ΑΡΧΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ

Η Actum συνεργάστηκε με μεγάλη αλυσίδα λιανικής πώλησης, όταν προέκυψε η ανάγκη για εύκολη διεκπεραίωση των αιτημάτων αγορών από τα διάφορα τμήματα και σημεία λειτουργίας, για έλεγχο των παραγγελιών και για ανεμπόδιστη, ψηφιακή, διαδικασία εγκρίσεων.
Τόνοι χαρτιού και χιλιάδες emails απαιτούσαν προσωπικό να ελέγχει αιτήματα, να τα μεταβιβάζει στους εγκρίνοντες αναζητώντας κάθε φορά τον κατάλληλο, να τα επιστρέφει στους αιτούντες με την απάντηση και να αρχειοθετεί όλη τη διαδικασία σε στοίβες στην αποθήκη ή σε φακέλους στον τοπικό σκληρό δίσκο διαφόρων υπαλλήλων.
Εκτός από στελεχιακό δυναμικό, η παρωχημένη διαδικασία δέσμευε και χρόνο, ενώ άφηνε μεγάλο περιθώριο για λάθη και παραλείψεις. Η δε αναζήτηση ιστορικού ευνοήτως ήταν μια δύσκολη και όχι πάντα επιτυχής προσπάθεια.

ΛΥΣΗ ΠΟΥ ΕΦΑΡΜΟΣΤΗΚΕ

• Σε αυτή την ανάγκη για αναβάθμιση των διαδικασιών η λύση ήταν ανέλπιστα εύκολη για την επιχείρηση. Η πλατφόρμα ηλεκτρονικών προμηθειών itbid παραμετροποιήθηκε στα μέτρα της και οι απαιτούμενες διαδικασίες στήθηκαν όπως ακριβώς προϋπήρχαν βάσει αναγκών.
• Ο αιτούμενος μία προμήθεια – από πάγια και εξοπλισμό έως αμοιβές τεχνιτών αποκατάσταση ζημιών, αλλά φυσικά και εμπορευσίμων ειδών – δεν χρειάζεται να στέλνει email, να επικοινωνήσει τηλεφωνικά για να το προωθήσει, να μην γνωρίζει σε ποιο σημείο της εγκριτικής διαδικασίας βρίσκεται. Απλά συνδέεται και υποβάλλει το αίτημά του που, αναλόγως με το ύψος της δαπάνης, το τμήμα που αφορά, το κέντρο κόστους με το οποίο είναι αυτή συνδεδεμένη, κατευθύνεται αυτομάτως στον ή στους κατάλληλους εγκρίνοντες. Εκείνοι ηλεκτρονικά ειδοποιούνται και ηλεκτρονικά εγκρίνουν, απορρίπτουν ή ζητούν περισσότερες πληροφορίες. Αφού δοθούν όλες οι εγκρίσεις που η διαδικασία έχει ορίσει, το αίτημα καταλήγει στο τμήμα προμηθειών για διεκπεραίωση.

ΟΦΕΛΗ

Πέρα από την απλή και αλάνθαστη αυτή ροή, το τμήμα προμηθειών διευκολύνεται επίσης και στη συνέχεια της διαδικασίας, αφού:

• Κάθε αίτημα έχει ήδη συνδεθεί με ένα κέντρο κόστους ή με ένα συμβόλαιο με προμηθευτή.
• Η ικανοποίησή του με την αποστολή παραγγελίας αυτόματα συνεπάγεται αφαίρεση των σχετικών ποσοτήτων από το σύνολο του συμβολαίου, ή/και μείωση των διαθέσιμων πόρων του αντίστοιχου κέντρου κόστους (προϋπολογισμού).
• Ακόμη περισσότερο, για όλα αυτά τα συμβόλαια το σύστημα παρέχει σε πραγματικό χρόνο όλες τις αναγκαίες πληροφορίες όπως ημερομηνίες λήξης ισχύος τους αλλά και λήξης ή τροποποίησης των συνοδευτικών εγγράφων (πιστοποιητικών, εγγυητικών, τιμοκαταλόγων, κλπ.), ώστε όλα να παραμένουν επίκαιρα ανά πάσα στιγμή.
• Οποιαδήποτε στιγμή στο μέλλον απαιτηθεί έλεγχος ή αναζήτηση κάποιας παρελθοντικής συμφωνίας ή παραγγελίας ή απλά αιτημάτων, με το πάτημα ενός κουμπιού σε ελάχιστα δευτερόλεπτα τα πάντα είναι μπροστά στα μάτια του χρήστη.
• Το ίδιο εύκολα παράγονται αναφορές πεπραγμένων.

Εκτός της προφανούς μείωσης χρόνου και διοικητικού κόστους για τις καθημερινές αυτές λειτουργίες, πέρα και από την εξασφάλισης της διαφάνειας για όλους τους ενδιαφερόμενους, το σύστημα διασφαλίζει ότι όλες οι ενέργειες θα γίνονται σύμφωνα με τη διαδικασία που έχει προαποφασιστεί, αυτήν που θεωρείται βέλτιστη πρακτική.

• Τα στελέχη των προμηθειών αφιερώνουν πλέον τον χρόνο τους στην παραγωγή αξίας, χωρίς να επιβαρύνονται από διαδικαστικά – γραφειοκρατικά καθήκοντα.
• Η διοίκηση έχει πάντα πλήρη εικόνα όλων των ενεργειών και το μέγιστο της αποτελεσματικότητας των προμηθειών μπορεί εύκολα να αναδειχθεί.
• Το λογιστήριο λαμβάνει άμεσα με ηλεκτρονικό τρόπο κάθε παραστατικό προμηθευτή και την έγκριση εκκαθάρισης για την πληρωμή του.
• Ήδη σχεδιάζονται οι επόμενες φάσεις που αφορούν την ένταξη και των υπόλοιπων δραστηριοτήτων των προμηθευτών στο σύστημα ηλεκτρονικών προμηθειών (διαπραγματεύσεις, ηλεκτρονικές δημοπρασίες, διαχείριση σχέσεων με προμηθευτές).

Επικοινωνήστε με τους ειδικούς της Actum για να ανακαλύψετε πως μπορείτε άμεσα να ψηφιοποιήσετε τις διαδικασίες των Προμηθειών επιτρέποντας στα στελέχη σας να αξιοποιήσουν τον χρόνο τους σε διαδικασίες που φέρουν αξία για την επιχείρησή σας.