Η χρήση εργαλείων αναφορών Προμηθειών για να εντοπίσουμε και να επικοινωνήσουμε τα οφέλη που παρέχουμε στην επιχείρηση δεν είναι ένα νέο θέμα. Ωστόσο, σε αυτό το σύντομο άρθρο, θέλουμε να επισημάνουμε μερικούς από τους περιορισμούς που οι ομάδες μπορεί να αντιμετωπίσουν όταν χρησιμοποιούν είτε παλαιά εργαλεία είτε μη εξειδικευμένες εφαρμογές για την αναφορά της απόδοσης των Προμηθειών.

Τι είναι η αναφορά απόδοσης Προμηθειών;

Καθώς οι Προμήθειες παύουν ολοένα και περισσότερο να είναι απλή διοικητική και ανακλαστική λειτουργία, μαζί έρχεται η ανάγκη να ενισχύσουμε τις δυνατότητες εσωτερικής επικοινωνίας μας.

Πολλοί και πολλές από εμάς δυσκολευόμαστε να προωθήσουμε στην επιχείρηση τα πλεονεκτήματα μας όσον αφορά το πώς και πού μπορούμε να προσθέσουμε αξία. Πλέον, σε πιο ώριμους οργανισμούς, μας βλέπουν ως μια στρατηγική λειτουργία εύρεσης προμηθευτών και διαχείρισης αγορών. Έχουμε ξεπεράσει το στάδιο της μείωσης τιμών και της διαπραγμάτευσης συμβάσεων.

Συνήθως, μπορούμε να διαχειριστούμε και να επηρεάσουμε έως και το 60% των εσόδων μιας εταιρείας. Αυτό είναι το μέσο ποσοστό του τι καταναλώνει μια τυπική βιομηχανική επιχείρηση σε αγαθά και υπηρεσίες από εξωτερικούς προμηθευτές.

Και ωστόσο, οι περισσότεροι Διευθύνοντες Σύμβουλοι επικεντρώνονται απλώς στις Πωλήσεις, το Marketing και τις Λειτουργίες. Σύμφωνα με πρόσφατη έκδοση με τίτλο "Profit From The Source" γραμμένη από τέσσερις εταίρους της BCG και δημοσιευμένη στο Harvard Business Review, οι Διευθύνοντες Σύμβουλοι αφιερώνουν λιγότερο από 1% του χρόνου τους με τους προμηθευτές.

Αυτό αλλάζει σιγά-σιγά. Ο πληθωρισμός αναγκάζει τις εταιρείες να εξετάζουν πιο προσεκτικά τα αγαθά που αγοράζουν. Μαζί με αυτό προκύπτει η ερώτηση για το πώς η βάση των προμηθευτών μπορεί να επηρεάσει τόσο τα έσοδα όσο και τα έξοδα.

Η επικοινωνία αυτής της αξίας απαιτεί από εμάς να απομακρυνθούμε από τα απαρχαιωμένα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για την αναφορά αποτελεσμάτων των Προμηθειών. Αυτά έχουν φτάσει πλέον στο τέλος της ζωής τους. Ας ρίξουμε μια σύντομη ματιά σε αυτά και σε μερικά από τα προβλήματά τους.

Ποια εργαλεία αναφοράς Προμηθειών χρησιμοποιούνται συνήθως;

Excel

Υπήρξε πρόσφατα μια ανάρτηση στο LinkedIn που απέδωσε στο Microsoft Excel το βραβείο του "καλύτερου λογισμικού Προμηθειών". Δυστυχώς, είναι αρκετά αληθινό για να είναι πλάκα. Το Excel ήταν το απόλυτο εργαλείο αναφοράς Προμηθειών σε πολλούς οργανισμούς εδώ και δεκαετίες.

Δεν υπάρχει τίποτα λάθος από μόνο του στο να χρησιμοποιείται το Excel για την καταγραφή εξοικονομήσεων. Το θέμα εμφανίζεται συνήθως όταν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί για αναφορά, συνεργασία, και επικοινωνία.

Καταρχήν, είναι πολύ επιρρεπές σε ανθρώπινο λάθος. Ένα απλό λάθος του ποντικιού μπορεί να χαλάσει μια φόρμουλα ή να διαγράψει κάποιους αριθμούς χωρίς να το παρατηρήσετε. Πολλοί άνθρωποι που συνεργάζονται σε ένα φύλλο εργασίας μπορούν επίσης να αντικαταστήσουν πολύτιμα δεδομένα. Εάν κανείς δεν έχει επίβλεψη των δεδομένων, αυτά μπορεί γρήγορα να αλλοιωθούν. Η αυτόματη αποθήκευση είναι ταυτόχρονα ευλογία και κατάρα.
Στη συνέχεια, υπάρχει η πρόκληση του να μοιραστείτε ένα φύλλο Excel. Συνήθως πρέπει να σταλεί μέσω email. Και όλοι γνωρίζουμε τι συμβαίνει με τα μη επείγοντα emails που καταλήγουν στα εισερχόμενά μας.

Προσθέστε σε αυτό το γεγονός ότι πολλοί επαγγελματίες προμηθειών δεν είναι προχωρημένοι χρήστες του Excel. Σίγουρα, όλοι γνωρίζουμε βασικές συναρτήσεις και πώς να καταχωρίσουμε δεδομένα. Ωστόσο, συχνά δεν αισθανόμαστε άνετα με το να χρησιμοποιούμε το φύλλο εργασίας κάποιου άλλου που περιέχει πολύπλοκες φόρμουλες για να αναφέρουμε τους δικούς μας αριθμούς.

SharePoint

Το επόμενο βήμα είναι η χρήση μιας εφαρμογής που φιλοξενείται στο SharePoint.

Η μεγαλύτερη πρόκληση του SharePoint είναι ότι όποιος δεν είναι βασικός συνεργάτης συνήθως δεν ξέρει πού να βρει τον ιστότοπο. Συνήθως φιλοξενούνται σε ιστότοπους εσωτερικών δικτύων, μακριά από κοινόχρηστους χώρους εργασίας.

Προσθέστε σε αυτό ένα γενικό έλλειμμα χρηστικότητας για την τροποποίηση ή προσαρμογή της μορφής τους.

Εκτός αν έχετε μία εξαιρετική ομάδα διαδικασιών που ξέρει πώς να δημιουργήσει μια εντυπωσιακή διεπαφή SharePoint, θα δυσκολευτείτε να κάνετε τα άλλα τμήματα της εταιρίας να το χρησιμοποιήσουν.

Και αυτό είναι ένα πρόβλημα.

Χρειάζεστε οι εσωτερικοί ενδιαφερόμενοι που συνεργάζονται σε έργα να χρησιμοποιούν τον ιστότοπο ως σημείο αναφοράς. Διαφορετικά, πώς θα κατανοήσουν τι δουλεύετε και αναφέρετε;

Εσωτερικά κατασκευασμένο λογισμικό

Πίσω στο 2006, δούλευα για ένα οργανισμό που είχε δημιουργήσει μια αρκετά καλή βάση δεδομένων για τη μέτρηση και τον έλεγχο των Προμηθειών.

Την ονόμαζαν "GateDatabase". Ακολουθούσε έναν κύκλο 5 διαφορετικών φάσεων. Αυτές ξεκινούσαν από τον σχεδιασμό του έργου και έφταναν μέχρι την ολοκλήρωση και την έγκριση της εξοικονόμησης του έργου.

Στη θεωρία, ήταν ένα υπέροχο σύστημα.

Κάναμε μηνιαίες ανασκοπήσεις με τον διευθυντή των Προμηθειών και με τους διευθυντές των αντίστοιχων Επιχειρηματικών Μονάδων. Το οικονομικό τμήμα είχε πρόσβαση και ενέκρινε τους αριθμούς.

Αλλά είχε δύο πολύ ξεχωριστά και κρίσιμα ελαττώματα.

1. Το UI/UX ήταν φρικτό. Ήταν κατασκευασμένο στο Lotus Notes (θυμάστε αυτό;). Εντάξει, ήταν το 2006, αλλά παρ' όλα αυτά, δεν ήταν πολύ χρηστικό.

2. Αν δεν ήξερες τι ήταν η βάση δεδομένων, πού να τη βρεις, ή ποιος θα μπορούσε να σου δώσει πρόσβαση, τότε έμενες στο σκοτάδι. Το πιο σημαντικό, οι προμηθευτές δεν μπορούσαν να έχουν πρόσβαση ή να συνεργαστούν, προκαλώντας έλλειψη συνεργασίας σε πρωτοβουλίες εξοικονομήσεων στις Προμήθειες.

Εξειδικευμένο λογισμικό Προμηθειών

Αυτό μας οδηγεί στην τελευταία κατηγορία εργαλείων αναφοράς Προμηθειών. Εξειδικευμένες εφαρμογές που έχουν σχεδιαστεί με μοναδικό σκοπό τη συνεργασία και την αναφορά πάνω σε πρωτοβουλίες Προμηθειών.

Πώς διαφέρουν από τα φύλλα εργασίας;

Καταρχάς, έχουν μια πιο ευαίσθητη διεπαφή (UI/UX), η οποία είναι κατασκευασμένη για να είναι φιλική προς τον χρήστη. Είναι επίσης σχεδιασμένες για να είναι προσβάσιμες και ευανάγνωστες για μη μέλη της ομάδας Προμηθειών που θέλουν να πλοηγηθούν στα έργα τους. Αυτό επιτρέπει στους ενδιαφερόμενους που συμμετέχουν στο έργο, να έχουν γρήγορη πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο.

Παρέχει επίσης στην οικονομική διεύθυνση τα μέσα για να εξετάσει, ευθυγραμμιστεί, και εγκρίνει τη μεθοδολογία εξοικονόμησης χωρίς την ανάγκη για ανταλλαγή emails ή επίσημες αναθεωρήσεις.

Σε αντίθεση με το εσωτερικά κατασκευασμένο λογισμικό, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την ενημέρωση ή τη βελτίωση αυτών των εργαλείων. Διότι είναι εφαρμογές SaaS βασισμένες στο cloud, οι οποίες ανανεώνονται αυτόματα.

Λοιπόν, τι είναι ένα εργαλείο διαχείρισης απόδοσης Προμηθειών;

Ουσιαστικά, ένα εργαλείο διαχείρισης απόδοσης είναι μια διαδραστική, ευέλικτη εφαρμογή που επιτρέπει τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο σε έργα και πρωτοβουλίες.

Πλατφόρμες που χρησιμοποιούν παρόμοιες τεχνολογίες έχουν επίσης επιτυχώς εφαρμοστεί για τη διαχείριση επενδυτικών έργων ή για τη συμμετοχή σε πρωτοβουλίες βιωσιμότητας.

Το Provalido και άλλα παρόμοια εργαλεία είναι σχεδιασμένα για να παρέχουν ένα εύκολα προσβάσιμο, εύχρηστο περιβάλλον για την καταχώρηση, παρακολούθηση, μέτρηση και αναφορά σχετικά με τις πρωτοβουλίες Προμηθειών.

Η ευρύτερη υιοθέτηση ενός τέτοιου εργαλείου μπορεί να το καθιστά το προεπιλεγμένο εργαλείο αναφοράς για όλες τις δραστηριότητες, όχι μόνο των Προμηθειών. Δείχνοντας ότι οι Προμήθειες αφορούν περισσότερα από την απλή μείωση κόστους και τις διαπραγματεύσεις, αναβαθμίζουμε τη θέση μας στην επιχείρηση.

Παραδείγματα είναι η καινοτομία προμηθευτών, η χρήση υλικών, και οι πρωτοβουλίες για τη μείωση σπατάλης. Αυτά είναι όλα έργα διαχείρισης αξίας που μπορούν να αναφερθούν και να διαχειριστούν μέσω του Provalido.

Ποια αξία προσθέτει το λογισμικό Προμηθειών στις αναφορές;

Η μεγαλύτερη προστιθέμενη αξία από ένα εξειδικευμένο εργαλείο διαχείρισης απόδοσης Προμηθειών είναι η επικοινωνιακή δύναμη που φέρνει. Είναι πολύ εύκολο να ενισχύσετε την αξία που παρέχουν οι Προμήθειες στην ευρύτερη οργάνωση με ένα εύκολο προς πρόσβαση, ευέλικτο εργαλείο συνεργασίας.

