και ταχύτερη εκτέλεση. Αυτό με τη σειρά του σημαίνει ότι δεν χρειάζεται πλέον να συλλέγουν και να αναλύουν δεδομένα χειροκίνητα, αλλά μπορούν να έχουν πρόσβαση σε προκαθορισμένες αναφορές και πίνακες ελέγχου. Με την αυτοματοποίηση των αναλύσεων, μπορούν να παρακολουθούνται τα βασικά στοιχεία των προμηθειών και να εντοπίζονται γρήγορα και αποτελεσματικά τα αδύνατα σημεία της διαδικασίας προμηθειών.

Ενιαία πηγή πληροφορίας:
Το SCALUE, ως ενιαία και μοναδική πηγή πληροφόρησης, χρησιμοποιεί τα υπάρχοντα δεδομένα από το ERP. Αυτό παρέχει στους υπεύθυνους αγορών άμεση επισκόπηση των σχετικών πληροφοριών, όπως οι παραγγελίες, το κόστος και οι χρόνοι παράδοσης. Η κεντρική πηγή δεδομένων επιτρέπει την ταχύτερη επεξεργασία πληροφοριών και την καλύτερη λήψη αποφάσεων, γεγονός που έχει θετικό αντίκτυπο στους χρόνους παράδοσης. Η ανάλυση των προτύπων προμηθειών και των επιδόσεων των προμηθευτών βοηθά τους ειδικούς σας σε θέματα αγορών να εντοπίζουν σε πρώιμο στάδιο πιθανά σημεία συμφόρησης και να λαμβάνουν τα κατάλληλα μέτρα.


Βελτίωση της ποιότητας των δεδομένων:
Με τη χρήση μιας κεντρικής βάσης δεδομένων και τη διασφάλιση της συνοχής των δεδομένων, το SCALUE βοηθά στον άμεσο εντοπισμό των προβλημάτων ποιότητας των δεδομένων, ώστε να μπορούν να ληφθούν μέτρα για τη βελτίωση της ποιότητας. Με τη συνεχή βελτίωση της ποιότητας των δεδομένων, οι υπεύθυνοι αγορών μπορούν να λαμβάνουν πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις με πιο αξιόπιστες πληροφορίες, γεγονός που συμβάλλει στην αύξηση της αποτελεσματικότητας και του ελέγχου του τμήματος αγορών, καθώς εξαλείφεται η ανάγκη «καθαρισμού» των δεδομένων πριν από την εκτέλεση αναλύσεων, επιτρέποντας στον υπεύθυνο αγορών να πιάσει αμέσως δουλειά.

 

Παρά την αρχικά κακή ποιότητα των δεδομένων ορισμένων πελατών μας, με τη βοήθεια του SCALUE αποκτήθηκαν πολύτιμες γνώσεις. Παρόλο που τα αποτελέσματα ήταν περιορισμένα στην αρχή λόγω της ποιότητας των δεδομένων, εντούτοις είχαν μεγάλη σημασία. Μετά από λίγες εβδομάδες, η λύση εντόπισε με επιτυχία αδυναμίες, όπως τα αντίγραφα προμηθευτών, τις ελλιπείς/λανθασμένες κατανομές δαπανών σε ομάδες προϊόντων και τη διατήρηση αρχείων ταμειακών εκπτώσεων για τον υπολογισμό των απωλειών από τις ταμειακές εκπτώσεις και την απόδοση των παραδόσεων, γεγονός που οδήγησε σε πολύτιμες πληροφορίες. Συνοπτικά, η ποιότητα των δεδομένων βελτιώθηκε μετρήσιμα και σημαντικά σε διάστημα 6-12 μηνών, καθώς εναρμονίστηκαν οι δομές. Εάν λοιπόν ανησυχείτε ότι η κακή ποιότητα των δεδομένων θα περιορίσει τη χρήση του SCALUE, θα θέλαμε να σας πείσουμε για το αντίθετο, καθώς έχουμε επιτύχει πολύτιμα αποτελέσματα παρά τις εν λόγω προκλήσεις.


Παραδείγματα ποσοτικοποιημένης βελτίωσης μετά από 6 μήνες χρήσης του SCALUE:
  • Η αυτοματοποίηση των αναλύσεων οδηγεί σε 40% μείωση του χρόνου «χειρωνακτικής» εργασίας.
  • Ο μέσος χρόνος παράδοσης στη διαδικασία Προμηθειών μειώνεται κατά 25%.
  • Η ποιότητα των δεδομένων βελτιώνεται κατά 30% μέσω της χρήσης μιας κεντρικής βάσης δεδομένων.
  • Αύξηση της αποδοτικότητας και της ακρίβειας των αποτελεσμάτων κατά 50%.

Συμπέρασμα

Η αύξηση της αποτελεσματικότητας στη διαδικασία Προμηθειών είναι πολύ σημαντική. Ωστόσο, οι προκλήσεις των χειροκίνητων διαδικασιών, οι μεγάλοι χρόνοι παράδοσης και τα προβλήματα ποιότητας των δεδομένων μπορούν να έχουν αρνητικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα και την ανταγωνιστικότητα. Με τη χρήση μιας λύσης ανάλυσης προμηθειών όπως το SCALUE, οι προκλήσεις αυτές μπορούν να ξεπεραστούν. Το SCALUE επιτρέπει στους υπεύθυνους προμηθειών να αποθηκεύουν ορισμένες αναλύσεις και να δημιουργούν κάποια μορφή αυτοματοποίησης, καθιστώντας τη διαδικασία αγορών πιο αποτελεσματική. Η χρήση ενιαίας πηγής δεδομένων στο SCALUE παρέχει στους διαχειριστές αγορών άμεση επισκόπηση των σχετικών πληροφοριών και συντομεύει τους χρόνους παράδοσης. Επιπλέον, η βελτιωμένη ποιότητα των δεδομένων βοηθά στη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων και στην ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων.


Συνολικά, η χρήση των αναλυτικών μεθόδων προμηθειών είναι ένα σημαντικό βήμα για την εταιρεία σας προκειμένου να βελτιστοποιήσετε τις διαδικασίες αγορών σας και να αυξήσετε την αποδοτικότητα. Η εμπειρία δείχνει ότι η απόδοση της επένδυσης σε μια λύση όπως το SCALUE αποδίδει μέσα στους πρώτους 6 μήνες χρήσης και επηρεάζει την επικοινωνία και τη διαφάνεια για ολόκληρο τον οργανισμό.

 

(original: https://scalue.com/de/blog/effizienzsteigerung)