Ο κλάδος των Προμηθειών βιώνει μια περίοδο υψηλής εναλλαγής του προσωπικού λόγω της οικονομικής αστάθειας, της μεταβαλλόμενης δημογραφικής κατάστασης του εργατικού δυναμικού και της προόδου της τεχνολογίας και της τεχνητής νοημοσύνης (AI). Δίπλα στις περικοπές θέσεων εργασίας και τη γενική έλλειψη ταλέντων, η τεχνολογία αλλάζει επίσης τα απαιτούμενα προφίλ δεξιοτήτων για τους επαγγελματίες προμηθειών.
Η διαχείριση της γνώσης είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της οργανωτικής ανθεκτικότητας σε αυτό το μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον. Αυτό το άρθρο διερευνά τους υποκείμενους παράγοντες που συμβάλλουν στην πρόκληση της διατήρησης της γνώσης και εξηγεί πώς μια ψηφιακή λύση όπως η Cirtuo μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να προφυλαχθούν προληπτικά από την απώλεια γνώσης, διατηρώντας κρίσιμες πληροφορίες και γνώσεις για την κατηγορία και τους προμηθευτές.
3 λόγοι για την επιτάχυνση της απώλειας γνώσεων στον τομέα των Προμηθειών
Τρεις βασικοί παράγοντες συμβάλλουν επί του παρόντος στον αυξημένο κίνδυνο απώλειας κρίσιμων γνώσεων στα τμήματα προμηθειών.
1. Περικοπές θέσεων εργασίας
Σχεδόν οι μισές από τις αμερικανικές εταιρείες αναμένουν να απολύσουν εργαζομένους το 2025 λόγω οικονομικών δυσκολιών, ειδικών προκλήσεων του κλάδου, οργανωτικών αναδιαρθρώσεων και τεχνολογικών εξελίξεων. Η ομοσπονδιακή κυβέρνηση απολύει επίσης περίπου 200.000 εργαζομένους, πολλοί από τους οποίους αναμένεται να εργαστούν στον τομέα των προμηθειών. Η εξέλιξη αυτή δεν είναι μοναδική για τις Ηνωμένες Πολιτείες. Νωρίτερα φέτος, η κυβέρνηση του Ηνωμένου Βασιλείου ανακοίνωσε τη διάλυση του NHS England και πολλές άλλες χώρες αναζητούν επίσης ευκαιρίες για την αύξηση της αποτελεσματικότητας στις δημόσιες συμβάσεις. Οι περικοπές θέσεων εργασίας συνιστούν σοβαρό κίνδυνο, καθώς η θεσμική γνώση και η τεχνογνωσία σε εξειδικευμένους τομείς των προμηθειών, όπως οι κατηγορίες ή σχετικά με τις σχέσεις με τους προμηθευτές, συχνά χάνονται όταν αποχωρούν μέλη του προσωπικού.
2. Έλλειψη εργατικού δυναμικού και δεξιοτήτων
Ο κλάδος των Προμηθειών αγωνίζεται να προσελκύσει και να διατηρήσει ταλέντα. Σύμφωνα με την έρευνα της Deloitte 2023 Chief Procurement Officer Survey, το 70% των εταιρειών δήλωσε ότι η απόκτηση και διατήρηση ταλέντων είναι ο σημαντικότερος εσωτερικός κίνδυνος. Η πρόκληση αυτή δεν έχει εξαφανιστεί έκτοτε. Οι λόγοι για την περιορισμένη διαθεσιμότητα εξειδικευμένων ταλέντων στις ανεπτυγμένες χώρες περιλαμβάνουν δημογραφικές αλλαγές καθώς οι μεγαλύτεροι σε ηλικία εργαζόμενοι συνταξιοδοτούνται, τον υψηλό όγκο παραιτήσεων κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19 και τις προκαταλήψεις για τις προμήθειες ως «μη ελκυστική» επιλογή καριέρας μεταξύ των αποφοίτων που δεν κατανοούν πλήρως το επάγγελμα. Οι ελλείψεις δεξιοτήτων σημαίνουν ότι οι διαθέσιμες θέσεις συχνά αργούν να καλυφθούν και τα νέα μέλη του προσωπικού πρέπει να βασίζονται σε αποθηκευμένες πληροφορίες για να αποκτήσουν ταχύτητα.
3. Τεχνολογικές εξελίξεις και τεχνητή νοημοσύνη
Η αυξημένη διαθεσιμότητα ψηφιακών εργαλείων και τεχνητής νοημοσύνης αλλάζει το τοπίο των δεξιοτήτων στις Προμήθειες. Καθώς οι εταιρείες χρησιμοποιούν ολοένα και περισσότερο την τεχνολογία για την αυτοματοποίηση των συναλλακτικών διαδικασιών, οι ρόλοι των επαγγελματιών Προμηθειών μετατοπίζονται και επικεντρώνονται περισσότερο σε στρατηγικά καθήκοντα.
Οι καθημερινές τους ευθύνες απαιτούν όλο και περισσότερο να έχουν τις δεξιότητες να εργάζονται με δεδομένα και να χρησιμοποιούν με αυτοπεποίθηση τα ψηφιακά εργαλεία. Λόγω αυτών των αλλαγών, οι υπάρχοντες επαγγελματικοί ρόλοι εξελίσσονται ή εξαφανίζονται, ενισχύοντας τον αντίκτυπο των περικοπών θέσεων εργασίας και της έλλειψης εργατικού δυναμικού στον κλάδο των προμηθειών. Καθώς το επάγγελμα εξελίσσεται, η διατήρηση της τεχνογνωσίας είναι κρίσιμη, ιδίως καθώς η τεχνολογία μπορεί να αξιοποιήσει αυτές τις πληροφορίες στην πορεία.
Ψηφιοποίηση της γνώσης για την αύξηση της οργανωτικής ανθεκτικότητας
Με την προληπτική καταγραφή και εγκόλπωση κρίσιμων γνώσεων για τις προμήθειες γύρω από κατηγορίες και προμηθευτές, οι οργανισμοί μπορούν να αποτρέψουν την απώλεια κρίσιμης τεχνογνωσίας σε περιόδους υψηλής εναλλαγής εργαζομένων. Με το Cirtuo, οι εταιρείες μπορούν να δημιουργήσουν ένα κεντρικό αποθετήριο πληροφοριών και να τυποποιήσουν το περιεχόμενο και τις διαδικασίες τους, αυξάνοντας την οργανωτική ανθεκτικότητα όταν τα μέλη της ομάδας αυξομειώνονται.
Τα οφέλη από τη χρήση του Cirtuo για τη διαχείριση της γνώσης περιλαμβάνουν:
- Ταχύτερη εισαγωγή: Ένα κεντρικό αποθετήριο πληροφοριών επιτρέπει στους νέους υπαλλήλους να ενημερώνονται και να λαμβάνουν γρήγορα τεκμηριωμένες αποφάσεις, αποφεύγοντας δαπανηρά λάθη και διασφαλίζοντας τη στρατηγική ευθυγράμμιση.
- Ελεγχόμενες αποφάσεις: Μια σαφώς τεκμηριωμένη και εγκεκριμένη στρατηγική διασφαλίζει ότι το σκεπτικό και τα κίνητρα πίσω από την επιλεγμένη στρατηγική μπορούν να ελεγχθούν και να αντανακλώνται όταν προστίθενται νέα μέλη της ομάδας ή όταν αλλάζει το επιχειρηματικό περιβάλλον.
- Αυξημένη συνεργασία και ανταλλαγή γνώσεων: Το Cirtuo επιτρέπει την ανταλλαγή γνώσεων μεταξύ τμημάτων και ομάδων, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι κρίσιμες πληροφορίες δεν αποσιωπώνται ή δεν χάνονται όταν οι εργαζόμενοι αποχωρούν ή αλλάζουν οι ρόλοι.
- Χαμηλότεροι κίνδυνοι: Η διατήρηση της γνώσης βοηθά στον εντοπισμό και τον μετριασμό των κινδύνων, διατηρώντας τα διδάγματα που αντλήθηκαν από προηγούμενες εμπειρίες.
- Συνεπής διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές: Με το Cirtuo, οι σχέσεις με τους προμηθευτές τεκμηριώνονται και μπορούν να μεταφερθούν απρόσκοπτα σε νέα μέλη της ομάδας.
- Αυξημένη καινοτομία και αυτοματοποίηση: Οι πληροφορίες που τεκμηριώνονται στο Cirtuo μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εκπαίδευση της τεχνητής νοημοσύνης και την περαιτέρω αυτοματοποίηση των διαδικασιών.
Προληπτική διατήρηση της γνώσης με το Cirtuo
Τα τμήματα Προμηθειών αντιμετωπίζουν τεράστιες προκλήσεις όσον αφορά τη διατήρηση των θεσμικών και φυλετικών γνώσεων, καθώς οι οργανισμοί απολύουν προσωπικό λόγω της οικονομικής αβεβαιότητας, οι δημογραφικές αλλαγές ενισχύουν τις ελλείψεις δεξιοτήτων και η τεχνητή νοημοσύνη και η τεχνολογία αμφισβητούν τις καθιερωμένες οργανωτικές δομές.
Σε αυτό το επιχειρηματικό περιβάλλον, η αποτύπωση και η εύκολη πρόσβαση στη γνώση είναι ζωτικής σημασίας για να διασφαλιστεί ότι δεν χάνεται κρίσιμη τεχνογνωσία, ότι οι σχέσεις με τους προμηθευτές μπορούν να διατηρηθούν και ότι οι επιχειρηματικοί στόχοι μπορούν να υποστηριχθούν. Το Cirtuo μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να διατηρήσουν τη γνώση των κατηγοριών και των προμηθευτών τους και να καταστήσουν τις πληροφορίες αυτές διαθέσιμες σε όλες τις προμήθειες. Μιλήστε μαζί μας για να μάθετε πώς άλλες επιχειρήσεις έχουν βελτιώσει τη διακυβέρνηση των διαδικασιών και τη διαχείριση της γνώσης τους με το Cirtuo.
(original: https://www.cirtuo.com/resources/why-knowledge-retention-is-key-to-securing-the-future-of-procurement)