Η πανδημία οδηγεί πολλές επιχειρήσεις σε δραματικές αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν. Ενώ η τηλεργασία είναι στις πρώτες γραμμές της επικαιρότητας, οι επιχειρήσεις αξιολογούν και άλλα (εξίσου σημαντικά) μέτρα που μπορεί να συνεχίσουν να ισχύουν τα επόμενα χρόνια. Μια μεγάλη αλλαγή είναι ο τρόπος που στήνονται οι εφοδιαστικές αλυσίδες. Για χρόνια, η παγκοσμιοποίηση επέτρεψε στις επιχειρήσεις να αναπτύξουν εκλεπτυσμένες εφοδιαστικές αλυσίδες, που διεύρυναν τα περιθώρια κέρδους. Τώρα όμως αυτές οι απλωμένες γεωγραφικά, χαμηλού κόστους, just-in-time αλυσίδες έχουν συμπιεστεί επικίνδυνα ή ακόμα και καταρρέουν εξαιτίας της πανδημίας.

Οι επιχειρήσεις αντιδρούν ταχύτατα. Για παράδειγμα, σε πρόσφατη Λευκή Βίβλο της παγκόσμιας επενδυτικής εταιρίας KKR υπάρχει η εκτίμηση ότι ο τεχνολογικός τομέας θα διαφοροποιήσει 20% με 40% της σημερινής παραγωγής του στην Κίνα προς άλλες χώρες εντός πέντε ετών, μερικώς εξαιτίας της πανδημίας. Μια τέτοια υποχώρηση της παγκοσμιοποίησης μοιάζει αναπόφευκτη – ειδικά για το προσεχές μέλλον. Άλλοι την έχουν περιγράψει ως αμυντική κίνηση εξασφάλισης, δηλαδή από Just-In-Time σε Just-In-Case. Καθώς οι επιχειρήσεις παρακολουθούν τις συνέπειες της πανδημίας και σκέφτονται από την αρχή τις εφοδιαστικές τους αλυσίδες, πολλές ανακαλύπτουν ότι οι τεχνικές διαχείρισης συμβολαίων που χρησιμοποιούν επί δεκαετίες δεν ανταποκρίνονται πλέον στις ανάγκες τους. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ένα σύγχρονο ψηφιακό εργαλείο διαχείρισης συμβολαίων ίσως είναι η λύση.

Οι βασικές αρχές της ψηφιακής διαχείρισης συμβολαίων

Τα εργαλεία ψηφιακής διαχείρισης συμβολαίων είναι προϊόντα λογισμικού που αποθηκεύουν συμβόλαια με τρόπο που επιτρέπει στους χρήστες να εντοπίζουν, να παρακολουθούν και να τροποποιούν συμβόλαια με ακριβή, αξιόπιστο, τεκμηριωμένο και οικονομικά αποδοτικό τρόπο. Στις πιο βασικές τους εκδόσεις, είναι βάσεις δεδομένων εγγράφων, με κύριο πλεονέκτημά τους τη σωστή οργάνωση των συμβολαίων σε ένα ευρετήριο. Αλλά όπως σε διάφορες εκφάνσεις της καθημερινής ζωής, η τεχνολογία κάνει αυτά τα εργαλεία ολοένα καλύτερα και πιο αναγκαία.

Σήμερα, τα εργαλεία διαχείρισης συμβολαίων ενσωματώνουν τεχνητή νοημοσύνη που επιτρέπει στο λογισμικό να διενεργεί σύνθετες αναζητήσεις και αναλύσεις σε ένα αποθετήριο συμβολαίων. Τα εργαλεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να ταυτοποιήσουν και να συνθέσουν «οικογένειες» συμβολαίων, που κανονικά θα έμοιαζαν ανομοιόμορφα, να αναγνωρίσουν ιδιόμορφες συμφωνίες μέσα σε μεγάλο όγκο δεδομένων, να εντοπίσουν συμβόλαια με ασυνήθιστες προβλέψεις και να βοηθήσουν στον μετασχηματισμό συμβολαίων που απαιτείται να τροποποιηθούν. Παραδοσιακά, ένα πλήθος ανθρώπων θα χρειαζόταν να τσεκάρουν κούτες γεμάτες αρχεία. Σήμερα, τα νέα εργαλεία χρησιμοποιούν μεθόδους τεχνητής νοημοσύνης προγραμματισμένες για ενεργή πρόγνωση αλλά και συνεχή εκμάθηση, ώστε να βρίσκουν τα σχετικά έγγραφα με ελάχιστη ανθρώπινη παρέμβαση.

Πώς μπορούν να βοηθήσουν;

Με την ευρεία έννοια, τα σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία διαχείρισης συμβολαίων προσφέρουν πλεονεκτήματα σε τρεις τομείς:

1. Οργάνωση. Σε πολλές επιχειρήσεις τα συμβόλαια δεν είναι συγκεντρωμένα σε ένα σημείο. Μερικά μπορεί να είναι έντυπα ενώ άλλα σε φακέλους σε ψηφιακή μορφή ή ίσως σε συστήματα όπως το SharePoint, κ.α. Η αξιολόγηση των συμβολαίων μιας εταιρίας τότε γίνεται μια πρόκληση, εφόσον το σύνολο των συμβολαίων δεν είναι εύκολα διαθέσιμο. Τα ψηφιακά εργαλεία διαχείρισης αντιμετωπίζουν αυτό το πρόβλημα κάνοντας τα συμβόλαια άμεσα προσβάσιμα μέσω μιας και μόνο εφαρμογής. Και για τις επιχειρήσεις που δεν μπορούν εύκολα να ταυτοποιήσουν όλα τα συμβόλαιά τους, κάποια εργαλεία παρέχουν λειτουργίες που σκανάρουν τα συστήματα αρχείων και εντοπίζουν αυτομάτως τα συμβόλαια.
2. Στατιστικές αναλύσεις. Τα πιο απλά ψηφιακά εργαλεία διαχείρισης έχουν μια βασική λειτουργία αναζήτησης που εντοπίζει συμβόλαια που περιέχουν ζητούμενους όρους. Τα σύγχρονα εργαλεία χρησιμοποιούν τεχνητή νοημοσύνη για να «μάθουν» έννοιες που περιέχονται στα έγγραφα, ακόμα και αν αυτά δεν χρησιμοποιούν ενιαία ορολογία. Για παράδειγμα, τα σύγχρονα εργαλεία μπορούν να ταυτοποιήσουν όλα τα συμβόλαια που περιέχουν μια ρήτρα ‘ανωτέρας βίας’ ή μια πρόβλεψη τερματισμού, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που δεν βασίζονται στα εταιρικά πρότυπα. Μέσω της τεχνητής νοημοσύνης τα εργαλεία μπορούν γρήγορα να συνθέτουν δεδομένα για ένα σετ συμβολαίων, όπως π.χ. σχετικά με τις ημερομηνίες λήξης και να παράγουν προσαρμοσμένες συνοπτικές αναφορές.
3. Επαναδιαπραγμάτευση. Για την αντιμετώπιση ενός εξωτερικού σοκ, όπως η πανδημία, πιθανώς απαιτείται από τις επιχειρήσεις να αναγνωρίσουν, ακόμα και να επαναδιαπραγματευθούν προβλέψεις σε πολλά ή σε όλα τα συμβόλαιά τους. Ενώ αυτό μπορεί να συμβεί με τις συνηθισμένες μεθόδους, ίσως είναι πολύ δύσκολο και καθόλου πρακτικό για ένα μεγάλο όγκο συμβολαίων. Τα ψηφιακά εργαλεία διαχείρισης συμβολαίων παρέχουν στις ροές εργασίας τα αναγκαία τεχνικά χαρακτηριστικά που επιτρέπουν την αυτοματοποίηση της επαναδιαπραγμάτευσης και επιδιόρθωσης.

Πρακτική εφαρμογή στην πανδημία και παραπέρα

Ενώ η χρονική στιγμή δεν είναι η καταλληλότερη για τις επιχειρήσεις να αναθεωρήσουν τις εφοδιαστικές αλυσίδες τους, ίσως είναι η κατάλληλη στιγμή να εισάγουν εργαλεία ψηφιακής διαχείρισης συμβολαίων. Βραχυπρόθεσμα αυτά τα εργαλεία πιθανώς θα αποφέρουν περισσότερα οφέλη μέσω της οργάνωσης των συμβολαίων που επηρεάστηκαν από την πανδημία και της ανάλυσης των κινδύνων υπό το φως ειδικών προβλέψεων που περιέχουν. Οι ρήτρες ανωτέρας βίας είναι τα προφανή παραδείγματα: το λογισμικό μπορεί εύκολα να εντοπίσει τα συμβόλαια με (ή χωρίς) αυτές τις ρήτρες και να βεβαιώσει ποια από αυτά έχουν κανονικές ή ασυνήθιστες προβλέψεις.

Μεσοπρόθεσμα, τα εργαλεία αυτά ίσως βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να ανταπεξέλθουν σε άλλες προκλήσεις που προκύπτουν στο διαφοροποιημένο οικονομικό τοπίο. Προθεσμίες ίσως απαιτηθεί να επεκταθούν. Πληρωμές να καθυστερήσουν. Και άλλοι όροι ίσως χρειαστεί να τροποποιηθούν ή προβλέψεις να γίνουν απαιτητές. Τέτοιες αλλαγές σε τόσο μεγάλη κλίμακα ίσως αποδειχτούν λιγότερο προκλητικές με ένα ψηφιακό εργαλείο διαχείρισης συμβολαίων.

Αφού ξεπεράσουμε την πανδημία, ένα πλήρως ενεργό σύστημα ψηφιακής διαχείρισης συμβολαίων είναι πιθανό να συνεχίσει να αποδίδει καρπούς. Όταν συνδυαστεί με ένα λογισμικό παραγωγής εγγράφων και ηλεκτρονικών υπογραφών, το ολοκληρωμένο σύστημα θα αποδειχτεί κατά πολύ ανώτερο από την αποστολή e-mails δεξιά και αριστερά για την οριοθέτηση κόκκινων γραμμών. Θα οδηγήσει επίσης σε γρηγορότερη και αποδοτικότερη διαπραγμάτευση με λιγότερη ανθρώπινη παρέμβαση. Τέτοια εργαλεία πιθανώς να αποδειχθούν επίσης χρήσιμα στην αντιμετώπιση άλλων εξωτερικών σοκ. Λόγου χάρη, καθώς πλησιάζουμε στο τέλος του LIBOR το 2021, οι επιχειρήσεις και τα χρηματοοικονομικά ιδρύματα ανακαλύπτουν ότι πρέπει να επαναδιατυπώσουν τα συμβόλαιά τους που σχετίζονται με το LIBOR. Μερικές επιχειρήσεις ήδη χρησιμοποιούν ψηφιακά εργαλεία για να εντοπίσουν τα συμβόλαια που επηρεάζονται, να τα αναλύσουν και να βρουν εναλλακτικές στις διατυπώσεις.

Ειδικά σε περίοδο οικονομικής αναταραχής, οι στόχοι της εισαγωγής μιας νέας τεχνολογίας θα έπρεπε να είναι η αύξηση της αποδοτικότητας και η μείωση του κόστους. Τα ψηφιακά εργαλεία διαχείρισης συμβολαίων πετυχαίνουν και τα δύο.

Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn την 1η Οκτωβρίου 2020
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum