Τις τελευταίες δεκαετίες έχουν γίνει αρκετά βήματα προς την ψηφιοποίηση των Προμηθειών. Από τα βασικά συστήματα διαχείρισης των διαδικασιών της δεκαετίας του ’90 έχουμε φτάσει σήμερα σε λογισμικά υποβοηθούμενα από Τεχνητή Νοημοσύνη και blockchain. Η εισαγωγή όλων αυτών – γνωστή ως ψηφιοποίηση των Προμηθειών – μπορεί να συμβάλλει στον ριζικό μετασχηματισμό της λειτουργίας των Προμηθειών. Χαιρετίζεται ως καταλύτης καινοτομίας, στρατηγικός μοχλός και τεχνολογικό σημείο καμπής.
Σήμερα υπολογίζεται ότι υπάρχουν πάνω από 4.000 διαφορετικά εξειδικευμένα λογισμικά, που το 2021 απέφεραν εισόδημα περισσότερων από 6 δισ. USD, ο ρυθμός αύξησης του οποίου προβλέπεται να παραμείνει λίγο πάνω από το 10% ως το 2026. Παρόλα αυτά, ο ρυθμός υιοθέτησης της τεχνολογίας παραμένει χαμηλός, με το The Fraunhofer Institute να καταγράφει ότι μόνο το 28% των επιχειρήσεων αξιοποιούν προηγμένα συστήματα για τις Προμήθειες.
Είναι όμως πραγματικά χρήσιμη η υιοθέτηση τους; Οι S Herold, J Heller, F Rozemeijer, D Mahr διερεύνησαν τα αποτελέσματα της χρήσης τους, επιθεωρώντας τη σχετική βιβλιογραφία, στη μελέτη τους Dynamic capabilities for digital procurement transformation: a systematic literature review (2022). Αρχικά, διαπίστωσαν ως αναγκαίες προϋποθέσεις της επιτυχούς ψηφιοποίησης κάποιες εσωτερικές δεξιότητες των οργανισμών, τις οποίες ομαδοποίησαν στις παρακάτω κατηγορίες:
- Δεξιότητες αντίληψης ευκαιριών από την ψηφιοποίηση. Οι εξελίξεις και η ανάπτυξη της πληροφορικής, των επικοινωνιών και της συνδεσιμότητας απαιτούν από τους οργανισμούς να διαθέτουν γνώση για τα ψηφιακά εργαλεία, αλλαγή του τρόπου σκέψης και ψηφιακό όραμα, ικανότητα εκπόνησης ψηφιακών σεναρίων για το μέλλον.
- Δεξιότητες αξιοποίησης της τεχνολογίας. Είναι αναγκαίο να μπορεί να «ζυγίζονται» οι επιλογές και να συνδυάζονται οι τεχνολογίες. Πέρα από την αυτοματοποίηση, επιλογές μπορεί να προσφέρονται και για την ενίσχυση ή την αυτονομία των διαδικασιών των Προμηθειών.
- Ψηφιακή επιδεξιότητα. Σίγουρα κάποιοι οργανισμοί πρέπει να αναβαθμίσουν τις γνώσεις των στελεχών τους στον χειρισμό ψηφιακών εργαλείων, αλλά από όλες αναμένεται να διαθέτουν ανθρώπους με επαρκή ψηφιακή ωριμότητα, διατμηματική ψηφιακή συνεργασία, ικανότητα να αναδιοργανώνουν τις λειτουργίες τους, ομάδα αφιερωμένη στον ψηφιακό μετασχηματισμό.
Όταν υπάρχουν αυτά τα «θεμέλια», οι συγγραφείς βρήκαν από την επιθεώρηση της βιβλιογραφίας ότι τα αποτελέσματα της ψηφιοποίησης είναι ως εξής:
- Μειωμένα διοικητικά κόστη, τόσο στην εκτέλεση, όσο και στη διαχείριση των δραστηριοτήτων. Τόσο σε όρους χρηματικούς, όσο και χρόνου.
- Βελτιωμένη διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές. Έχει αποδειχθεί ότι ενδυναμώνονται οι σχέσεις με τους προμηθευτές, καθώς και ότι διευκολύνεται η αξιολόγησή τους.
- Περιορισμός του κινδύνου / Αύξηση της ανθεκτικότητας. Μέσω της αυξημένης διαφάνειας και ορατότητας στην εφοδιαστική αλυσίδα.
- Μειωμένα κόστη πρώτων υλών. Επιπροσθέτως του διοικητικού κόστους, έχει βεβαιωθεί μείωση του κόστους κατά το sourcing με ψηφιακά μέσα.
- Αύξηση της ποιότητας. Εν μέρει επίσης εξαιτίας της διαφάνειας, αλλά επίσης λόγω του περιορισμού των λαθών και των καθυστερήσεων.
- Αύξηση της βιωσιμότητας. Η διαφάνεια, η επαλήθευση και η επικύρωση που προσφέρουν τα ψηφιακά εργαλεία συνεισφέρουν δραματικά.
- Αύξηση/Μείωση της ευελιξίας. Από τη μια μεριά η διαδραστικότητα με τους προμηθευτές αυξάνει την ευελιξία με τους προμηθευτές, ενώ από την άλλη η αυτοματοποίηση πιθανώς να κάνει τις διαδικασίες πιο άκαμπτες.
Συμπερασματικά, οι συγγραφείς προτείνουν ότι οι οργανισμοί πρέπει πρώτα να κοιτάξουν βαθιά μέσα στις ισχύουσες διαδικασίες Προμηθειών τους, στις ενέργειες, στα καθήκοντα και σε όλα τα επίπεδα, καθημερινότητας, τακτικό, στρατηγικό και μετά να διερευνήσουν ψηφιακές τεχνολογίες σχετικές με τις ανάγκες τους και τις υποδομές τους.
του Παναγιώτη Τσαλουχίδη, Strategic Account Manager της Actum