Είναι η διαχείριση συμβολαίων μια υποτιμημένη διαδικασία;

 

Μία σωστά δομημένη διαδικασία διαχείρισης των συμφωνιών της επιχείρησης σας με τους προμηθευτές σας, εξασφαλίζει στον οργανισμό σας πως οι προμηθευτές τηρούν όλες τις υποχρεώσεις για τις οποίες δεσμεύτηκαν βάσει συμβολαίου. Ενισχύει επίσης την αποκόμιση όλων των ωφελειών που αναμένετε από τον επιλεγμένο συνεργάτη σας.

Η έλλειψη μιας στρατηγικής διαδικασίας ελέγχου των συμβολαίων μπορεί να έχει αρνητικές επιπτώσεις τόσο στην επιχείρηση όσο και στους προμηθευτές της. Όταν κανείς δεν διαχειρίζεται και αξιολογεί την πορεία και την επίδοση των συμβολαίων, ένας οργανισμός είναι πολύ πιθανό να μην επιτύχει τους στόχους που έχουν τεθεί και σχετίζονται με τα απαιτούμενα των συνεργασιών του με τους προμηθευτές. Παραδείγματα τέτοιων αποτυχιών είναι η μη τήρηση των χρονοδιαγραμμάτων, υπερκοστολογήσεις, χαμηλότερη ποιότητα, κ.α.

Περισσότερο ενδιαφέρον όμως παρουσιάζουν οι συνέπειες που μπορεί να εμφανιστούν στα πρόσωπα που εκτελούν τις λειτουργίες της αγοράς προμηθειών, τους επαγγελματίες του είδους. Αν κάποιος αγοραστής διαπραγματευτεί και επιτύχει ένα πραγματικά εξαιρετικό συμβόλαιο για την επιχείρηση, αλλά παρόλα αυτά δεν ενεργεί προς την επιβεβαίωση ότι τηρούνται οι όροι που συμφωνήθηκαν, κατά πάσα πιθανότητα σύντομα θα χάσει τη θέση του ή θα υποβαθμιστεί.

Η στρατηγική διαχείριση των συμβολαίων είναι από τα πιο υποτιμημένα ζητήματα των αγορών. Πολύ μεγάλη προσοχή επιδίδεται στις δραστηριότητες μέχρι την υπογραφή ενός συμβολαίου, δηλαδή το στρατηγικό sourcing και τις τεχνικές διαπραγμάτευσης. Και όχι άδικα, διότι αυτά είναι τα καθοριστικά βήματα εξοικονόμησης δαπανών μέσω μιας πιο συμφέρουσας και ανταγωνιστικής προσφοράς. Όμως αυτή είναι μόνο η αρχή της διαδικασίας εξοικονόμησης πόρων και οι υπολογισμοί παραμένουν εκτιμήσεις έως ότου συμβούν στην πραγματικότητα.

Μπορεί πολλοί οργανισμοί να πιστώνουν την επιτυχία στο τμήμα και τους αγοραστές προμηθειών πριν και χωρίς να αξιολογήσουν τα πραγματικά αποτελέσματα, αλλά επιχειρήσεις με ικανά στελέχη σε θέσεις management περιμένουν την αξιολόγηση των επιδόσεων και όχι τις εκτιμήσεις. Χωρίς την διαδικασία διαχείρισης των συμβολαίων με τους προμηθευτές, πιθανότατα τα αναμενόμενα με τα πραγματικά αποτελέσματα να μην συμπίπτουν.

Η ανάπτυξη μιας λειτουργικής διαδικασίας διαχείρισης των συμβολαίων δεν είναι απαραίτητο να είναι πολύπλοκη σε πρώτο στάδιο. Ενδείκνυται μια απλοϊκή προσέγγιση για αρχή και μελλοντική βελτίωση στη συνέχεια. Μια καλή αρχή μπορεί να γίνει με την καταγραφή και την παρακολούθηση των ημερομηνιών αποστολής και παραλαβής των προϊόντων. Για τα σημαντικότερα συμβόλαια της επιχείρησης σας, οι υπεύθυνοι πρέπει να καταρτίζουν περιοδικές αναφορές και επισκοπήσεις με τους προμηθευτές. Επίσης χρειάζεται να υπάρχει ανοικτή επικοινωνία και συζητήσεις για στρατηγικά ζητήματα της συνεργασίας των οργανισμών. Με αυτούς τους τρόπους, θα μπορέσετε να αποφύγετε λάθη στα συμβόλαιά σας και ταυτόχρονα να σας οδηγήσουν προς την επιτυχία και την επίτευξη των στόχων σας.

 

Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn στις 16 Σεπτεμβρίου 2016
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum

Εάν θέλετε να ενημερώνεστε για θέματα σχετικά με τις Προμήθειες, εγγραφείτε στο Newsletter της Actum ή ακολουθήστε την Actum στο LinkedIn.


Δείτε επίσης

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
Prev Next

Νέα Ανάθεση Έργου
από την Almi

actum.gr news 201706 almi

Η Almi δημιουργεί ορεκτικά Ελληνικής φύσης άριστης ποιότητας

Διαβάστε Περισσότερα

Νέα Συνεργασία 
με ΕΛΑΣΤΡΟΝ

actum.gr news 201901 elastron

Η ΕΛΑΣΤΡΟΝ αποτελεί μία από τις σημαντικότερες εταιρίες χαλυβουργικών προϊόντων στην Ελλάδα.

Διαβάστε Περισσότερα

Νέα Συνεργασία 
με ΒΙΚΟΣ

actum.gr news 201809 vikos

Η ΒΙΚΟΣ αποτελεί μία από τις πλέον γνωστές και καταξιωμένες εταιρείες στο χώρο της εμφιάλωσης.

Διαβάστε Περισσότερα

Νέα Συνεργασία 
με Frigoglass

actum.gr news 201809 frigoglass

Η Frigoglass είναι στρατηγικός εταίρος των κορυφαίων εταιρειών αναψυκτικών και ποτών στον κόσμο

Διαβάστε Περισσότερα

Επίδειξη Δημοπρασίας 
Πολλαπλών Κριτηρίων

Auction1

Δείτε τη δημιουργία και τη διεξαγωγή της στη πλατφόρμα ηλεκτρονικών προμηθειών της Actum

.
Διαβάστε Περισσότερα

Cirtuo 
Strategic Software

actum.gr Cirtuo Video

Ολοκληρωμένο λογισμικό Στρατηγικής Προμηθειών

.
Διαβάστε Περισσότερα

Νέο Whitepaper:
Αντίστροφες Δημοπρασίες

actum.gr news 201707 ReverseAuctions

Μία επιτυχημένη διαδικασία μείωσης λειτουργικού κόστους

Διαβάστε Περισσότερα

Νέο Whitepaper: 
Supplier Relationship Management

actum.gr news 201707 srm

Τι είναι SRM και πώς να το εφαρμόσετε στην επιχείρησή σας;

Διαβάστε Περισσότερα