Οι παγίδες των ηλεκτρονικών δημοπρασιών

Οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες γίνονται με αυξανόμενο ρυθμό και αποτελούν πια σημαντικό εργαλείο για τα τμήματα προμηθειών. Από οικονομικής άποψης η τάση αυτή είναι ένα πολύ ελπιδοφόρο μήνυμα λόγω αύξησης της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας, παρόλα αυτά οι τύποι των δημοπρασιών και οι προσεγγίσεις που υιοθετούνται συχνά δεν είναι στη σωστή κατεύθυνση και δεν πετυχαίνουν τα μέγιστα δυνητικά αποτελέσματα. Οι μηχανισμοί των δημοπρασιών που χρησιμοποιούνται κατά πλειοψηφία είναι απλοϊκοί και περιορισμένων δυνατοτήτων.

Εάν σκέφτεστε να χρησιμοποιήσετε τις ηλεκτρονικές δημοπρασίες ή τις χρησιμοποιείτε ήδη, τότε τα παρακάτω θα σας φανούν αρκετά χρήσιμα.

Για παράδειγμα, έστω ότι πρόκειται να συμμετέχετε σε μια ηλεκτρονική δημοπρασία για την αγορά 100 μονάδων ενός προϊόντος. Δύο είναι οι κοινές πρακτικές που μπορείτε να ακολουθήσετε: 1) σφραγισμένες προσφορές και 2) πολλαπλοί γύροι διαπραγματεύσεων για την παροχή της συνολικής ζητούμενης ποσότητας από τον ‘νικητή’ της διαδικασίας.

Στην πρώτη περίπτωση, οι προμηθευτές υποβάλουν μια προσφορά που αποτελεί έναν συνδυασμό τιμής-ποσότητας. Ο προμηθευτής Α προσφέρει 50 μονάδες στην τιμή των €10/μονάδα, ο Β προσφέρει 30 μονάδες στην τιμή των €15/μονάδα, ο Γ 15 μονάδες με €12/μονάδα, κτλ. Η προσέγγιση αυτή καταλήγει δυσκίνητη λόγω των διαφορετικών συνδυασμών και δεν επιλέγεται η προσφορά που ελαχιστοποιεί το κόστος για τον αγοραστή, λόγω έλλειψης της δυναμικής που αντιθέτως έχει μια διαδικασία ανταγωνιστικών προσφορών.

Η δεύτερη εναλλακτική προσέγγιση των πολλαπλών προσφορών από διάφορους προμηθευτές και του ενός προμηθευτή που αναλαμβάνει εξ’ ολοκλήρου την ποσότητα της παραγγελίας, μπορεί να είναι ικανή και αποτελεσματική όταν η ζητούμενη ποσότητα είναι σχετικά μικρή. Σε πολλές περιπτώσεις ωστόσο, είναι προτιμότερο ο αγοραστής να επιλέξει δύο ή περισσότερους προμηθευτές για τη προμήθεια της απαιτούμενης ποσότητας. Έτσι, αυξάνεται ο ανταγωνισμός και προφανώς μειώνονται οι τιμές χωρίς ωστόσο να αποκλείεται η αγορά της συνολικής ποσότητας από ένα μόνο προμηθευτή εάν η τιμή είναι χαμηλότερη. Η επιλογή περισσότερων του ενός προμηθευτή μειώνει και το κίνδυνο πτώχευσης ή το ρίσκο εξάντλησης της παραγωγής. Συνεπώς χρειάζεται μία πιο προσεκτικά σχεδιασμένη προσέγγιση στη χρήση δημοπρασιών.

Για παραγγελίες περιορισμένων ποσοτήτων, οι προηγούμενες προσεγγίσεις είναι συνήθως αποτελεσματικές. Ωστόσο σε περιπτώσεις όπως είναι οι μεγάλες (σε ποσότητα) αγορές, όπως η επιλογή περισσότερων ικανών προμηθευτών αντί ενός ή όπως η ζήτηση διαφορετικών προϊόντων, υπάρχουν πρακτικές που υπερτερούν των παραπάνω τακτικών. Μερικά σημεία-κλειδιά για να επιτύχετε μία σωστή επιλογή τύπου δημοπρασίας περιγράφονται παρακάτω:

- Μάθετε τους διαφορετικούς τύπους δημοπρασιών. Υπάρχουν ακόμη επιχειρήσεις που έχουν μια προκατειλημμένη άποψη σχετικά με το τι είναι ηλεκτρονική δημοπρασία. Δεν υπάρχει μόνο ένας τύπος για όλες τις περιπτώσεις και ένας τέτοιος περιορισμός οδηγεί σε αδυναμία κάλυψης των αναγκών της επιχείρησης.

- Προσελκύστε το ενδιαφέρον πολλών προμηθευτών. Διαδικασίες προσφορών που είναι δίκαιες, διαφανείς και αποδοτικές είναι ελκυστικές για τους προμηθευτές και τελικά οδηγούν σε ανταγωνιστικότερες τιμές και ελαχιστοποίηση του κόστους διαχείρισης.

- Προσπαθήστε η διαδικασία να χαρακτηρίζεται από ευελιξία, ώστε να μπορεί να επεκταθεί και να περιλαμβάνει περισσότερα προϊόντα, προμηθευτές, κτλ.

- Πραγματοποιήστε μία προσομοίωση της διαδικασίας πριν την εφαρμογή και υιοθέτηση μιας συγκεκριμένης μεθόδου ηλεκτρονικής δημοπρασίας. Μια πρακτική εφαρμογή μπορεί να αναδείξει τις ευκαιρίες και τις ανάγκες μιας επιχείρησης, καθώς και να αποδείξει την αποτελεσματικότητά της.

Ιδανικά, η διαδικασία προμηθειών πρέπει να ελαχιστοποιεί το κόστος προμηθειών και το ρίσκο, και ταυτόχρονα να είναι αποδοτική. Αυτοί οι στόχοι επιτυγχάνονται με σωστό σχεδιασμό των δημοπρασιών, αλλά ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί και στην επιλογή του κατάλληλου τύπου δημοπρασίας.

Το πιο σημαντικό είναι να είστε ανοιχτοί και ενημερωμένοι για τις εξελίξεις στο τομέα των δημοπρασιών στις προμήθειες, όπου η χρήση των ηλεκτρονικών διαπραγματεύσεων είναι συνεχώς αυξανόμενη.

Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn στις 15 Δεκεμβρίου 2015
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum