Συμβουλές για τη σωστή καταγραφή της μείωσης κόστους

Καταγράφετε σωστά όλες τις εξοικονομήσεις από τις μειώσεις που επιτυγχάνετε;

Μια από τις σημαντικότερες πρακτικές που ακολουθούνται για την αξιολόγηση της πορείας της λειτουργίας του τμήματος προμηθειών μιας επιχείρησης, είναι ο εντοπισμός και η καταγραφή των μειώσεων κόστους που έχουν επιτευχθεί. Για να συμβεί αυτό, είναι απαραίτητη η συλλογή δεδομένων όπως:
  - Ημερομηνίες Αγορών
  - Περιγραφή του Προϊόντος ή της Υπηρεσίας
  - Τιμή (Βάση) Σύγκρισης
  - Τύπος της Τιμής Σύγκρισης ή Τύπος της Μείωσης Κόστους
  - Τρέχουσα Τιμή Αγοράς
  - Ποσότητα Αγοράς
  - Ποσό Εξοικονόμησης
  - Αγοραστής
  - Προμηθευτής
  - Κέντρο Κόστους
  - Κατηγορία ή Προϊόν Αγοράς

Ας εμβαθύνουμε σε μερικά από τα παραπάνω:

Τιμή Σύγκρισης: Η μείωση του κόστους είναι η διαφορά μεταξύ της τιμής που καταβάλλεται από τον προμηθευτή και μιας υψηλότερης, η οποία είναι η βάση σύγκρισης.

Τύπος της Τιμής Σύγκρισης ή Τύπος της Μείωσης Κόστους: Οι τιμές με τις οποίες συγκρίνεται η τρέχουσα, μπορεί να είναι η τιμή της προηγούμενης περιόδου, η αρχική προσφορά του προμηθευτή, το κόστος παραγωγής, κτλ. Η βάση επίσης μπορεί να προσδιορίζει κατά πόσο η διοίκηση της επιχείρησης ενδιαφέρεται για αποφυγή κόστους ή επικεντρώνεται μόνο σε άμεσες μειώσεις του.

Ποσό Εξοικονόμησης: Το ποσό αυτό υπολογίζεται πολλαπλασιάζοντας την αγοραζόμενη ποσότητα επί τη διαφορά της υφιστάμενης τιμής σε σχέση με την τιμή σύγκρισης.

Κέντρο Κόστους: Η καταγραφή της μείωσης κόστους ανάλογα με το τμήμα από το οποίο προέρχονται οι δαπάνες βοηθά στην απεικόνιση του θετικού αποτελέσματος της στρατηγικής της αγοράς προμηθειών στον προϋπολογισμό ενός συγκεκριμένου τμήματος της επιχείρησης.

Παρακάτω θα σας συμβούλευα μερικές χρήσιμες κινήσεις για την σωστή καταγραφή της εξοικονόμησης κόστους, ώστε τα αποτελέσματα να είναι ξεκάθαρα και να αποτυπωθούν οι προσπάθειες του τμήματος προμηθειών:

1. Καταγραφή των αυξήσεων των τιμών. Η παρουσίαση των καθαρών μειώσεων δαπανών που επιτεύχθηκαν, ενισχύει τα αποτελέσματα της λειτουργίας του τμήματος προμηθειών και τα καθιστά αξιόπιστα.

2. Χρήση βάσεων δεδομένων και όχι υπολογιστικών φύλλων. Οι βάσεις δεδομένων επιτρέπουν στο χρήστη την επεξεργασία ξεχωριστών πινάκων για συγκεκριμένα πεδία. Έτσι, δημιουργούνται εύχρηστες λίστες για αναζήτηση δεδομένων και υπολογισμούς.

3. Υπολογισμοί με τις πραγματικές ποσότητες. Η χρήση των αναμενόμενων ποσοτήτων στους υπολογισμούς της εξοικονόμησης κόστους συνεπάγεται λιγότερο χρόνο για την διαρκή ενημέρωση των αναφορών και των εκθέσεων. Ωστόσο, οι πραγματικές ποσότητες συνήθως διαφέρουν από τις αναμενόμενες και η αξιοπιστία των εκθέσεων των αποτελεσμάτων του τμήματος προς τη διοίκηση καταστρέφεται.

Με τους παραπάνω τρόπους, η καταγραφή των μειώσεων κόστους θα είναι περισσότερο αποτελεσματική και θα αντιπροσωπεύει καλύτερα την πραγματικότητα.

Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn στις 7 Αυγούστου 2016
του Ευθύμιου Σπυριδόπουλου, Γεν. Διευθυντή της Actum