Αυτό είναι το πρώτο από τα δύο άρθρα στα οποία πρόκειται να εξηγήσουμε τα κύρια στοιχεία της μεθοδολογίας itbid για τον μετασχηματισμό ESG της λειτουργίας Προμηθειών, εστιάζοντας σε πτυχές που σχετίζονται με την Εφοδιαστική Αλυσίδα. Σε αυτό το πρώτο άρθρο θα εξηγήσουμε τα θεμέλια και τις αρχές του βασικού μοντέλου, προκειμένου σε ένα δεύτερο άρθρο να αναλύσουμε τη μεθοδολογία διαχείρισης έργου που είναι απαραίτητη για την εφαρμογή του εν λόγω μοντέλου, καθώς και τους κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας. Ας δούμε λοιπόν το μοντέλο.

Το νέο ρυθμιστικό πλαίσιο.

Δύο χρόνια μετά την παρουσίαση της αρχικής πρότασης, η οδηγία για την εταιρική δέουσα επιμέλεια για την αειφορία, CS3D, μπαίνει στην τελική της ευθεία. Μετά την έγκρισή της από το Συμβούλιο της Ευρώπης στις 15 Μαρτίου 2024 και την κοινοβουλευτική της επικύρωση στις 24 Απριλίου 2024, είμαστε εν αναμονή της επίσημης διαδικασίας πριν από την έναρξη ισχύος του. Όπως είδαμε σε προηγούμενο άρθρο για την οδηγία CS3D, παρά το ανεβασμένο επίπεδο όσον αφορά τις απαιτήσεις για το μέγεθος των εταιρειών που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της σε σύγκριση με την πρόταση του Φεβρουαρίου 2022, η Οδηγία δίνει μεγαλύτερη έμφαση στο βάρος της Λειτουργίας Προμηθειών και στο Δίκτυο Προμηθευτών για τα αποτελέσματα Βιωσιμότητας των εταιρειών.

Αυτό συνεπάγεται, μεταξύ άλλων, ότι πέρα από το άμεσο πεδίο εφαρμογής του κανονισμού, οι εταιρείες που αποτελούν μέρος των δικτύων εφοδιασμού εταιρειών που επηρεάζονται από το CS3D θα υπόκεινται επίσης σε απαιτήσεις απόδοσης ESG από την πλευρά τους. Η πλήρης άρθρωση της Οδηγίας μέσω των αντίστοιχων κατ' εξουσιοδότηση κανονισμών θα γίνει τους επόμενους 30 μήνες, όπως έχει ήδη συμβεί με άλλες Οδηγίες. Αυτός ο χρόνος είναι αρκετός για τις εταιρείες που επηρεάζονται άμεσα (αυτές με ετήσιο κύκλο εργασιών άνω των 450 εκατομμυρίων ευρώ και περισσότερους από 1.000 εργαζομένους και εκείνες μικρότερου μεγέθους που αποτελούν μέρος των δικτύων εφοδιασμού τους), να αρχίσουν να παρέχουν πόρους και μέσα για να εγγυηθούν την ευθυγράμμιση με τις κανονιστικές απαιτήσεις που σύντομα θα είναι υποχρεωτικές στην εθνική νομοθεσία.

Το μοντέλο Itbid για τον μετασχηματισμό των Προμηθειών.

Δεδομένου του κανονιστικού πλαισίου αναφοράς που μόλις εξηγήθηκε, πιστεύουμε ότι μόνο ένα μοντέλο που χειρίζεται τον απαιτούμενο μετασχηματισμό με ολοκληρωμένο τρόπο μπορεί να οδηγήσει στα αποτελέσματα που είναι απαραίτητα για την απαιτούμενη ευθυγράμμιση. Αυτό σημαίνει ότι τόσο η εξωτερική περιοχή, αυτή που σχετίζεται με τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, όσο και η εσωτερική σφαίρα, που σχετίζεται με τον μετασχηματισμό του οργανισμού και των διαδικασιών, πρέπει να αποτελούν μέρος του ίδιου μοντέλου που διασυνδέει και τις δύο διαστάσεις, παρά το γεγονός ότι τα πλαίσια αναφοράς για την επεξεργασία είναι διαφορετικά.

Κατά την άποψή μας, η σχέση με την αγορά προσφοράς πρέπει να πλαισιωθεί στο πλαίσιο του GRI (Global Reporting Initiative) και του ISO 26000, το οποίο, αν και είναι κανόνας για την Κοινωνική Ευθύνη, είναι επανερμηνεύσιμο με παγκόσμιους όρους ESG, ευθυγραμμισμένο με το SDGs (United Nations Sustainable Development Goals). Αυτό το πλαίσιο επιτρέπει στους προμηθευτές να αξιολογούνται ως εταιρείες που υπόκεινται σε απαιτήσεις Βιωσιμότητας και σε αυτή τη βάση έχουμε αναπτύξει το εργαλείο μας.

Εσωτερικά, πιστεύουμε ότι η αναφορά που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες μετασχηματισμού είναι αυτή του ISO 20400. Μια διαφορετική πτυχή του μοντέλου μας σε σχέση με άλλες λιγότερο περιεκτικές προσεγγίσεις είναι το απαραίτητο βάρος που δίνουμε στην οικονομική διάσταση ως μέρος της ανάλυσης, όπου εκτός από τις δύο διαστάσεις του μετασχηματισμού, η Ανάλυση Δαπανών αποτελεί μέρος του μοντέλου.

Για όλους τους παραπάνω λόγους, στην itbid κατανοούμε τον μετασχηματισμό ESG των Προμηθειών ως μια διαδικασία πλήρως ενσωματωμένη στο πλαίσιο μοντέλων, διαδικασιών και εργαλείων με τα οποία εργαζόμαστε για τις Προμήθειες για περισσότερα από 30 χρόνια. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η διαχείριση ESG της βάσης προμηθευτών περιλαμβάνεται σε ένα ευρύτερο πλαίσιο Διαχείρισης Κινδύνων ως συμβαλλόμενο μέρος και, εν τέλει, στους μηχανισμούς Category Management που είναι ο βασικός ρόλος των Προμηθειών, δηλαδή η ενσωμάτωση προσφοράς και δαπανών στο ίδιο μοντέλο.

Η Διαχείριση ESG της Βάσης Προμηθευτών.

Το μοντέλο itbid του Μετασχηματισμού της λειτουργίας των Προμηθειών είναι ουσιαστικά ένα μοντέλο διακυβέρνησης προσανατολισμένο στη βελτίωση και βασίζεται σε τρεις θεμελιώδεις πυλώνες: Έναν πυλώνα αξιολόγησης και διάγνωσης, ο οποίος λαμβάνει υπόψη και τις κατηγορίες και τους προμηθευτές, έναν δεύτερο πυλώνα ορθής διακυβέρνησης, ο οποίος στρέφεται σε κρίσιμα σχέδια δράσης προμηθευτών και έναν τρίτο πυλώνα βελτίωσης, με βάση τον κύκλο PDCA του Dr. Deming.

Όσον αφορά τον κίνδυνο ESG της βάσης προμηθευτών, κατανοούμε ότι δεν μπορεί να αντιμετωπιστεί μεμονωμένα, αλλά σε σχέση με τη διαχείριση των κατηγοριών. Γι' αυτό το μοντέλο μας διακρίνει δύο επίπεδα κινδύνου.

Από τη μία πλευρά, ο Διαρθρωτικός Κίνδυνος που σχετίζεται με τις κατηγορίες. Με την απλή λειτουργία μιας επιχείρησης σε έναν δεδομένο κλάδο, το τμήμα αγορών της εταιρείας πρέπει να διαχειρίζεται ορισμένες συγκεκριμένες κατηγορίες και όχι άλλες. Αυτή η διάσταση κινδύνου θα πρέπει να φανεί εξαρχής, καθώς θα μας βοηθήσει να κατανοήσουμε και να εντοπίσουμε τις διαδικασίες Προμηθειών σε σχέση με τους κινδύνους των δραστηριοτήτων στις οποίες βασίζονται οι κατηγορίες. Για το σκοπό αυτό, αντικαθιστούμε κάθε κατηγορία με το σύνολο των δραστηριοτήτων που τη χαρακτηρίζει.

Αυτό θα μας επιτρέψει να αντιμετωπίζουμε τις κατηγορίες ως δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Ταξινόμησης χρησιμοποιώντας το EU Taxonomy Compass για να μετατρέψουμε τους τοπικούς κωδικούς για τις δραστηριότητες με τις οποίες εξομοιώνουμε τις κατηγορίες, στους αντίστοιχους κωδικούς NACE (Ευρωπαϊκή Ταξινόμηση Οικονομικών Δραστηριοτήτων). Έτσι, θα είμαστε σε θέση να αναλύσουμε τις κατηγορίες υπό το πρίσμα των προτύπων NEIS (European Sustainability Information Standards), με τρόπο παρόμοιο με τη διαδικασία επιλεξιμότητας και ευθυγράμμισης των δραστηριοτήτων με την Ευρωπαϊκή Ταξονομία.

Από την άλλη πλευρά, υπάρχει ένας σχετικός κίνδυνος που συνδέεται με τη διαχείριση της βάσης εφοδιασμού. Πρόκειται για έναν κίνδυνο που σχετίζεται με τους προμηθευτές με τους οποίους αποφασίσαμε να καλύψουμε τις ανάγκες που συνδέονται με τις κατηγορίες. Αυτός ο κίνδυνος, σε αντίθεση με τον προηγούμενο που είναι περισσότερο κλαδικός, είναι ένας συγκεκριμένος κίνδυνος της σχέσης που συνάπτουμε με κάθε προμηθευτή μας. Η διαχείρισή του, σε επίπεδο ESG, εννοείται ότι συνδέεται με τις δραστηριότητες που ασκεί ο κάθε προμηθευτής ως εταιρεία ως προς τη Βιωσιμότητα, και όχι απλώς από πλευράς αγορών. Σε αυτή τη διαδικασία το μοντέλο χρησιμοποιεί, όπως θα δούμε στη συνέχεια, πηγές δεδομένων διαφορετικής φύσης για να αναλύσει και να τοποθετήσει κάθε πάροχο στους αντίστοιχους πίνακες κινδύνου, χωρίς να χρειάζεται να βασιστεί αποκλειστικά σε βάσεις πληροφοριών ESG τρίτων.

Όσον αφορά τον πυλώνα διακυβέρνησης, η διαχείρισή του ξεκινά τη στιγμή που οι προμηθευτές έχουν τοποθετηθεί σε πίνακες κινδύνου, επιτρέποντας την ιεράρχηση της λίστας προμηθευτών. Αφού δοθεί προτεραιότητα, μπορεί ήδη να γίνει μια προσαρμογή που θα επικεντρώνεται περισσότερο στην ανάλυση κινδύνου για την κατάρτιση Σχεδίων Δράσης ανά προμηθευτή. Σε όλη αυτή τη διαδικασία, η τοποθέτηση κινδύνου των κατηγοριών διευκολύνει την ανάλυση πριν από την τοποθέτηση των προμηθευτών.

Τέλος, τα Σχέδια Δράσης πρέπει να υλοποιούνται από τους προμηθευτές και να ακολουθούνται από τον πελάτη που υποστηρίζεται από τα εργαλεία παρακολούθησης itbid, καθώς και από τον πίνακα Defining Command και Score System, τροφοδοτώντας τη διαδικασία βελτίωσης.

Όπως προαναφέρθηκε, οι δομικοί και σχεσιακοί κίνδυνοι πρέπει να κατανοηθούν στο λειτουργικό πλαίσιο της διαχείρισης κατηγορίας, καθώς αυτή είναι η βασική μονάδα πάνω στην οποία εργαζόμαστε για τη στρατηγική αγορών και τη λειτουργία στις περισσότερες εταιρείες. Αυτό σημαίνει ότι ο κίνδυνος δεν μπορεί να γίνει κατανοητός χωρίς να τεθεί σε εφαρμογή η διάσταση του κόστους, τόσο αυτό που σχετίζεται με κατηγορίες όσο και πιο συγκεκριμένα ανά προμηθευτή. Γι' αυτό το μοντέλο μας θεωρεί ότι στους πίνακες τοποθέτησης ο άξονας x πρέπει να αντιστοιχεί στον οικονομικό αντίκτυπο. Αυτό θα συσχετιστεί με τη μέση ετήσια κατανάλωση, σε ευρώ, της τελευταίας διετίας, τόσο σε κατηγορίες όσο και σε προμηθευτές ανάλογα με το αν πρόκειται για διαρθρωτικό ή σχεσιακό κίνδυνο.

Όσον αφορά τους άξονες συντεταγμένων, η αντιμετώπιση είναι διαφορετική ανάλογα με τον κίνδυνο που αναλύεται. Στην περίπτωση του Διαρθρωτικού Κινδύνου, που σχετίζεται με τις κατηγορίες, το μοντέλο χρησιμοποιεί μια πολυωνυμική προσέγγιση με στοιχεία σε δύο διαστάσεις: επιχειρηματικό κίνδυνο και κίνδυνο ESG. Ανάλογα με τις ανάγκες κάθε πελάτη, το ένα ή το άλλο στοιχείο κάθε διάστασης μπορεί να ενεργοποιηθεί και να αντιμετωπιστεί από κοινού ή χωριστά. Αυτές οι δύο διαστάσεις, το business και το ESG, θα εμφανιστούν και στην περίπτωση του σχεσιακού κινδύνου, αν και με διαφορετική αντιμετώπιση, όπως θα δούμε παρακάτω. Όπως ήδη αναφέρθηκε, στην περίπτωση των κατηγοριών υπάρχει επίσης ένας εκ των προτέρων χαρακτηρισμός τους με βάση την πιθανή επίδρασή τους ESG με βάση την προεγκατάσταση στις δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Ταξινόμησης, γεγονός που διευκολύνει τη μετέπειτα επεξεργασία και κατανόηση.

Σε αυτό το πλαίσιο, ο επιχειρηματικός κίνδυνος των κατηγοριών ακολουθεί ένα σχήμα πολύ παρόμοιο με αυτό που χρησιμοποιείται στο Kraljic Matrix, στο οποίο λαμβάνονται υπόψη διαστάσεις όπως το στρατηγικό, το ρυθμιστικό, το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας, η τεχνική, η ανταγωνιστικότητα της αγοράς ή η προσφορά της κατηγορίας συγκέντρωση, μεταξύ άλλων. Όσον αφορά τον κίνδυνο ESG, χρησιμοποιείται ένα μοντέλο μήτρας που συνδυάζει στοιχεία των 22 Θεμάτων του GRI (Global Reporting Initiative) με βάση το GRI 3 και το GRI 200, 300 και 400 βασικά. Ομοίως, αυτός ο πίνακας τροφοδοτείται από τα 7 θέματα και τα 37 τεύχη του ISO 26000 προσαρμοσμένα στην προσέγγιση ESG. Όλα τα παραπάνω μας επιτρέπουν να δημιουργήσουμε έναν Χάρτη Κινδύνων των κατηγοριών στις οποίες δραστηριοποιείται η εταιρεία, διευκολύνοντας την κατανόηση του διαρθρωτικού κινδύνου που σχετίζεται με την επιχείρησή σας.

Όσον αφορά τον Σχεσιακό Κίνδυνο, η κατάσταση είναι διαφορετική. Αυτός ο κίνδυνος πάντα, κατά κάποιο τρόπο, διολισθαίνει πάνω από τον ίδιο τον επιχειρηματικό κίνδυνο: έτσι ώστε δύο εταιρείες που δραστηριοποιούνται στον ίδιο κλάδο, παρόλο που έχουν πολύ παρόμοιους διαρθρωτικούς κινδύνους, ανάλογα με το χαρτοφυλάκιο προμηθευτών καθεμιάς από αυτές, μπορεί να έχουν πολύ διαφορετικούς σχεσιακούς κινδύνους. Στην περίπτωση αυτή, όπως συνέβη με τις κατηγορίες, ο άξονας συντεταγμένων του πίνακα κινδύνου αντιστοιχεί στη μέση δαπάνη σε ευρώ των δύο τελευταίων ετών που σχετίζεται με κάθε προμηθευτή.

Όμως, όσον αφορά τον άξονα των συντεταγμένων, η κατάσταση αλλάζει ουσιαστικά. Στην περίπτωση αυτή, πρόκειται για τον προσδιορισμό του κινδύνου, τόσο των επιχειρήσεων όσο και του ESG, που σχετίζεται με κάθε προμηθευτή, που νοείται ως εταιρεία που δραστηριοποιείται σε μια συγκεκριμένη αγορά. Σε αυτήν την περίπτωση, σε αντίθεση με την περίπτωση των κατηγοριών, συνήθως ο όγκος των προμηθευτών που πρέπει να αντιμετωπιστούν είναι σημαντικά υψηλός και οι απαιτούμενες πληροφορίες περίπλοκες. Αυτό αντιπροσωπεύει ένα πρόβλημα πρόσβασης στις εν λόγω πληροφορίες, συνήθως σε μεγαλύτερο βαθμό στη διάσταση ESG παρά στην επιχειρηματική διάσταση.

Στο υπόδειγμά μας, η διάσταση επιχειρηματικού κινδύνου που συνδέεται με τους προμηθευτές ακολουθεί ένα σχήμα παρόμοιο με αυτό των κατηγοριών, συσχετίζοντας με κάθε προμηθευτή διαστάσεις όπως συγκέντρωση του όγκου των επιχειρήσεων, κίνδυνος χώρας, τεχνολογική εξάρτηση, νομική υγεία, πτυχές της κυβερνοασφάλειας ή ο ορίζοντας του σχέση, μεταξύ άλλων. Αυτή η διάσταση μπορεί να αναλυθεί απευθείας με βάση δεδομένα που εξάγονται από το ERP του πελάτη ή μπορεί να καλυφθεί από δείκτες που υπάρχουν ήδη εξωτερικά, που παρέχονται για παράδειγμα από την D&B ή την e-Informa μεταξύ άλλων. Συνήθως αυτοί οι εξωτερικοί δείκτες έχουν μεγαλύτερη κάλυψη εταιρειών από τους συγκεκριμένους ESG, δεδομένου ότι έχουν χρησιμοποιηθεί για πολύ περισσότερο χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο, οι δαπανηρές εσωτερικές αναλύσεις μπορούν να αποφευχθούν εν μέρει, με αντάλλαγμα, φυσικά, το οικονομικό κόστος.

Όσον αφορά τη διάσταση ESG, αντιμετωπίζουμε το πρόβλημα της κάλυψης και του κόστους των εξωτερικών πηγών και τη δυσκολία προσδιορισμού της απόδοσης ESG μικρού μεγέθους επιχειρήσεων, από κλάδους με χαμηλή ανάπτυξη σε αυτά τα θέματα ή απλά νέους. Για να αποφευχθούν αυτά τα προβλήματα το μοντέλο εξετάζει τρεις δυνατότητες.

Από τη μία πλευρά, για αυτούς τους σχετικούς και μεγάλους προμηθευτές, μπορείτε να μεταβείτε σε εξωτερικές πηγές όπως η Ecovadis ή η Achilles και να χρησιμοποιήσετε την κατάταξη ESG για να τη μετατρέψετε στον πίνακα κινδύνου ESG προμηθευτή μας. Μια δεύτερη επιλογή είναι η χρήση δύο ερωτηματολογίων ESG που αναπτύχθηκαν από την itbid για να εντοπίσουν και στη συνέχεια να αξιολογήσουν την απόδοση ESG ορισμένων προμηθευτών που το απαιτούν, σε πρώτη φάση, ανά αντίκτυπο ή στρατηγική. Τέλος, σε εκείνους τους προμηθευτές με πιο τακτικό προφίλ ή που λειτουργούν σε συνθήκες όπου η πρόσβαση σε πληροφορίες ESG είναι δύσκολη λόγω του μεγέθους ή της τροχιάς τους, το μοντέλο μας θεωρεί την κληρονομιά του κινδύνου της κατηγορίας ως προκαταρκτικό κριτήριο θέσης για ιεράρχηση.

Στη συνέχεια, οι προμηθευτές που προσδιορίζονται ως κρίσιμοι, λογικά πολύ μικρότερος αριθμός από τον αρχικό, πρέπει να αξιολογηθούν λεπτομερώς, χρησιμοποιώντας εξωτερικές αξιολογήσεις ή ειδικά ερωτηματολόγια αξιολόγησης που έχει αναπτύξει η itbid. Αυτό μας επιτρέπει να προσαρμόσουμε τη διαδικασία στις συνθήκες κάθε πελάτη χωρίς να χρειάζεται να εξαρτόμαστε από εξωτερικές αξιολογήσεις, οι οποίες δεν είναι πάντα εφικτές σε μαζική κλίμακα, ειδικά στις αρχικές φάσεις της τοποθέτησης κινδύνου ολόκληρης της βάσης προμηθευτών, μειώνοντας το χρόνο και το κόστος έναν ουσιαστικό τρόπο.

Image by lifeforstock on Freepik

(original: https://itbid.com/blog/cadena-de-valor-y-funcion-de-compras-diligencia-debida/https://itbid.com/blog/transformacion-esg-de-la-funcion-de-compras-modelo-itbid/)