Μία σωστά δομημένη διαδικασία διαχείρισης των συμφωνιών της επιχείρησης σας με τους προμηθευτές σας, εξασφαλίζει στον οργανισμό σας πως οι προμηθευτές τηρούν όλες τις υποχρεώσεις για τις οποίες δεσμεύτηκαν βάσει συμβολαίου. Ενισχύει επίσης την αποκόμιση όλων των ωφελειών που αναμένετε από τον επιλεγμένο συνεργάτη σας.
Η έλλειψη μιας στρατηγικής διαδικασίας ελέγχου των συμβολαίων μπορεί να έχει αρνητικές επιπτώσεις τόσο στην επιχείρηση όσο και στους προμηθευτές της. Όταν κανείς δεν διαχειρίζεται και αξιολογεί την πορεία και την επίδοση των συμβολαίων, ένας οργανισμός είναι πολύ πιθανό να μην επιτύχει τους στόχους που έχουν τεθεί και σχετίζονται με τα απαιτούμενα των συνεργασιών του με τους προμηθευτές. Παραδείγματα τέτοιων αποτυχιών είναι η μη τήρηση των χρονοδιαγραμμάτων, υπερκοστολογήσεις, χαμηλότερη ποιότητα, κ.α.
Περισσότερο ενδιαφέρον όμως παρουσιάζουν οι συνέπειες που μπορεί να εμφανιστούν στα πρόσωπα που εκτελούν τις λειτουργίες της αγοράς προμηθειών, τους επαγγελματίες του είδους. Αν κάποιος αγοραστής διαπραγματευτεί και επιτύχει ένα πραγματικά εξαιρετικό συμβόλαιο για την επιχείρηση, αλλά παρόλα αυτά δεν ενεργεί προς την επιβεβαίωση ότι τηρούνται οι όροι που συμφωνήθηκαν, κατά πάσα πιθανότητα σύντομα θα χάσει τη θέση του ή θα υποβαθμιστεί.
Η στρατηγική διαχείριση των συμβολαίων είναι από τα πιο υποτιμημένα ζητήματα των αγορών. Πολύ μεγάλη προσοχή επιδίδεται στις δραστηριότητες μέχρι την υπογραφή ενός συμβολαίου, δηλαδή το στρατηγικό sourcing και τις τεχνικές διαπραγμάτευσης. Και όχι άδικα, διότι αυτά είναι τα καθοριστικά βήματα εξοικονόμησης δαπανών μέσω μιας πιο συμφέρουσας και ανταγωνιστικής προσφοράς. Όμως αυτή είναι μόνο η αρχή της διαδικασίας εξοικονόμησης πόρων και οι υπολογισμοί παραμένουν εκτιμήσεις έως ότου συμβούν στην πραγματικότητα.
Μπορεί πολλοί οργανισμοί να πιστώνουν την επιτυχία στο τμήμα και τους αγοραστές προμηθειών πριν και χωρίς να αξιολογήσουν τα πραγματικά αποτελέσματα, αλλά επιχειρήσεις με ικανά στελέχη σε θέσεις management περιμένουν την αξιολόγηση των επιδόσεων και όχι τις εκτιμήσεις. Χωρίς την διαδικασία διαχείρισης των συμβολαίων με τους προμηθευτές, πιθανότατα τα αναμενόμενα με τα πραγματικά αποτελέσματα να μην συμπίπτουν.
Η ανάπτυξη μιας λειτουργικής διαδικασίας διαχείρισης των συμβολαίων δεν είναι απαραίτητο να είναι πολύπλοκη σε πρώτο στάδιο. Ενδείκνυται μια απλοϊκή προσέγγιση για αρχή και μελλοντική βελτίωση στη συνέχεια. Μια καλή αρχή μπορεί να γίνει με την καταγραφή και την παρακολούθηση των ημερομηνιών αποστολής και παραλαβής των προϊόντων. Για τα σημαντικότερα συμβόλαια της επιχείρησης σας, οι υπεύθυνοι πρέπει να καταρτίζουν περιοδικές αναφορές και επισκοπήσεις με τους προμηθευτές. Επίσης χρειάζεται να υπάρχει ανοικτή επικοινωνία και συζητήσεις για στρατηγικά ζητήματα της συνεργασίας των οργανισμών. Με αυτούς τους τρόπους, θα μπορέσετε να αποφύγετε λάθη στα συμβόλαιά σας και ταυτόχρονα να σας οδηγήσουν προς την επιτυχία και την επίτευξη των στόχων σας.
Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn στις 16 Σεπτεμβρίου 2016
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum
