Αν παρακολουθήσει κανείς τη διεθνή αρθρογραφία περί ηλεκτρονικών εργαλείων προμηθειών, μπορεί να πιστέψει πως οι περισσότεροι προμηθευτές αρέσκονται στην εκτέλεση των συναλλαγών τους μέσω τέτοιων εργαλείων. Όταν ωστόσο δεν υπάρχει προσωπική καθοδήγηση των προμηθευτών κατά τη διαδικασία ‘επιβίβασης’ τους στο ηλεκτρονικό σύστημα -και δεν αναφέρομαι μόνο στην ηλεκτρονική τιμολόγηση- είναι πολύ πιθανό πως η διαδικασία που περιλαμβάνει την ενσωμάτωση τιμοκαταλόγων, την κατάθεση προδιαγραφών και την υποβολή προσφορών, είναι συνήθως δυσκολότερη από όσο ακούγεται.
Ποια θέματα αντιμετωπίζουν συνήθως οι προμηθευτές με τα λογισμικά προμηθειών;
- Η διαδικασία εγγραφής απαιτεί πληροφορίες από διάφορα τμήματα του προμηθευτή οργανισμού, αλλά συνήθως επιτρέπεται πρόσβαση μόνο σε μία επαφή που καλείται να συγκεντρώσει όλα τα απαιτούμενα.
- Η φασαρία διασύνδεσης των συστημάτων του προμηθευτή με αυτό του πελάτη.
- Η εντύπωση που αποκτούν οι προμηθευτές πως μέσω μίας τέτοιας διαδικασίας θα αυξηθεί ο όγκος της δουλειάς τους. Κατά βάση ωστόσο, πρόκειται για ένα νέο τρόπο υποστήριξης των πελατών τους.
- Πολλές πλατφόρμες ηλεκτρονικών προμηθειών φέρουν κόστος συναλλαγών που είναι συνήθως υψηλότερο συγκριτικά με την παραδοσιακή διαδικασία που ίσχυε πριν.
- Διπλοκαταχωρήσεις που προκύπτουν, πχ εισαγωγή των στοιχείων τιμολογίου στο ERP του προμηθευτή για την έκδοση και στη συνέχεια επανακαταχώρηση στη πλατφόρμα προμηθειών του πελάτη.
- Ελλιπής ενημέρωση του συστήματος από τον πελάτη για θέματα ελλαττωματικών, εξόφλησης, κλπ.
- Η επανάληψη όλων των παραπάνω από τον προμηθευτή για πολλούς πελάτες του.
Ποια λοιπόν η λύση του προβλήματος; Υπάρχουν τρεις τρόποι για την αντιμετώπιση του θέματος. Στον πρώτο τρόπο, οι αγοραστές θέτουν προτεραιότητες στην υποστήριξη των προμηθευτών και περιορίζουν την υλοποίηση σε εκείνους τους προμηθευτές όπου ο όγκος δεδομένων και συναλλαγών είναι μεγάλος. Εύκολη λύση για τον αγοραστή, αλλά μάλλον προσωρινή που δεν επιλύει πλήρως το πρόβλημα.
Ο δεύτερος τρόπος είναι περισσότερο αποτελεσματικός αν και ούτε αυτός θεραπεύει την αιτία: Συνεργασία με εξωτερικό πάροχο ο οποίος ειδικεύεται στην διαχείριση και την επιβίβαση των μικρότερων προμηθευτών. Μπορεί να ανατεθεί το σύνολο της διαδικασίας με τις ίδιες προδιαγραφές σε εξωτερικό συνεργάτη, ο οποίος θα αφιερώσει τον απαραίτητο χρόνο για την υποστήριξη των μικρών προμηθευτών.
Ο τρίτος και πιθανότατα καλύτερος τρόπος, είναι μία περισσότερο ολιστική προσέγγιση, που αντί να εστιάζει στην αποδοτικότητα των αγορών να στραφεί σε συγκεκριμένα και άμεσα οφέλη για τους προμηθευτές. Ποια μπορεί να είναι αυτά τα οφέλη;
- Μετατροπή της διαδικασίας ‘επιβίβασης’ στο σύστημα να είναι σύντομη, απλή και χωρίς ταλαιπωρίες.
- Ενημέρωση όλων των δεδομένων σε ημερήσια και όχι σε εβδομαδιαία βάση, ώστε να υπάρχει ανά πάσα στιγμή ακριβής εικόνα τιμολογίων και πληρωμών.
- Αυτόματη εισαγωγή των τιμολογίων του πελάτη στο σύστημα (με χρήση APIs) χωρίς ανάγκη διπλοεγγραφών.
- Χρήση χρηματοοικονομικών κινήτρων, όπως η συντομότερη εξόφληση και η δυνατότητα χρηματοδότησης.
Στο εξωτερικό, λόγω μεγαλύτερης ωριμότητας τέτοιων συστημάτων, δίνεται η δυνατότητα διασύνδεσης με χρηματοδοτικά ιδρύματα όπως οι τράπεζες ώστε να καθίσταται ευκολότερη η διαδικασία χρηματοδότησης του προμηθευτή.
Οι ιδέες μπορεί να είναι ακόμη περισσότερες. Το ζητούμενο είναι να κατανοήσουμε την αλλαγή της εστίασης στα άμεσα οφέλη για την πλευρά των προμηθευτών.
Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn την 20η Οκτωβρίου 2020
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum