Μια καλά δομημένη στρατηγική κατηγορίας υπερβαίνει τη μείωση του κόστους - προσθέτει σημαντική αξία σε κάθε οργανισμό. Δεν υπάρχει κάποιο εύκολο πρότυπο για τη δημιουργία στρατηγικής μίας κατηγορίας, αλλά με τη βοήθεια ειδικών και με μια μεθοδική προσέγγιση, ο καθένας μπορεί να διαμορφώσει μια στρατηγική που να ανταποκρίνεται στις μοναδικές απαιτήσεις της κατηγορίας ή των επιχειρηματικών στόχων.
Τι αφορά η Στρατηγική Κατηγορίας;
Είναι ένα εξατομικευμένο σχέδιο που περιγράφει πώς διαχειριζόμαστε και να βελτιστοποιούμε μια συγκεκριμένη κατηγορία προμηθειών. Στοχεύει στην επίτευξη ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος, μείωσης του κόστους και βελτίωσης των σχέσεων με τους προμηθευτές.
Στις άμεσες κατηγορίες τα στελέχη των Προμηθειών μπορεί να έχουν έναν πιο ενεργό και πρακτικό ρόλο, ενώ στις έμμεσες κατηγορίες η στρατηγική μπορεί να επικεντρώνεται στην υποστήριξη των εσωτερικών πελατών, καθώς αυτοί επιλέγουν προμηθευτές ή διαχειρίζονται τον προϋπολογισμό τους.
Με την αντιμετώπιση κάθε κατηγορίας ως ξεχωριστό αντικείμενο, με ιδιαίτερη δυναμική αγοράς, οι οργανισμοί μπορούν να προσαρμόσουν τις στρατηγικές τους για τη μέγιστη αποδοτικότητα, μείωση του κόστους και ενίσχυση των σχέσεων με όλους τους εμπλεκόμενους στον χειρισμό της.
Ευθυγράμμιση με τους Στόχους της Επιχείρησης:
Η στρατηγική της κατηγορίας πρέπει πάντα να ευθυγραμμίζεται με τη στρατηγική της επιχείρησης και να αντανακλά τους στρατηγικούς στόχους της. Για παράδειγμα, αν η εταιρεία εστιάζει στη Βιωσιμότητα, οι στρατηγικές για την κατηγορία θα πρέπει να αντανακλούν αυτή την στόχευση, και άρα πιθανώς να προωθούν προμηθευτές που τηρούν περιβαλλοντικές πρακτικές. Αυτή η συνεκτικότητα δεν εξασφαλίζει μόνο τη συνέπεια σε όλες τις προμηθευτικές δραστηριότητες, αλλά ενισχύει επίσης τη δέσμευση της εταιρείας στις βασικές της επιχειρηματικές αξίες.
Προσέξτε όμως: η συνεχής και αποκλειστική στόχευση στην εξοικονόμηση δεν είναι στρατηγική. Οι πιο αποτελεσματικές στρατηγικές κατηγορίας δεν αρκούνται στην απλή εξοικονόμηση κόστους. Στοχεύουν να προσθέσουν σημαντική αξία στον οργανισμό, βελτιώνοντας την ποιότητα των προϊόντων, εξασφαλίζοντας έγκαιρη παράδοση και προωθώντας την καινοτομία. Για παράδειγμα, η μετάβαση από ένα παραδοσιακό υλικό σε μια πιο οικονομική εναλλακτική λύση μπορεί να μειώσει τα έξοδα και να βελτιώσει τη βιωσιμότητα των προϊόντων. Πρόκειται για ένα ξεκάθαρα επωφελές σενάριο.
Ποια είναι λοιπόν τα συστατικά μιας Στρατηγικής Κατηγορίας:
- Αναγνώριση αναγκών: Κατανοούμε τις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησης, από το κόστος μέχρι την καινοτομία.
- Ανάλυση της κατηγορίας: Φτιάχνουμε μια «βιβλιοθήκη γνώσης» για οτιδήποτε αφορά την κατηγορία, και τα προϊόντα ή υπηρεσίες που υπάγονται σε αυτήν.
- Επισκόπηση της Αγοράς: Εξετάζουμε τη δυναμική της αγοράς και τις τάσεις της, εφαρμόζοντας μεθοδολογία Porter’s five forces.
- Γνώση των προμηθευτών: Διερευνήστε τους προμηθευτές, το δυναμικό και τη δυναμική τους.
- Ανάλυση των παραγόντων κόστους: Παρακολουθούμε και μελετάμε τους παράγοντες που επηρεάζουν το κόστος.
- Κατανόηση του ιστορικού των τιμών: Κατανοούμε πώς κινούνται οι τιμές σε βάθος χρόνου και πώς σχετίζονται αυτές οι κινήσεις με την αγορά.
- Εκτίμηση του κινδύνου: Ταυτοποιούμε και ποσοτικοποιούμε τους κινδύνους που συνυπάρχουν στις διαδικασίες εφοδιασμού.
- Χαρτογράφηση εφοδιαστικής αλυσίδας: Καταγράφουμε πλήρως τους κρίκους της αλυσίδας και τις διαδρομές της.
- Σχεδιασμός σεναρίων: Φτιάχνουμε υποθετικά σενάρια, και προετοιμαζόμαστε για αύξηση της ευελιξίας στην αντιμετώπισή τους, και τελικά της ανθεκτικότητας.
- Κόστος και ROI: Υπολογίζουμε το κόστος και το όφελος από την εφαρμογή της στρατηγικής.
Με τόσα πολλά συστατικά που πρέπει να ληφθούν υπόψη, η ανάπτυξη στρατηγικής για μια κατηγορία μπορεί να γίνει δύσκολη, χρονοβόρα και απαιτητική. Αυτό μπορούμε να το ξεπεράσουμε με την ύπαρξη ισχυρής μεθοδολογίας, και την ενεργό εμπλοκή όλων των εμπλεκομένων, εσωτερικών πελατών. Για να το απλοποιήσουμε ακόμη περισσότερο, μπορούμε να φανταστούμε τη στρατηγική κατηγορίας σε τρεις βασικές φάσεις:
- Αρχικός σχεδιασμός και ανάπτυξη στρατηγικής
- Υλοποίηση των στρατηγικών στόχων
- Συνεχής βελτίωση
Σχεδιασμός και ανάπτυξη
Το πρώτο βήμα στη μεθοδολογία σχεδιασμού γίνεται με μια απόφαση, που βασίζεται στην ιεράρχηση των κατηγοριών. Το ερώτημα που πρέπει να απαντηθεί είναι αν η υπό εξέταση κατηγορία αποτελεί πραγματικά στρατηγικό μέρος της επιχείρησης. Μήπως είναι απλά ένα εργαλείο, και μπορούμε να αρκεστούμε σε τακτικές επιλογές με αυτήν; Ή είναι πράγματι κάτι για το οποίο πρέπει να εξετάσουμε με στρατηγική ματιά;
Δεν μπορούμε να αναπτύξουμε μια αποτελεσματική στρατηγική κατηγορίας μεμονωμένα, εντός του τμήματος Προμηθειών. Πρέπει να βεβαιωθούμε ότι τα ενδιαφερόμενα μέρη, οι εσωτερικοί πελάτες, είναι μέρος της συζήτησης από την αρχή. Η αποτελεσματική διαχείριση κατηγορίας απαιτεί συνεχή επικοινωνία και συνεργασία. Είναι απαραίτητο οι εσωτερικοί πελάτες να συμμετέχουν σε βασικά σημεία καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, ιδιαίτερα κατά την ανάλυση των αναγκών του οργανισμού και την ανάπτυξη στρατηγικής. Αυτή η συνεχής δέσμευση διασφαλίζει ότι η στρατηγική της κατηγορίας παραμένει ευθυγραμμισμένη με τις εξελισσόμενες εταιρικές ανάγκες και τις προσδοκίες των εσωτερικών πελατών. Κατανοώντας και αντιμετωπίζοντας τις ανησυχίες τους, μπορούμε να μετατρέψουμε πιθανούς αντιπάλους σε συμμάχους, ενισχύοντας ένα περιβάλλον συνεργασίας που ωφελεί ολόκληρο τον οργανισμό.
Σε διαφορετική περίπτωση, δεν θα είναι κατανοητές και καταγεγραμμένες οι πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης, και επιπλέον, η απουσία εμπλοκής των εσωτερικών πελατών θα τους δώσει την ευκαιρία να θεωρήσουν τη στρατηγική κάτι «ξένο». Με ό,τι αυτό συνεπάγεται σε όρους συμμετοχής, υποστήριξης και ενίσχυσης της στρατηγικής, ή αντίστοιχα αντίστασης, απόρριψης και αδιαφορίας, κατά τη διάρκεια της φάσης υλοποίησης.
Υλοποίηση
Στη φάση αυτή, αναδεικνύονται οι καταλληλότεροι προμηθευτές, και βεβαίως η αξιολόγησή τους δεν αρκείται στην εύρεση του μειοδότη. Έχει να κάνει με την εύρεση πολύτιμων συνεργατών που μπορούν να καλύψουν τις ποιοτικές και ποσοτικές ανάγκες της επιχείρησης. Εφόσον – στη προηγούμενη φάση – έχουμε κατανοήσει σαφώς τις απαιτήσεις από τους εσωτερικούς πελάτες και τον οργανισμό, εφόσον έχουμε καταγράψει τι κινεί την αγορά, και εφόσον έχουμε χαρτογραφήσει τους κατάλληλους προμηθευτές (πού βρίσκονται και ποια είναι τα δυνατά τους σημεία), η επιλογή προμηθευτή είναι απλή. Με αυτή τη στρατηγική προσέγγιση, μπορούμε να εξασφαλίσουμε επίσης βελτιώσεις στο επίπεδο των παρεχόμενων υπηρεσιών, πέρα από απλά εξοικονομήσεις.
Παρακολούθηση και συνεχής βελτίωση
Μια καλά καθορισμένη και εκτελεσμένη στρατηγική κατηγορίας πρέπει να παραμένει ευέλικτη. Στην τρίτη φάση, φροντίζουμε να εξασφαλίσουμε ότι η στρατηγική μας θα συνεχίσει να φέρνει αποτελέσματα, μέσω της προσαρμογής της στην πάροδο του χρόνου και της ευελιξίας της.
Για να είναι αποτελεσματική μια στρατηγική κατηγορίας, είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν σαφείς, μετρήσιμοι δείκτες απόδοσης, αλλά επίσης να επιδιώκεται η συνεχής βελτίωση και προσαρμογή στις αλλαγές της αγοράς. Είναι επίσης σημαντικό, ωστόσο, να αναθεωρούνται τακτικά και να βελτιώνονται οι στρατηγικές, ώστε να διασφαλίζεται ότι προσαρμόζονται στις αλλαγές της αγοράς και στις εσωτερικές επιχειρηματικές συνθήκες.
Όσο αποκτάμε περισσότερη διαφάνεια στους προμηθευτές, καταλαβαίνουμε ποιοι είναι οι κρίσιμοι καταλύτες της επιτυχίας; Ή πώς αλλάζουν οι επιχειρηματικές ανάγκες;
Σε ένα δυναμικό επιχειρηματικό περιβάλλον, η ικανότητα γρήγορης προσαρμογής στις αλλαγές της αγοράς είναι ζωτικής σημασίας. Οι διαδικασίες διαχείρισης κατηγοριών απαιτείται να προσαρμόζονται ανάλογα. Είτε πρόκειται για την υιοθέτηση νέων τεχνολογιών, τη γνώση που προκύπτει από την ανάλυση δεδομένων ή την εξερεύνηση βιώσιμων εναλλακτικών λύσεων, αυτή η προσέγγιση διασφαλίζει ότι οι στρατηγικές προμηθειών παραμένουν έγκυρες και συνεχίζουν να αποδίδουν αξία με την πάροδο του χρόνου. Μόνο διατηρώντας ευέλικτη και ενεργητική στη στρατηγική της κατηγορίας σας μπορούμε να δημιουργήσουμε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.