Παρά τις δεδομένες και άνευ προηγουμένου διαταράξεις που βιώνουμε εξαιτίας της πανδημίας, οι επιχειρήσεις ανέκαθεν αναζητούσαν τρόπους αντιμετώπισης των κρίσεων. Εκείνες οι επιχειρήσεις που αξιολόγησαν τα οφέλη του ψηφιακού μετασχηματισμού και της διευρυμένης συνεργασίας, βρέθηκαν να είναι προετοιμασμένες, χωρίς να χρειαστεί να σπαταλήσουν πόρους και χρόνο για την μετάβαση στην τηλεργασία.
Για τα τμήματα Προμηθειών, η ψηφιοποίηση (που αναφέρεται συχνά και ίσως άδικα ως ηλεκτρονικές προμήθειες) αφορά στη διαδικασία που ξεκινά από τη δημιουργία ενός εσωτερικού αιτήματος αγοράς, την έγκρισή του, τη δημιουργία εντολής αγοράς προς τον προμηθευτή (εφόσον υπάρχει ήδη συμφωνία) ή την έρευνα και διαπραγμάτευση (εάν πρόκειται για είδος εκτός συμφωνίας), την παραλαβή προϊόντων ή υπηρεσιών και την πληρωμή του προμηθευτή μετά τον έλεγχο της τιμολόγησης. Αυτή η διαδικασία, κατά πολύ μεγάλη πιθανότατα, τρέχει με ένα αριθμό διαφορετικών συστημάτων καθώς η παλαιότερη λογική του one-size-fits-all έχει αντικατασταθεί από οικοσύστημα λογισμικών που λειτουργούν σε αγαστή συνεργασία, μεγιστοποιούν την αποτελεσματικότητα και ελαχιστοποιούν τους απαιτούμενους πόρους.
Η βασική δομή περιγράφεται παρακάτω, είναι ωστόσο δεδομένο πως δεν κάνουν όλες οι επιχειρήσεις τα ίδια βήματα καθώς η πολιτική αγορών, οι εγκριτικές ροές, η δομή και πρωτίστως η κουλτούρα του εκάστοτε οργανισμού είναι σημαντικοί παράγοντες για τον βέλτιστο σχεδιασμό της διαδικασίας.
- Αίτημα Αγοράς: Ξεκινά από την ανάγκη αγοράς προϊόντος ή υπηρεσίας, δημιουργείται από προκαθορισμένους χρήστες (συνήθως όλους όσοι εμπλέκονται και στη μη-ψηφιοποιημένη διαδικασία), εγκρίνεται με τους εκάστοτε κανόνες βάσει κατηγορίας, ύψους δαπάνης, και άλλων κριτηρίων και στο τέλος αποστέλλεται στο τμήμα Προμηθειών.
- Έλεγχος Συμφωνιών / Έρευνα αγοράς: Εφόσον υπάρχει εν ισχύ συμφωνία για τα απαιτούμενα προϊόντα / υπηρεσίες, δημιουργείται εντολή αγοράς προς έναν ή περισσότερους εγκεκριμένους προμηθευτές. Ακόμη και εδώ είναι δυνατή η εφαρμογή κανόνων έγκρισης πάντοτε σε αναλογία με τις εταιρικές απαιτήσεις.
Εάν όμως πρόκειται για νέα αγορά, τότε ξεκινά μία διαδικασία διερεύνησης, η πολυπλοκότητα της οποίας δύναται να καθοριστεί από διάφορες παραμέτρους. Εδώ, υπάρχουν συνήθως υποσυστήματα που καλύπτουν:
i. Την αρχική αξιολόγηση προμηθευτών και την ένταξή τους στη λίστα εγκεκριμένων.
ii. Την διαπραγματευτική διαδικασία η οποία καθορίζεται από την κρισιμότητα της αγοράς, την πολυπλοκότητα των προδιαγραφών, τον ανταγωνισμό μεταξύ των προμηθευτών αλλά και άλλες ανάγκες και είναι δυνατόν να έχει μορφή απλού αιτήματος για πληροφορίες έως και αντίστροφης δημοπράτησης σε πραγματικό χρόνο.
iii. Την μετατροπή της τελικής ανάθεσης σε εγκεκριμένη συμφωνία / συμβόλαιο για μελλοντική χρήση. - Παραλαβή προϊόντων / υπηρεσιών: Με την παραλαβή γίνονται όλοι οι (αυτοματοποιημένοι) απαραίτητοι έλεγχοι έναντι της εντολής αγοράς και προωθείται το τιμολόγιο προς πληρωμή στο λογιστήριο. Σε αυτό το σημείο -ελέω του οικοσυστήματος που δημιουργήσαμε- λαμβάνει χώρα μία πρώτη αξιολόγηση της συναλλαγής και του προμηθευτή στο πλαίσιο της διαρκούς παρακολούθησης της απόδοσης των προμηθευτών και των ενεργειών βελτίωσης της αποτελεσματικότητας τους και της αξίας που έχουν για την επιχείρησή μας.
