Οι 5 μεγαλύτεροι μύθοι γύρω από τη διαδικασία του Procurement

Εσείς πιστεύετε σε αυτούς τους μύθους;

1. Όσο περισσότερο συγκεκριμένες είναι οι προδιαγραφές του προϊόντος τόσο το καλύτερο.
Όταν όλοι οι ανταγωνιζόμενοι προμηθευτές κάνουν προσφορές με τις ίδιες προδιαγραφές στο ζητούμενο προϊόν, εξασφαλίζεται η ισότητα, η συγκρισιμότητα και η δυνατότητα επιλογής του προμηθευτή βάσει λιγότερων παραγόντων. Παρόλα αυτά, η εξειδίκευση των προδιαγραφών αφήνει εκτός παιχνιδιού προμηθευτές οι οποίοι είναι πιο ικανοί στο επάγγελμά τους, έχουν περισσότερες δυνατότητες και μπορούν να προσφέρουν βελτιωμένες προσφορές και μεγαλύτερη αξία.

2. Η ανάλυση του συνολικού κόστους ιδιοκτησίας (Total Cost of Ownership – TCO) είναι η άριστη μέθοδος επιλογής ενός προμηθευτή.
Η ανάλυση αυτή είναι όντως εξαιρετικά χρήσιμη πρακτική. Στην περίπτωση όμως που οι διαφοροποιημένες προσφορές προμηθευτών επιφέρουν και άλλου είδους αξία για την εταιρία σας, όπως υψηλότερα έσοδα (βλ. ανταποδοτικές σχέσεις), η μέθοδος αυτή είναι πιθανό να μην οδηγήσει στην επιλογή της πιο συμφέρουσας προσφοράς. Η μέθοδος Total Value Management ίσως είναι μια προτιμότερη λύση.

3. Οι μικροί οργανισμοί παροχής προμηθειών δεν μοιράζονται ποτέ στοιχεία σχετικά με την χρηματοοικονομική τους κατάσταση.
Προμηθευτές με νομικές μορφές Ο.Ε. ή ατομικών επιχειρήσεων προβάλλουν αντίσταση όταν θα τους ζητήσετε οικονομικά στοιχεία. Ωστόσο, συνδέοντας την εμφάνιση των χρηματοοικονομικών καταστάσεων τους με την απόφαση επιλογής σας για την ανάθεση των παραγγελιών και τη παροχή διευκολύνσεων (υπογραφή συμφωνίας μη αποκάλυψης των καταστάσεων σε τρίτους ή/και περιορισμένης πρόσβασης στα δεδομένα) είναι εφικτό τελικά να πειστούν.

4. Τα μακροχρόνια συμβόλαια πρέπει να ενεργοποιούνται αμέσως μετά την ολοκλήρωση των διαπραγματεύσεων.
Συνηθίζεται έπειτα από την επιλογή του κατάλληλου προμηθευτή να υπογράφονται μακροπρόθεσμες συνεργασίες, οι οποίες στην αρχή φαίνονται έξυπνες επιλογές αλλά η πραγματικότητα μετέπειτα μπορεί να είναι απογοητευτική. Έτσι η επιχείρηση σας μπορεί να εγκλωβιστεί και να προσπαθεί συνεχώς να διορθώνει τα κακώς κείμενα, αφού έχει δεσμευτεί για μεγάλο χρονικό διάστημα. Μια πιθανή και εφαρμόσιμη πρόταση για να αποφύγετε τέτοια φαινόμενα, είναι να φροντίσετε η δομή των συμβολαίων να περιέχει μια σύντομη δοκιμαστική περίοδο. Έτσι αν απογοητευτείτε από τον επιλεγμένο και φερόμενο ως κατάλληλο προμηθευτή, μπορεί να εξερευνήσετε άλλες εναλλακτικές πηγές.

5. Η συνεργασία με ένα μόνο προμηθευτή είναι πάντα η καλύτερη επιλογή.
Καθώς η επιλογή ενός προμηθευτή μπορεί να σας οδηγήσει σε αρκετά οφέλη, όπως η αύξηση των εκπτώσεων λόγω μεγάλου όγκου παραγγελιών, η ύπαρξη μιας μόνο πηγής αποδειχθεί επικίνδυνη για εσάς τελικά. Τι θα συμβεί αν η προσφορά από αυτή τη μοναδική πηγή διαταραχθεί; Η διπλή πηγή προμηθειών σας δίνει τη δυνατότητα υψηλότερου βαθμού μόχλευσης, ενώ υπάρχει ένα εφεδρικό σχέδιο εάν ένας προμηθευτής αδυνατεί να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις σας.

Με την απομυθοποίηση των παραπάνω σημείων λοιπόν, μπορείτε να κάνετε αποδοτικότερες επιλογές ως προς τους προμηθευτές σας προκειμένου να έχετε αυξημένο όφελος.

Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn στις 31 Ιανουαρίου 2016
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum