Ίσως ορισμένοι από εσάς είχατε τη πρώτη σας επιχειρηματική παρόρμηση ως παιδιά και θέλατε να βγάλετε έξτρα χαρτζιλίκι πουλώντας λεμονάδες το καλοκαίρι. Και είναι πραγματικά καλή ιδέα για μικρή εποχική επιχείρηση. Ο καιρός είναι ζεστός, ο κόσμος αρέσκεται σε δροσερά ποτά και το δυνατότερο σημείο για την πώληση είναι ένας πιτσιρίκος που υποδύεται τον επιχειρηματία. Σε αυτό το σενάριο, είστε ταυτόχρονα στις πωλήσεις και το τμήμα προμηθειών, ενώ οι γονείς σας είναι οι προμηθευτές των λεμονιών. Και για 1-2 εβδομάδες όλα πηγαίνουν εξαιρετικά, πουλάτε στους φίλους σας και τους γονείς τους ενώ ο κουμπαράς σας γεμίζει. Αλλά, μία ωραία ημέρα, χαλάει το αυτοκίνητο των γονιών σας και δεν μπορούν πλέον να σας προμηθεύουν με λεμόνια. Μπορείτε να κάνετε δουλειά χωρίς λεμόνια; Καθόλου λεμόνια, καθόλου δουλειά.

Ξεκινήσαμε με αυτό το παιχνιδιάρικο παράδειγμα του πόσο σημαντικοί είναι οι προμηθευτές για μία βιομηχανία. Μόλις πρόσφατα υπήρξε ένα άρθρο για το πώς η BMW αναγκάστηκε να επιβραδύνει τη παραγωγή της λόγω έλλειψης μηχανισμών τιμονιού από τη Bosch.

https://www.reuters.com/article/us-bmw-production-bosch-idUSKBN18P0WJ

Η κοινότητα των προμηθειών χρησιμοποιεί πολύ τον όρο Διαχείριση (Σχέσεων) Προμηθευτών. Είναι ένα θέμα που μοιάζει να έχει εξαντληθεί και ωστόσο πολύ λίγες εταιρίες το κατανοούν πραγματικά και το εφαρμόζουν στρατηγικά. Πρόκειται για μία από εκείνες τις δραστηριότητες που εξακολουθεί να αποτελεί ένα από τους μεγαλύτερους μύθους των Προμηθειών και ο καθένας έχει ένα διαφορετικό ορισμό. Ένας από τους μεγαλύτερους παράγοντες που συνεισφέρουν είναι το γεγονός η βιομηχανία λογισμικού που πίεσε για τον όρο SRM και κυρίως παρουσίασε λειτουργικές και τακτικές δραστηριότητες ενώ οι στρατηγικές ενέργειες μετά βίας υπήρχαν. Αυτό οδήγησε στην έλλειψη πραγματικής Διαχείρισης Προμηθευτών και συνήθως είναι κρυμμένη και ελάχιστα ενσωματωμένη εντός της Διαχείρισης Κατηγοριών. Σε ένα βαθμό αυτό έχει νόημα, καθώς οι οργάνωση των προμηθειών γίνεται γύρω από τις κατηγορίες. Και φυσικά, η στρατηγική κατηγοριών είναι η βάση για τη στρατηγική προμηθευτών. Ωστόσο, οι ικανότητες που απαιτούνται για τη Διαχείριση Κατηγοριών είναι πολύ διαφορετικές από εκείνες που απαιτούνται για τη Διαχείριση Προμηθευτών, η οποία απαιτεί πολύ περισσότερη επιτόπια ενασχόληση.

Αυτό που θεωρώ εγώ σημαντικό είναι ο ξεκάθαρος καθορισμός του ρόλου, των ενεργειών και των οφελών της στρατηγικής Διαχείρισης Προμηθευτών, επειδή στη χαραυγή της αυτοματοποίησης και της ψηφιοποίησης, αυτή η προσέγγιση έχει πολύ μέλλον μπροστά της.

Το πρώτο βήμα είναι να δούμε τη μεγαλύτερη εικόνα:

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό όλες αυτές οι στρατηγικές να είναι ευθυγραμμισμένες και να μην παρακάμπτεται κανένα από τα βήματα πιστεύοντας πως δεν είναι σημαντικό για την επιχείρηση. Μόνο όταν βάλετε τα θέματα σας σε μία τέτοια σειρά θα μπορέσετε να έχετε οφέλη από στρατηγικής άποψης.

Το επόμενο βήμα είναι η διαφοροποίηση μεταξύ των διαφορετικών τύπων δραστηριοτήτων της Διαχείρισης Προμηθευτών. Πολλοί μπερδεύουν τις λειτουργικές και τις τακτικές ενέργειες με στρατηγικές, αλλά υπάρχει μία απλή αναπαράσταση της σειράς των διαδικασιών:

Η Διαχείριση Προμηθευτών αποτελείται από τρία επίπεδα τα οποία πρέπει όλα να είναι παρόντα εάν δεν θέλετε να ξεμείνετε από λεμόνια:

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟ – τακτική αλληλεπίδραση με προμηθευτές περί προτάσεων, παραγγελιών, παραδόσεων, τιμολογίων και παραπόνων
ΤΑΚΤΙΚΟ – αξιολόγηση προμηθευτών και έλεγχοι, RFI / RFP / διαπραγματευτικές δραστηριότητες, καταγραφή επιδόσεων προμηθευτών, ανάπτυξη προμηθευτών
ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ – αναγνώριση εταιρικών απαιτήσεων, κατανόηση θέσης του προμηθευτή στον κλάδο του, ανάλυση στρατηγικής προμηθευτή και υποκίνηση, ανάπτυξη στρατηγικής προμηθευτή, διαχείριση κινδύνου για προμηθευτές και καθορισμός συγκεκριμένων πρωτοβουλιών.

Όταν αναπτύξαμε τη στρατηγική ενότητα της Διαχείρισης Προμηθευτών στο Cirtuo, διαπιστώσαμε πόσο σημαντικό είναι να αντιμετωπίζουμε πραγματικά κάθε θέμα που γνωρίζουμε εμπειρικά πως θα προκαλέσει προβλήματα στην ομάδα προμηθειών. Και ήταν για εμάς κρίσιμη η συστηματοποίηση της διαδικασίας σε τέσσερα εύκολα βήματα: Ανάλυση, Στρατηγική, Πρωτοβουλίες και Αποτελέσματα ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να καταγράφουν αποτελεσματικά και να βελτιώνουν τις σχέσεις με τους προμηθευτές.

Μία ακόμη λέξη-γρίφος πρόσφατα για τις προμήθειες είναι η μετονομασία των προμηθευτών σε συνεργάτες. Το θέμα είναι όμως πως η λέξη χρησιμοποιείται ανέμελα ενώ στη πραγματικότητα δεν φερόμαστε έτσι στους προμηθευτές μας. Με τον ίδιο τρόπο δηλαδή που οι προμηθευτές δεν βλέπουν την εταιρία μας ως συνεργάτη τους. Αλλά τα πράγματα αλλάζουν και για να μείνετε μπροστά από τον ανταγωνισμό είναι κρίσιμο να ενσωματώνουμε λιγότερο χαοτικές σχέσεις με τη βοήθεια των δεδομένων και να καλλιεργούμε κρίσιμους προμηθευτές ώστε η συνεργασία να μην είναι μία ακόμη λέξη-γρίφος.

Τι μπορείτε να περιμένετε εάν γίνετε πελάτης που θα προτιμούν οι προμηθευτές;

/ μία ποιοτική σχέση που διευκολύνει την εύκολη διευθέτηση λειτουργικών και τακτικών δραστηριοτήτων
/ διασφαλίζετε παραδόσεις σε περίπτωση συμφόρησης, επειδή όπως γνωρίζετε, δεν είστε οι μοναδικοί στο παιχνίδι, οι ανταγωνιστές σας είναι πάντοτε έτοιμοι και ικανοί να σας αρπάξουν τους προμηθευτές.
/ Αποκτάτε πρόσβαση σε συναρπαστικές καινοτομίες και στις ικανότητες ανάπτυξης του προμηθευτή
/ Είναι ευκολότερο να διαχειριστείτε την απόδοση και να μετριάσετε τους κινδύνους των προμηθευτών

Ορισμένοι πιθανόν να συμφωνήσετε πως εφόσον είστε στις Προμήθειες, τότε αυτομάτως κάνετε κάποιου τύπου Διαχείριση Προμηθευτών. Και είναι αλήθεια πως όποιος δουλεύει στις Προμήθειες ασχολείται με τους προμηθευτές. Ωστόσο η μέτρηση συγκεκριμένων δεικτών απόδοσης (KPIs) και η ετήσια πληροφόρηση των προμηθευτών δεν είναι αρκετά. Είναι πολύ διαφορετικό να έχεις μια σχέση με τους προμηθευτές απλά επειδή πρέπει, από το να καινοτομείς για να κρατήσεις αυτή τη σχέση ισχυρή και να έχεις ένα σύστημα που τη διατηρεί υπό έλεγχο. Χρησιμοποιώντας τα πλεονεκτήματα ενός τέτοιου συστήματος, είστε έτοιμοι να μεταβείτε από τον μεγάλο όγκο δεδομένων στα ‘έξυπνα’ δεδομένα ώστε να είστε εις θέση να κατανοήσετε καλύτερα τα κίνητρα και τη στρατηγική των προμηθευτών. Ένα ακόμη μεγάλο βήμα είναι η ανάπτυξη στρατηγικών ικανοτήτων πέρα από τις αγορές και τη Διαχείριση Κατηγοριών. Για να μην αναφέρω πως ο αυτοματισμός των λειτουργικών και τακτικών δραστηριοτήτων είναι απαραίτητος εάν θέλουμε να απελευθερώσουμε την ομάδα μας ώστε να αναπτύξει στρατηγική οξυδέρκεια.

Όλα καταλήγουν στη διατήρηση του σταντ των λεμονάδων αξιόπιστο και σταθερό, ώστε οι άνθρωποι ν' απολαμβάνουν νόστιμη λεμονάδα που σβήνει τη δίψα. Δίχως τους προμηθευτές των λεμονιών, όλοι χάνουν. Όταν φροντίσετε τους προμηθευτές σας, φροντίζετε τη μακροημέρευση της επιχείρησής σας.

Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn την 9η Ιουνίου 2017,
του Drasko Jelavic, Founder & CEO της Cirtuo
(original: https://cirtuo.com/supplier-management-a-key-to-business-longevity/)