---

 

Λύνουμε τις αμφιβολίες σας (Μέρος 1) σχετικά με τη χρήση του λογισμικού Προμηθειών.

Η έναρξη της χρονιάς με διαύγεια και η διασαφήνιση των αμφιβολιών πρέπει να αποτελεί προτεραιότητα. Γνωρίζουμε ότι οι πρώτες συναντήσεις της χρονιάς δημιουργούν πολλές ερωτήσεις, ειδικά όταν πρόκειται για την ψηφιοποίηση και τη διαχείριση των προμηθευτών. Γι' αυτό συγκεντρώσαμε τις πιο συχνές ερωτήσεις των πελατών μας για να σας βοηθήσουμε να καταλάβετε πότε και γιατί χρειάζεστε ένα λογισμικό Προμηθειών.

 

Πότε μια εταιρεία χρειάζεται λογισμικό αγορών;

Η διαχείριση των προμηθευτών, αν και συχνά υποτιμάται, μπορεί να κάνει τη διαφορά σε ένα τμήμα αγορών. Με ένα λογισμικό αγορών ή μια πλατφόρμα διαχείρισης προμηθευτών, μπορείτε:

• Να μειώσετε τους κινδύνους.
• Να βελτιστοποιήσετε τις εσωτερικές διαδικασίες.
• Να ενισχύσετε τις σχέσεις με τους προμηθευτές.
• Να βελτιώσετε τη διαφάνεια σε όλα τα στάδια της διαδικασίας αγοράς.

Αλλά το χρειάζεται πραγματικά η εταιρεία σας;

 

Αξιολογήστε αν η εταιρεία σας είναι έτοιμη για λογισμικό προμηθειών:

Βεβαιωθείτε ότι ο οργανισμός σας πληροί αυτές τις προϋποθέσεις:

1. Σαφές μοντέλο λειτουργίας: Έχετε καθορισμένες διαδικασίες, όπως η κατηγοριοποίηση των προμηθευτών;
2. Καθορισμένοι οργανωτικοί ρόλοι: Έχετε άτομα υπεύθυνα για κάθε βασική λειτουργία;

Εάν δεν έχετε αυτές τις βάσεις, εργαστείτε πρώτα για τη διάρθρωση του οργανισμού σας πριν υιοθετήσετε ένα ψηφιακό εργαλείο.

 

Σημάδια ότι χρειάζεστε λογισμικό Προμηθειών:

Εάν αναγνωρίζετε κάποιο από αυτά τα σημεία στην εταιρεία σας, ίσως ήρθε η ώρα να αποκτήσετε ένα λογισμικό για τις Προμήθειες:

1. Αποδιοργανωμένη διαχείριση:
   Χαοτική ή δύσκολη παρακολούθηση της τιμολόγησης και της τεκμηρίωσης.
2. Έλλειψη κεντρικής διαχείρισης:
   Οι πληροφορίες για τους προμηθευτές δεν βρίσκονται σε ένα μέρος προσβάσιμο από όλους.
3. Χειροκίνητη σύγκριση και αξιολόγηση των προσφορών:
   Επαναλαμβανόμενες και χρονοβόρες εργασίες που καταναλώνουν χρόνο και πόρους.
4. Αναποτελεσματικές διαπραγματεύσεις:
   Αργές διαδικασίες και μη βέλτιστα αποτελέσματα στις συμφωνίες με τους προμηθευτές.
5. Αδιαφανής παρακολούθηση:
   Δεν έχετε πλήρη ορατότητα της ροής των αγορών, από την παραγγελία έως την παράδοση.
6. Κακή επικοινωνία με τους προμηθευτές:
   Συχνές παρεξηγήσεις που εμποδίζουν τις σχέσεις.
7. Αδύναμες πολιτικές αγορών:
   Οι εσωτερικοί κανόνες δεν διασφαλίζουν τη συνέπεια και τη συμμόρφωση.
8. Ξεπερασμένη βάση δεδομένων:
   Δυσκολίες στη διατήρηση ενός ενημερωμένου και πλήρους καταλόγου προμηθευτών.
9. Έλλειψη ορατότητας των επιδόσεων:
   Έλλειψη σαφών μετρήσεων σχετικά με την ποιότητα και την απόδοση των προμηθευτών.

Αν κάποιο από αυτά τα σημεία σας ακούγεται οικείο, ίσως ήρθε η ώρα να εξετάσετε μια ψηφιακή λύση για να μεταμορφώσετε τη διαχείριση των προμηθειών σας.


ERP ή λογισμικό Προμηθειών; Η απάντηση δεν είναι η επιλογή, είναι η ενοποίηση.

Ένα ERP είναι απαραίτητο για τη διαχείριση των εσωτερικών διαδικασιών μιας εταιρείας, αλλά δεν επαρκεί πάντα για να καλύψει τις ειδικές ανάγκες ενός τμήματος αγορών.

Το λογισμικό Προμηθειών συμπληρώνει το ERP με την εξειδίκευση σε:

• Διαχείριση προμηθευτών.
• Αυτοματοποίηση διαδικασιών.
• Διαφάνεια και ιχνηλασιμότητα στην αλυσίδα εφοδιασμού.
  
  

Οφέλη από την ενσωμάτωση του λογισμικού προμηθειών με το ERP σας:

1. Αποτελεσματικός κύκλος προμηθειών:
   Ελέγξτε τα προϊόντα που αγοράζονται, εκκρεμούν και παραλαμβάνονται, βελτιώνοντας τα περιθώρια κέρδους έως και 20%.
2. Κεντρική διαχείριση:
   Διαχειριστείτε τις συμφωνίες, την τιμολόγηση και την ανάλυση κόστους από μία ενιαία πλατφόρμα.
3. Ευέλικτη λήψη αποφάσεων:
   Πρόσβαση σε αξιόπιστα, συγκεντρωτικά δεδομένα για τη λήψη καλύτερων και ταχύτερων αποφάσεων.
4. Μείωση των σφαλμάτων:
   Αποφύγετε τα προβλήματα στις παραγγελίες και τα τιμολόγια με αυτοματοποιημένες διαδικασίες.
5. Αποτελεσματική συνεργασία:
   Διευκολύνετε την ομαδική εργασία με διαισθητικά εργαλεία και κοινή πρόσβαση.

 

Σύντομα στο Μέρος 2: Περισσότερες ερωτήσεις βρίσκουν απάντηση. Στο δεύτερο μέρος αυτής της σειράς, θα απαντήσουμε:

1. Πώς να ψηφιοποιήσετε αποτελεσματικά τη διαδικασία προμηθειών;
2. Γιατί είναι ζωτικής σημασίας η στρατηγική διαχείριση των προμηθευτών σας;

 

Το κλειδί είναι η στρατηγική και η εξειδίκευση. Το λογισμικό Προμηθειών δεν είναι απλώς ένα ακόμη εργαλείο, αλλά μια στρατηγική λύση για τις εταιρείες που θέλουν να βελτιστοποιήσουν τη διαχείρισή τους, να γίνουν πιο αποτελεσματικές και να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με κανονισμούς όπως το ESG.

(original: https://itbid.com/blog/faqs-software-de-compras-parte-1/)