Ας είμαστε ειλικρινείς: εμείς, οι ειδικοί στις Προμήθειες, είμαστε κακοί στο εσωτερικό μάρκετινγκ και την επικοινωνία. Κοιτάξτε πώς το κάνουν οι ομάδες Πωλήσεων ή Ανθρώπινων Πόρων, και μετά κοιτάξτε στον καθρέπτη. Είμαστε πολύ τεχνοκρατικοί και βαρετοί στον τρόπο που επικοινωνούμε την αξία μας στην επιχείρηση.

Ναι, απαιτεί οικονομική επένδυση που το Excel ή το SharePoint δεν απαιτούν.

Από την άλλη πλευρά, θα εκπλαγείτε επειδή είναι σίγουρα φθηνότερο από το να επενδύσετε χρόνο και πόρους στην ανάπτυξη μιας εφαρμογής λογισμικού εντός της εταιρείας.

Μια λύση όπως το Provalido σας παρέχει επίσης πολλές επιλογές προσαρμογής. Ναι, είναι ένα προϊόν SaaS, αλλά έχει επιλογές προσαρμογής.

Η αλλαγή νοοτροπίας που απαιτείται είναι πως πρόκειται για επένδυση, όχι για κόστος. Τι θα συμβεί αν η αυξημένη ορατότητα των έργων Προμηθειών και των πρωτοβουλιών καινοτομίας προμηθευτών σημαίνει ότι υλοποιούνται τα περισσότερα από αυτά;

Ποια είναι η τυπική απόδοση επένδυσης (ROI) λογισμικού διαχείρισης απόδοσης Προμηθειών;

Το κόστος του λογισμικού θα επιστραφεί πολλαπλάσια. Βασιζόμενοι στα ιστορικά δεδομένα από τους υπάρχοντες πελάτες μας, παρατηρείται μέσος όρος αύξησης κατά 18% στις εξοικονομήσεις που αναφέρονται όταν εφαρμόζουν το Provalido.

Λοιπόν, αξίζει η επένδυση για τον οργανισμό σας; Μάλλον είναι εύκολο να το υπολογίσετε μόνοι σας. Ας χρησιμοποιήσουμε μία πιο προσεκτική εκτίμηση από τα δικά μας στοιχεία, για να είμαστε σίγουροι.

Ας υποθέσουμε ότι βλέπετε μόνο 5% περισσότερες αναφερόμενες εξοικονομήσεις αντί για το 18% που είδαμε με βάση τα δεδομένα των υπαρχόντων πελατών μας.

Ποιος είναι ο ετήσιος σας στόχος εξοικονόμησης; Ας πάρουμε ένα ποσό ύψους €20εκ., το οποίο είναι αρκετά συντηρητικό για τις περισσότερες μεσαίες έως μεγάλες ομάδες Προμηθειών.

Το 5% σε επιπλέον εξοικονόμηση θα σημαίνει επιπλέον €1εκ. σε εντοπισμένες και αναφερόμενες εξοικονομήσεις.

Βέβαια, δεν γίνεται πουλί κάθε αυγό.

Αλλά ακόμη και έτσι, είναι προφανές. Μια μετριοπαθής επένδυση τετραψήφιου ποσού στο Provalido ως εργαλείο αναφοράς απόδοσης Προμηθειών θα αποπληρωθεί εύκολα. Συνήθως θα δείτε την απόδοση εντός εβδομάδων παρά μηνών.

Προσθέστε σε αυτό όλα τα άμεσα οφέλη του να έχετε τα έργα και τα δεδομένα σας σε ένα εύκολα προσβάσιμο, κεντρικό εργαλείο. Δεν θα χρειάζεται πια να ψάχνετε γύρω-γύρω σε φύλλα εργασίας ή να μην μπορούν οι ενδιαφερόμενοι να βρουν το SharePoint σας.

Κλείστε μια παρουσίαση εδώ για να σας δείξουμε πόσο ευέλικτο και εύκολο στη χρήση είναι το εργαλείο μας.

Αρχική δημοσίευση του James Meads, 2/1/2024 στο https://www.provalido.com/