1. Οι ηλεκτρονικές διαπραγματεύσεις (e-RFx) είναι ψηφιακή υποστήριξη στον κύκλο συνολικής απόκτησης πληροφορίας, γνώσης και τιμών, δεν είναι απλά μια συλλογή προσφορών.

Αν το μόνο που σας επιτρέπουν οι e-RFx είναι η συλλογή προσφορών, τότε δεν είναι e-RFx. Είναι e-RFQ (αιτήσεις για προσφορές) και μάλιστα κακές e-RFQ. Θα έπρεπε να σας δίνουν τη δυνατότητα να δημιουργείτε ερωτηματολόγια, έρευνες και ολόκληρα πακέτα e-RFx με ερωτήσεις πολλαπλών επιλογών ή ελεύθερης απάντησης και σύγκριση των απαντήσεων, όπως και να σας επιτρέπουν να παίρνετε όχι μόνο τιμές, αλλά να εξασφαλίζετε εκπτώσεις, κλιμακωτές μειώσεις και προσφορές από τους προμηθευτές.

Θα έπρεπε να σας βοηθούν να διαχειριστείτε τη διαδικασία, να σας καθοδηγούν, να εμπλέκουν το σύνολο της ομάδας σας και να υποστηρίζουν την εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων σε μορφές εύχρηστες για ανάλυση, βελτιστοποίηση και εργαλεία διαχείρισης συμβολαίων.

2. Μια αντίστροφη δημοπρασία είναι απλά μια ψηφιακή δημοπρασία, δεν αντικαθιστά τη σωστή διαχείριση ενός sourcing project.

Συχνά ακούμε για περιπτώσεις όπου η Εταιρία ΑΒΓ αρνείται πλέον να συμμετάσχει σε ηλεκτρονικές δημοπρασίες, ή η Εταιρία ΧΨΖ δεν θέλει πλέον να τις χρησιμοποιεί λόγω κακών αποτελεσμάτων ή φουσκωμένου κόστους μετά την ανάθεση. Όταν ψάχνουμε κάτω από την επιφάνεια αυτών των προβλημάτων, βρίσκουμε ότι αυτό συμβαίνει επειδή ο προμηθευτής είχε μια εξαιρετικά κακή εμπειρία ή ο αγοραστής δεν αξιολόγησε και πιστοποίησε σωστά κάποιον προμηθευτή ή τις προδιαγραφές του ζητούμενου προϊόντος/υπηρεσίας.

Ψάχνοντας ακόμη βαθύτερα βλέπουμε σχεδόν τυπικά προβλήματα σε όλες αυτές τις περιπτώσεις: Είτε η Εταιρία ΧΨΖ απλά πέταξε μια δημοπρασία στα μούτρα του προμηθευτή και του είπε ότι πρέπει να συμμετάσχει αλλιώς δεν θα έχει ελπίδα συνεργασίας, ή η Εταιρία ΧΨΖ είπε ότι θα αναθέσει τη δουλειά στο οικονομικότερο τίμημα, και στο τέλος αγόρασε κάτι που δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες της ή κατέληξε να αγνοήσει το αποτέλεσμα της δημοπρασίας και να προτιμήσει διαφορετικό προμηθευτή από τον μειοδότη, συνήθως τον υπάρχοντα προμηθευτή.

Αυτό είναι ενοχλητικό επειδή οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες, όπως οι e-RFX, δεν εξοικονομούν μόνο χρόνο. Μπορούν να προσελκύσουν συμμετέχοντες από όλο τον κόσμο, τους επιτρέπουν να συμμετάσχουν σε μια διαπραγμάτευση που, όταν γίνει σωστά, είναι περισσότερο διαφανής, εκπαιδευτική και επικερδής για όλους τους συμμετέχοντες, σχετικά με τις παραδοσιακές μεθόδους, όπου μέσω τηλεφώνου, φαξ ή e-mail, συλλέγονται οι προσφορές, από τις οποίες οι καλύτερες επιλέγονται και οι πάροχοι καλούνται να «διαπραγματευτούν» έως ότου επιτευχθεί συμφωνία και αναδειχθεί νικητής. Ο όρος «διαπραγμάτευση» χρησιμοποιείται πολύ χαλαρά, καθώς οι παραδοσιακές μέθοδοι αγορών συνήθως καταλήγουν στην επιβράβευση του προμηθευτή με τη μεγαλύτερη επιρροή. Γενικά πάντως, τα πλεονεκτήματα των ηλεκτρονικών δημοπρασιών αναδεικνύονται μόνο όταν αυτές γίνονται σωστά, κάτι που απαιτεί σωστό σχεδιασμό και διαχείριση. Τα εργαλεία μπορούν να διευκολύνουν τη διαδικασία, αλλά όχι να την υποκαταστήσουν.

3. Οι βέλτιστες αποφάσεις Στρατηγικού Sourcing είναι για όλους, όχι μόνο για τους σπασίκλες!

Η εμπειρία δείχνει ότι το στρατηγικό sourcing και η ικανότητα λήψης των βέλτιστων αποφάσεων οδηγεί σε μέση εξοικονόμηση από 10% έως 20%, ενώ έχουν καταγραφεί και εξοικονομήσεις πάνω από 40%. Παρά το γεγονός ότι οι σχετικές διαδικασίες είναι γνωστές για σχεδόν δυο δεκαετίες, είναι ακόμη κάτι σαν το «μαύρο πρόβατο» που σχεδόν κανείς δεν χρησιμοποιεί – και είναι πραγματικά κρίμα επειδή τώρα είναι η στιγμή που τις χρειαζόμαστε περισσότερο.

Επιπλέον, τα σύγχρονα εργαλεία είναι πολύ πιο εύχρηστα όχι μόνο από εκείνα της πρώτης γενιάς αλλά και από αυτά της δεύτερης. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν εύκολα όχι μόνο από απόφοιτους πανεπιστημίων που ξέρουν να στήσουν ένα μοντέλο κόστους και να προσδιορίσουν τους περιορισμούς της επιχείρησης, αλλά και από καθένα που δεν έχει τελειώσει καν το Λύκειο που απλά μπορεί να ακολουθήσει μια ροή ενεργειών. Αυτό είναι εφικτό αφού τα εργαλεία επιτρέπουν τη δημιουργία templates για κατηγορίες δαπανών και για διαπραγματευτικά γεγονότα, ώστε καθένας μπορεί εύκολα να ακολουθήσει τα σωστά βήματα. Με άλλα λόγια, αν υπάρχουν τα προαπαιτούμενα για στρατηγικό sourcing, είναι εφικτή η χρήση εργαλείων με στόχο την εξοικονόμηση χρόνου, χρημάτων και τη λήψη καλύτερων, πιο ενημερωμένων αποφάσεων.

4. Η Ανάλυση της Δαπάνης (Spend Analysis) είναι ευέλικτη Ανάλυση Δεδομένων (Data Analysis) και όχι αναφορά-κονσέρβα επί δεδομένων της αποθήκης, οι οποία έχει εξαχθεί με βάση αυτοματοποιημένη κατηγοριοποίηση.

Αληθινή Ανάλυση Δαπανών είναι η ικανότητα εμβάθυνσης στα δεδομένα και εύρεσης όχι μόνο των σημείων όπου οι δαπάνες είναι υψηλότερες από όσο θα έπρεπε, αλλά το γιατί συμβαίνει αυτό. Αυτό απαιτεί ικανότητες κατακερματισμού και ομαδοποίησης του όγκου των δεδομένων προς κάθε διάσταση, καθώς είναι άγνωστο πού βρίσκονται οι απώλειες, μέχρι να εντοπιστούν. Οι αναφορές που βασίζονται σε παρελθοντικά στοιχεία στατικών δεδομένων αποθήκης έχουν αξία μόνο για να δείξουν κατά πόσο λειτουργούν οι «διορθώσεις» που έχουν γίνει – όχι πού βρίσκονται οι τρύπες. Ακόμη περισσότερο, η αυτοματοποιημένη κατηγοριοποίηση δεν αποδίδει τα πάντα.

Είναι εύκολο μεν τα δεδομένα να αναλυθούν, να βρεθούν τα όποια λάθη και να διορθωθούν. Ωστόσο αυτό αφορά λάθη που έχουν προηγουμένως διαπιστωθεί και οριστεί ως τέτοια. Το λογισμικό δεν είναι αρκετά έξυπνο για να ορίζει και επανακαθορίζει συνεχώς τους κανόνες χαρτογράφησης και ελέγχου και άρα να εντοπίζει νέα λάθη. Οι άνθρωποι είναι, αλλά δεν το κάνουν – αν το έκαναν, τα αντίστοιχα Source-2-Pay λογισμικά θα ήταν ευρύτερα διαδεδομένα.

5. Διαχείριση Συμβολαίων είναι απλά ένα νέο όνομα για τη διαχείριση εγγράφων με ενσωματωμένο σύστημα παρακολούθησης. Δεν υποκαθιστά τα στελέχη και σίγουρα δεν αντικαθιστά τους δικηγόρους!

Εσχάτως η διαχείριση συμβολαίων γίνεται της μόδας… και πάλι. Και ενώ αυτό είναι κάτι καλό, είναι χρήσιμο να αντιληφθούμε τι είναι και τι δεν είναι διαχείριση συμβολαίων. Είναι χρήσιμη γιατί φαίνεται ότι ορισμένοι πωλητές και κατασκευαστές προωθούν σαν νέες παροχές τις ενημερώσεις και υπενθυμίσεις του χρήστη για αυτόματες ρήτρες, σαν τα νέα και σπουδαία εργαλεία που αντιμετωπίζουν όλα τα βάσανα με τα συμβόλαια. Η πραγματικότητα είναι ότι αυτά τα εργαλεία δεν είναι παρά εργαλεία διαχείρισης εγγράφων, με κάποια ικανότητα παρακολούθησης, ειδοποιήσεων και πρότυπων για συμβόλαια, που μπορούν να τροποποιήσουν τις ρήτρες ανάλογα με τον κλάδο, την τοποθεσία, το επίπεδο δαπάνης και τα γνωστά ρίσκα.

Είναι αναμφισβήτητη η σπουδαιότητα ενός τέτοιου εργαλείου που μπορεί να παρακολουθεί τις καταληκτικές ημερομηνίες, την κοστολόγηση βάσει συμβολαίου και κυρίως την τιμολόγηση βάσει του συμβολαίου. Αλλά αυτά τα εργαλεία, ακόμα και αν περιέχουν εκλεπτυσμένες ικανότητες δημιουργίας συμβολαίων και ταυτοποίησης ρητρών, δεν μπορούν να αντικαταστήσουν έναν ειδικό στα συμβόλαια, έναν έμπειρο διαπραγματευτή, έναν εκπαιδευμένο νομικό, ή ένα καλό εργαλείο ανάλυσης δαπανών που μπορεί να ξεσκεπάσει κακόβουλες παρακάμψεις των όρων του συμβολαίου από κάποιους όχι και τόσο αξιόπιστους προμηθευτές που προσπαθούν να πάρουν πίσω με δόλιο τρόπο μέρος από όσα παραχώρησαν στις διαπραγματεύσεις. Για παράδειγμα, όλοι ξέρουμε ιστορίες για πωλητές που τακτικά αλλάζουν κωδικούς προϊόντων ώστε να μπορούν να χρεώσουν παραπάνω από το συμφωνημένο, ενώ οι περισσότεροι από τους πελάτες δεν έχουν καταλάβει περί τίνος πρόκειται.

6. Το e-Procurement λειτουργεί σε επίπεδο τακτικής και δεν αντικαθιστά το e-Sourcing

Υπάρχει ακόμη πολλή σύγχυση ανάμεσα στο τι είναι e-Procurement (και πώς σχετίζεται με τα I2P, P2P, EIPP και διάφορα άλλα ακρωνύμια που οι παλιοί παίκτες της αγοράς χρησιμοποιούν για να διαφοροποιήσουν τα νέα πακέτα τους) και τι είναι e-Sourcing, αν και θα έπρεπε να είναι σχετικά ξεκάθαρο. Κάποιοι από τους πωλητές εργαλείων e-Procurement φτάνουν μέχρι του σημείου να ισχυρίζονται ότι το sourcing δεν είναι κάτι απαραίτητο για οργανισμούς που εκμεταλλεύονται τη συλλογική εμπειρία των στελεχών τους, την καλή γνώση των αγορών και τον αυτοματισμό.

Κάτι που δεν ισχύει, γιατί με διαφορετικά κριτήρια κρίνεται ως καλή μια συμφωνία προμήθειας απλών commodities από μια συμφωνία για υλικά εξειδικευμένα. Το Sourcing είναι το κομμάτι του κύκλου αγορών που ακουμπάει στη στρατηγική, οι διαδικασίες προμηθειών είναι που εξυπηρετούν τις τακτικές. Αμφότερα είναι απαραίτητα και το ένα δεν υποκαθιστά το άλλο.

7. Δεν έχει σημασία τι ξέρεις, αλλά τι μπορείς να μάθεις!

Απλά και ξεκάθαρα, ακόμα κι αν κάνουμε κάτι συνεχώς επί 20 χρόνια δεν έχει πολλή αξία αν δεν το κάνουμε με τον βέλτιστο τρόπο. Αλλαγές συμβαίνουν διαρκώς και όταν συμβαίνουν κάνουν τον κόσμο του σήμερα και του αύριο εντελώς διαφορετικό από τον κόσμο του χθες.

Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn την 14η Οκτωβρίου 2020
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum