Τα δεδομένα των προμηθευτών συνήθως ανακύπτουν ως θέμα κατά την ενσωμάτωση. Ένας προμηθευτής υποβάλλει πληροφορίες, τα έγγραφα εξετάζονται και ο προμηθευτής εγκρίνεται για συνεργασία. Από εκείνο το σημείο και μετά, οι πληροφορίες που συλλέγονται κατά την εισαγωγή, γίνονται συχνά η βάση πληροφοριών στην οποία βασίζονται όλοι.
Η πρόκληση είναι ότι οι προμηθευτές αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου. Τα στοιχεία επικοινωνίας αλλάζουν, οι δομές ιδιοκτησίας αλλάζουν και οι κανονισμοί εξελίσσονται. Οι πληροφορίες που ήταν ακριβείς στην αρχή, σταδιακά γίνονται λιγότερο αξιόπιστες εάν δεν επανεξεταστούν ποτέ.
Στην πράξη, τα δεδομένα προμηθευτών λειτουργούν καλύτερα όταν η διαχείρισή τους γίνεται ως συνεχής κύκλος ζωής και όχι ως μεμονωμένο γεγονός.
Τα περισσότερα δεδομένα προμηθευτών κινούνται σε πέντε στάδια:
- Ενσωμάτωση
- Επαλήθευση
- Έγκριση και ενεργοποίηση
- Συνεχής συντήρηση
- Παρακολούθηση και επαναξιολόγηση κινδύνου
Αυτός ο τρόπος αντιμετώπισης των δεδομένων των προμηθευτών βοηθά τις ομάδες να διατηρούν τις πληροφορίες ακριβείς και χρήσιμες πολύ μετά τη συμπλήρωση της πρώτης φόρμας εισαγωγής.
Γιατί έχει σημασία ο κύκλος ζωής
Τα δεδομένα προμηθευτών υποστηρίζουν πλέον πολύ περισσότερα από την ενσωμάτωση και την επεξεργασία πληρωμών. Βοηθούν τους οργανισμούς να κατανοήσουν:
- Ποιοι προμηθευτές είναι κρίσιμοι για τη λειτουργία
- Πώς εξελίσσονται οι υποχρεώσεις συμμόρφωσης
- Εάν οι βασικές πιστοποιήσεις και η ασφάλιση παραμένουν έγκυρες
- Πόσο εκτεθειμένη μπορεί να είναι η επιχείρηση σε λειτουργικό ή οικονομικό κίνδυνο
Εάν τα αρχεία προμηθευτών αντικατοπτρίζουν μόνο τη στιγμή που ένας προμηθευτής εντάχθηκε στη βάση προμηθευτών, σταδιακά απομακρύνονται από την πραγματικότητα. Αυτό γίνεται συχνά ορατό κατά τη διάρκεια εσωτερικών ελέγχων, ελέγχων συμμόρφωσης ή όταν μια ομάδα προσπαθεί να καταλάβει πόσο εξαρτημένος είναι ο οργανισμός από έναν συγκεκριμένο προμηθευτή.
Η διαχείριση των δεδομένων προμηθευτών ως κύκλου ζωής βοηθά στη διατήρηση αυτών των πληροφοριών ευθυγραμμισμένων με την τρέχουσα κατάσταση της βάσης εφοδιασμού.
Τα πέντε στάδια του κύκλου ζωής των δεδομένων προμηθευτή
1. Ενσωμάτωση προμηθευτή
Η ενσωμάτωση καθορίζει το βασικό προφίλ του προμηθευτή. Σε αυτό το στάδιο οι οργανισμοί συνήθως συλλέγουν:
- Στοιχεία νομικής οντότητας
- Πληροφορίες εγγραφής προμηθευτή
- Βασικές επαφές
- Υπηρεσίες ή αγαθά που παρέχει ο προμηθευτής
- Δικαιολογητικά όπως ασφάλιση ή πιστοποιήσεις
Μια καλά σχεδιασμένη διαδικασία ενσωμάτωσης συλλέγει τις πληροφορίες που απαιτούνται για την αξιολόγηση του προμηθευτή, διατηρώντας, παράλληλα, εύκολα διαχειρίσιμη για τον προμηθευτή την αρχική εγγραφή του στο σύστημα.
2. Επαλήθευση
Μόλις υποβληθούν οι πληροφορίες, πρέπει να επανεξεταστούν.
Η επαλήθευση επιβεβαιώνει ότι ο προμηθευτής υφίσταται ως νομική οντότητα και ότι η παρεχόμενη τεκμηρίωση είναι έγκυρη. Ανάλογα με τον κλάδο, αυτό το βήμα μπορεί να περιλαμβάνει οικονομικούς ελέγχους, έλεγχο κυρώσεων ή ελέγχους συμμόρφωσης με τους κανονισμούς.
Η έγκαιρη ολοκλήρωση αυτών των ελέγχων βοηθά να διασφαλιστεί ότι τα αρχεία προμηθευτών μπορούν να είναι αξιόπιστα για ολόκληρο τον οργανισμό.
3. Έγκριση και ενεργοποίηση
Μετά την επαλήθευση, ο προμηθευτής μπορεί να εγκριθεί επίσημα.
Σε αυτό το σημείο τίθεται σε λειτουργία το αρχείο προμηθευτή. Οι ομάδες προμηθειών, οικονομικών και άλλες ομάδες αρχίζουν να βασίζονται στις πληροφορίες που συλλέγονται κατά την ενσωμάτωση για τη διαχείριση παραγγελιών, συμβάσεων και πληρωμών.
Ένα σαφές βήμα έγκρισης βοηθά να διασφαλιστεί ότι οι ελλιπείς ή μη επαληθευμένες εγγραφές δεν εισέρχονται σε λειτουργικά συστήματα.
4. Συνεχής συντήρηση δεδομένων
Αυτό είναι το στάδιο όπου τα δεδομένα προμηθευτών συχνά γίνονται λιγότερο αξιόπιστα.
Με την πάροδο του χρόνου:
- Οι επαφές αλλάζουν ρόλους
- Οι πιστοποιήσεις λήγουν
- Η ασφάλιση ανανεώνεται
- Οι προμηθευτές επεκτείνονται σε νέες υπηρεσίες ή περιοχές
Χωρίς τρόπο περιοδικής ανανέωσης αυτών των πληροφοριών, τα αρχεία προμηθευτών γίνονται ολοένα και λιγότερο αξιόπιστα.
Αυτό αποφεύγεται με δομημένες ενημερώσεις. Τα έγγραφα που λήγουν μπορούν να ανανεωθούν, οι βασικές λεπτομέρειες μπορούν να ελέγχονται σε τακτά χρονικά διαστήματα και οι προμηθευτές μπορούν να ενημερώνουν τις πληροφορίες όποτε συμβαίνουν αλλαγές.
5. Παρακολούθηση και επαναξιολόγηση κινδύνου
Ορισμένοι προμηθευτές απαιτούν μεγαλύτερη προσοχή με την πάροδο του χρόνου.
Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για προμηθευτές που είναι κρίσιμοι για τις λειτουργίες, δραστηριοποιούνται σε τομείς υψηλότερου κινδύνου ή υποστηρίζουν ρυθμιζόμενες δραστηριότητες.
Η περιοδική επαναξιολόγηση επιτρέπει στους οργανισμούς να επανεξετάζουν οικονομικούς δείκτες, απαιτήσεις συμμόρφωσης και άλλα σήματα που μπορεί να επηρεάσουν τη σχέση με τον προμηθευτή. Αυτό βοηθά τις ομάδες να διατηρήσουν μια σαφέστερη κατανόηση του πού βρίσκεται η έκθεση σε κίνδυνο.
Κάνοντας τον κύκλο ζωής διαχειρίσιμο
Η διαχείριση των δεδομένων προμηθευτών δεν χρειάζεται να προσθέτει πολυπλοκότητα με την πάροδο του χρόνου. Στην πράξη, οι ομάδες που την χειρίζονται αποτελεσματικά τείνουν να ακολουθούν μερικές απλές αρχές:
Εστιάστε στις πληροφορίες που έχουν μεγαλύτερη σημασία
Συλλέξτε και διατηρήστε τα δεδομένα που υποστηρίζουν πραγματικές αποφάσεις, όπως η νομική ταυτότητα, ο επιχειρησιακός ρόλος και οι βασικοί δείκτες κινδύνου.
Ελέγξτε τους προμηθευτές ανάλογα με τη σημασία τους
Οι κρίσιμοι προμηθευτές συνήθως απαιτούν συχνότερες ενημερώσεις από τους προμηθευτές χαμηλού κινδύνου.
Απλώστε τις ενημερώσεις σε όλη τη διάρκεια του έτους
Τα μικρότερα, τακτικά σημεία ανανέωσης είναι πιο εύκολο να διαχειριστούν από τις μεγάλες περιοδικές αναθεωρήσεις.
Μοιράστε την ευθύνη μεταξύ των ομάδων
Οι Προμήθειες συχνά οδηγούν τη διαδικασία, αλλά οι ομάδες νομικών, οικονομικών, συμμόρφωσης και κινδύνου συμβάλλουν στη διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών των προμηθευτών.
Ένας πιο αξιόπιστος τρόπος διαχείρισης των δεδομένων προμηθευτών
Όταν η διαχείριση των δεδομένων προμηθευτών γίνεται ως κύκλος ζωής, αυξάνεται η αξιοπιστία τους και γίνεται πιο εύκολη η χρήση τους.
Οι ομάδες αφιερώνουν λιγότερο χρόνο στην αναζήτηση πληροφοριών που λείπουν, η προετοιμασία του ελέγχου γίνεται πιο απλή και οι συζητήσεις κινδύνου γίνονται πιο σαφείς, επειδή τα υποκείμενα δεδομένα αντικατοπτρίζουν την τρέχουσα κατάσταση της βάσης εφοδιασμού.
Ο στόχος δεν είναι τέλεια δεδομένα, αλλά αξιόπιστα δεδομένα, που υποστηρίζουν τις καθημερινές αποφάσεις.
Πώς το Canopy υποστηρίζει τον κύκλο ζωής των δεδομένων προμηθευτή
Το Canopy βοηθά τους οργανισμούς να διαχειρίζονται δεδομένα προμηθευτών σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής. Οι πληροφορίες προμηθευτή μπορούν να συλλεχθούν κατά την ενσωμάτωση, να επαληθευτούν, να εγκριθούν και στη συνέχεια να διατηρηθούν με την πάροδο του χρόνου μέσω δομημένων ενημερώσεων και παρακολούθησης εγγράφων.
Αυτό διατηρεί τα αρχεία προμηθευτών ακριβή χωρίς να βασίζονται σε χειροκίνητο κυνήγι δεδομένων ή αποσυνδεδεμένα υπολογιστικά φύλλα και οι ομάδες αποκτούν σαφέστερη ορατότητα των προμηθευτών τους και μεγαλύτερη εμπιστοσύνη στα δεδομένα πίσω από βασικές αποφάσεις.
Πηγές & Αναφορές: https://www.team-canopy.com/post/the-supplier-data-lifecycle-from-onboarding-to-ongoing-risk-management