Η εφαρμογή τεχνολογιών ψηφιοποίησης στις Προμήθειες έχει καθιερωθεί να θεωρείται ο καταλύτης της επανάστασης στον τρόπο διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας. Αυτό οδήγησε τις επιχειρήσεις να αναζητούν και να πειραματίζονται με νέες τεχνολογικές λύσεις.

Αν και η ψηφιοποίηση θεωρείται επιτακτική για τις επιχειρήσεις που έχουν το βλέμμα στο μέλλον, η υιοθέτησή της μοιάζει να υστερεί των προσδοκιών. Μια σειρά από κρίσιμους παράγοντες επηρεάζει την αποδοχή της. Οι Lorents et al., στη μελέτη τους Structuring the phenomenon of procurement digitalization: contexts, interventions and mechanisms (2021), καταγράφουν αυτούς τους παράγοντες και τους διαχωρίζουν σε αυτούς του εσωτερικού και σε εκείνους του εξωτερικού περιβάλλοντος:

1. Πλαίσιο
    Όσον αφορά στο γενικότερο πλαίσιο, οι οδηγοί της απόφασης για ψηφιοποίηση μπορεί να θεωρηθεί ότι είναι τρεις:
    i. Η δυναμική του εξωτερικού περιβάλλοντος.
        Περιλαμβάνει τους κινδύνους, την αστάθεια, τη διακύμανση των τιμών.
    ii. Η πολυπλοκότητα του εξωτερικού περιβάλλοντος.
        Αφορά κυρίως το μήκος της εφοδιαστικής αλυσίδας, τον αριθμό διαθέσιμων προμηθευτών, την ποικιλία των προδιαγραφών και απαιτήσεων.
    iii. Η πολυπλοκότητα του εσωτερικού περιβάλλοντος.
        Πολλοί διαφορετικοί εσωτερικοί πελάτες, διάφορα ψηφιακά συστήματα και ροές ενεργειών χωρίς ενιαία δομή, σύνθετη δομή του οργανισμού με πολλές χωριστές μονάδες.

2. Ψηφιακές παρεμβάσεις
    i. Υποστήριξη επικοινωνίας.
        Μοίρασμα πληροφορίας ανάμεσα σε πολλούς διαφορετικούς ενδιαφερόμενους. Συντελεί σε καλύτερο συντονισμό, μηχανισμούς ελέγχου κανονιστικής συμμόρφωσης και ορατότητα των συμβολαίων που προκύπτουν από το στρατηγικό sourcing.
    ii. Δομή διαδικασιών.
        Θα μπορούσε να περιλαμβάνει:
        • Στρατηγικές επιλογές για εξοικονομήσεις και αποτελεσματικότητα.
        • Πολύπλοκη δομή με πολλές μονάδες της επιχείρησης, πολλούς εσωτερικούς πελάτες, ετερογενείς ανάγκες.
        • Τυποποίηση διαδικασιών και συμμόρφωση.
    iii. Επεξεργασία πληροφορίας.
        Αρχειοθέτηση και διαχείριση πληροφορίας, εγκαίρως και χωρίς λάθη, με σκοπό τη διαφάνεια, την υλοποίηση των στρατηγικών επιλογών, και την υποστήριξη του Category Management.
        • Πίεση για κανονιστική συμμόρφωση και αριστεία.
        • Επιθυμία ενιαίας απεικόνισης δεδομένων, π.χ. Δεδομένα Δαπάνης.
        • Ενσωμάτωση δεδομένων αγοράς και εξωτερικού περιβάλλοντος.

3. Μηχανισμοί
    i. Διαχείριση συναλλαγών.
    ii. Συντονισμός και έλεγχος.
    iii. Βελτίωση διαδικασιών και καινοτομία.
    iv. Στρατηγική ευθυγράμμιση.
    v. Εκτίμηση ικανοτήτων προμηθευτών.
    vi. Διαχείριση προμηθευτών.
    vii. Διαχείριση γνώσης της αγοράς.

Συνήθως, η ανωριμότητα μιας νέας τεχνολογίας ή του ίδιου του οργανισμού, η χαμηλή διάθεση για καινοτομία και η έλλειψη έτοιμων συστημάτων που μια επιχείρηση θα ξεκινήσει να χρησιμοποιεί άμεσα, είναι οι παράγοντες που αποτρέπουν από την υιοθέτηση ψηφιακών εργαλείων.

Συχνά, είναι η μείωση του κόστους που οδηγεί κάποιες επιχειρήσεις στην τεχνολογία, ενώ άλλες στρέφονται εκεί για να υποστηρίξουν τη στρατηγική επιλογή τους για καινοτομία. Σε κάθε περίπτωση, το πλαίσιο εντός του οποίου καλείται να λειτουργήσει οποιοδήποτε ψηφιακό μέσο θα πρέπει να καθοδηγεί όσους παίρνουν αποφάσεις για την υιοθέτηση και αξιολόγησή του.

Image designed by starline / Freepik 

του Παναγιώτη Τσαλουχίδη, Strategic Account Manager της Actum