- Έλεγχος & επεξεργασία τιμολογίου: Ενόψει της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης, πρέπει να υπάρχει υποσύστημα για την εισαγωγή των τιμολογίων στο ERP της επιχείρησης για την αποφυγή διπλοκαταχωρήσεων και πιθανών λαθών. Με αυτό τον τρόπο γίνεται εμφανώς ευκολότερη η δρομολόγηση των επόμενων ενεργειών όπως η πληρωμή ή η επίλυση διαφορών ενώ τα οικονομικά δεδομένα ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο.
Τα επτά Οφέλη του ψηφιακού μετασχηματισμού των Προμηθειών
Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών των Προμηθειών φέρει πολλαπλά οφέλη που αφορούν και άλλα τμήματα όπως η οικονομική διεύθυνση. Οι βελτιώσεις που ακολουθούν είναι σημαντικές αλλά δεν είναι οι μοναδικές που θα προκύψουν:
- Βελτιστοποίηση της διαδικασίας αγορών. Τα λογισμικά προμηθειών συνδέουν τα επιμέρους τμήματα ενός οργανισμού με αποτέλεσμα τα αιτήματα να λαμβάνονται, να αξιολογούνται και να εγκρίνονται ταχύτερα, να επιλέγονται οι ιδανικοί προμηθευτές βάσει στοιχείων και οι εντολές αγορών να αποστέλλονται στους προμηθευτές. Και όλα αυτά ηλεκτρονικά και εύκολα ανιχνεύσιμα.
- Μείωση κόστους διαχείρισης τιμολογίων. Σε ορισμένες περιπτώσεις αναφέρονται μειώσεις που αγγίζουν το 80%. Η paperless φιλοσοφία μειώνει τόσο τον χρόνο όσο και το κόστος και επιτρέπει στα στελέχη των προμηθειών να στραφούν σε πρωτοβουλίες περισσότερο στρατηγικές, παρά σε επαναλαμβανόμενες εργασίες που δεν προσθέτουν αξία.
- 100% ορατότητα. Μία ψηφιακή πλατφόρμα προμηθειών παρέχει ορατότητα καθ’ όλη την αλυσίδα εφοδιασμού επιτρέποντας σε αγοραστές και προμηθευτές να παρακολουθούν την πορεία των τιμολογίων σε πραγματικό χρόνο.
- Καλύτερη διαχείριση των εξαιρέσεων. Με την άμεση επεξεργασία των τιμολογίων, οι όποιες εξαιρέσεις επισημαίνονται άμεσα και συνεπώς επιλύονται ταχύτερα.
- Καλύτερες σχέσεις με προμηθευτές. Με τη χρήση της πύλης προμηθευτών, οι προμηθευτές γνωρίζουν τα σημαντικά θέματα και έχουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να πάρουν τις κατάλληλες αποφάσεις. Ταυτόχρονα, η ταχύτερη επίλυση των διαφορών δημιουργεί καλύτερη πίστη.
- Αξιοποίηση διαπραγματευτικής δύναμης. Όταν οι προμηθευτές γνωρίζουν τι είναι σημαντικό για τον πελάτη, επικεντρώνονται στη βελτίωση αυτών των σημείων ώστε να ενισχύσουν περαιτέρω την αξία που προσφέρουν συγκριτικά με τους υπόλοιπους.
- Συγκέντρωση δεδομένων για λήψη καλύτερων αποφάσεων. Μία ισχυρή ψηφιακή πλατφόρμα προμηθειών παρέχει αυξημένες δυνατότητες πληροφόρησης, τόσο σε πραγματικό χρόνο όσο και για ιστορικά στοιχεία, ενισχύοντας τις αποφάσεις που καλούνται να λάβουν τα στελέχη των προμηθειών.
Η υφιστάμενη κρίση, αναπόφευκτα, θα περάσει. Εάν οι επιχειρήσεις δεν επενδύσουν στον ψηφιακό μετασχηματισμό, την βελτιστοποίηση των δεδομένων, την ικανότητα ανάλυσης του παρελθόντος και την ανάπτυξη της βάσης των προμηθευτών τους, θα είναι δύσκολο να ανταποκριθούν στις επόμενες κρίσεις που είναι βέβαιο πως ακολουθούν. Τρανή απόδειξη, τα επιτεύγματα των οργανισμών που είχαν ολοκληρώσει τον ψηφιακό μετασχηματισμό των προμηθειών προ της πανδημίας.
Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn την 19η Νοεμβρίου 2020
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum