Το θέμα της «διαφάνειας στις προμήθειες» συζητείται τακτικά σε πολλές εταιρείες και μελέτες. Ωστόσο, αυτό που περιπλέκει το όλο θέμα είναι ότι κάθε διευθυντής Προμηθειών το αντιλαμβάνεται διαφορετικά. Οι περισσότεροι αναρωτιούνται πώς μπορούν πραγματικά να επιτύχουν τη διαφάνεια που επιδιώκουν. Επιπλέον, αποτυγχάνουν να ορίσουν τη «διαφάνεια στις προμήθειες» για τη δική τους εταιρεία.

Μόνο λίγοι διευθυντές Προμηθειών αγκαλιάζουν πλήρως το θέμα και δεν ανάγουν τη διαφάνεια καθαρά σε μια υπάρχουσα «κακή ποιότητα δεδομένων». Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι στην πραγματικότητα πρόκειται για πολύ περισσότερα από τα κακοδιατηρημένα δεδομένα του συστήματος. Ωστόσο, δεν υπάρχει τυποποιημένος ορισμός της «διαφάνειας στις προμήθειες». Εμείς μοιραζόμαστε τις γνώσεις μας μαζί σας. Συνοψίσαμε τα σημαντικότερα ευρήματα από συζητήσεις με πελάτες τα τελευταία χρόνια και τα χωρίσαμε σε πέντε επίπεδα διαφάνειας.

Πρώτο επίπεδο διαφάνειας: Καθορισμός του πεδίου εφαρμογής των δεδομένων

Πολλές μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις και εταιρείες έχουν τουλάχιστον ένα ή και περισσότερα συστήματα διαχείρισης αγορών σε χρήση. Οι δομές δεδομένων μέσα σε αυτά τα συστήματα συχνά διαφέρουν δραστικά, καθώς έχουν προσαρμοστεί ξανά και ξανά με την πάροδο του χρόνου. Τα δεδομένα είναι ολοένα και περισσότερο δύσκολα ανιχνεύσιμα και τα τυποποιημένα ερωτήματα συχνά δεν επαρκούν πλέον. Πολλές σημαντικές πληροφορίες «κρύβονται» στο σύστημα με την πάροδο του χρόνου και συνεπώς παραμένουν ανεξερεύνητες. Ισχύει αυτό για την εταιρεία σας; Τότε είναι που χρειάζεστε την υποστήριξη του πολυάσχολου τμήματος πληροφορικής σας. Βασικά, όσο περισσότερο απομακρύνεστε από τις τυπικές ρυθμίσεις ενός συστήματος διαχείρισης αγορών, τόσο πιο εκτεταμένη και περίπλοκη γίνεται η απεικόνιση ολόκληρων συσχετίσεων.

Επιπλέον, οι αγοραστές χρησιμοποιούν και άλλες υποστηρικτικές πηγές δεδομένων, όπως τιμές δεικτών από LME, EUWID ή KIWeb. Αυτές ή παρόμοιες πηγές χρησιμοποιούνται από τους αντίστοιχους αγοραστές σε διαφορετικό βαθμό για την καλύτερη παρακολούθηση των επιμέρους τιμών και των εξελίξεων της αγοράς. Ωστόσο, συχνά δεν καθορίζεται μια επισκόπηση των δεικτών που είναι σημαντικοί για ποιους προμηθευτές ή είδη και σε ποιο βαθμό οι εξελίξεις των δεικτών έχουν αντίκτυπο.

Στο πλαίσιο των έργων μας με το SCALUE, δημιουργούμε μια επισκόπηση όλων των απαραίτητων και επιθυμητών πηγών δεδομένων από την αρχή του έργου. Οι ειδικοί της SCALUE σε θέματα ERP είναι εξοικειωμένοι με τα ειδικά χαρακτηριστικά των συστημάτων ERP και λαμβάνουν υπόψη τις απαιτήσεις σας για ανάλυση κατά την εξαγωγή δεδομένων. Εδώ εξετάζονται επίσης οι δυνατότητες σύνδεσης εξωτερικών πηγών δεδομένων. Με αυτή την προσέγγιση, δημιουργείται μια τυποποιημένη δεξαμενή δεδομένων και μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την προσέγγισή μας «ενιαίο σημείο πηγής» για τη δημιουργία όλων των αναλύσεων που δημιουργούνται στη συνέχεια με τρόπο κατανοητό και εύκολο να αναπαραχθεί.

Δεύτερο επίπεδο διαφάνειας: αύξηση της ποιότητας των δεδομένων

Η σημασία της ποιότητας των δεδομένων συχνά δεν είναι σε αρκετά υψηλή προτεραιότητα από πολλές εταιρείες, παρόλο που γνωρίζουν ότι αυτή είναι η βάση για ένα πολύ υγιές και διαφανές τμήμα προμηθειών. Συχνά υπάρχει έλλειψη χρόνου και πόρων, παρόλο που υπάρχει μια βασική προθυμία για κάτι τέτοιο. Σε μεγαλύτερες εταιρείες, ωστόσο, δημιουργούνται ακόμη και ξεχωριστά τμήματα για τη συντήρηση των κύριων δεδομένων. Ουσιαστικά, οι ακόλουθοι τρεις τομείς επηρεάζονται μαζικά από αυτό:

• Ασυνεπή κύρια δεδομένα: Συστηματική διόρθωση των αντιγράφων προμηθευτών και ειδών.
• Ο όγκος των αγορών ταξινομείται ανεπαρκώς και ασυνεπώς.
• Τα κείμενα παραγγελιών και τιμολογίων, ιδίως στις έμμεσες δαπάνες, δεν είναι λεπτομερή.

Εντοπίζουμε άμεσα την αιτία και συνεργαζόμαστε με το τμήμα πληροφορικής σας για τη δημιουργία μιας επισκόπησης όλων των προσώπων που έχουν εξουσιοδότηση εγγραφής σε ένα σύστημα ERP. Συχνά διαπιστώνουμε ότι πάρα πολλά άτομα μπορούν να δημιουργούν και να χειρίζονται τα κύρια δεδομένα. Περιορίζοντας μόνο αυτές τις ομάδες ατόμων, η υποβάθμιση της ποιότητας των δεδομένων ελαχιστοποιείται σημαντικά. Ταυτόχρονα, το λογισμικό μας καθαρίζει βήμα προς βήμα την ποιότητα των δεδομένων και εξοικονομεί στους πελάτες μας μεγάλη χειρωνακτική προσπάθεια. Για παράδειγμα, τα προαναφερθέντα διπλότυπα προμηθευτών και ειδών καθαρίζονται στο μέτρο του δυνατού αυτόματα και εμπλουτίζονται με πρόσθετα δεδομένα.

Τρίτο επίπεδο διαφάνειας: καθορισμός του βαθμού διαφάνειας

Πολλές εταιρείες επιθυμούν μεγαλύτερη διαφάνεια, αλλά μόνο σε περιορισμένο βαθμό. Εφαρμόζουν ένα πολυεπίπεδο σύστημα ρόλων και εξουσιοδοτήσεων και περιορίζουν την προβολή του όγκου αγορών για επιλεγμένα άτομα ή τμήματα της εταιρείας. Για παράδειγμα, ο όγκος αγορών μιας κατηγορίας δεν είναι ορατός σε ομάδες αγορών άλλων κατηγοριών. Με το ευέλικτο σύστημα ρόλων και δικαιωμάτων μας, οι εταιρείες μπορούν να καθορίζουν οι ίδιες το επίπεδο διαφάνειας. Ωστόσο, οι υπεύθυνοι αγορών που δεν έχουν τέτοια εμπόδια έχουν επιδόσεις πάνω από το μέσο όρο.

Τέταρτο επίπεδο διαφάνειας: κεντρικός έλεγχος των εκθέσεων και των αξιολογήσεων

Πολλά τμήματα προμηθειών δημιουργούν καθημερινά πολυάριθμες εκθέσεις για τη διοίκηση και πραγματοποιούν διάφορες αναλύσεις. Συχνά δεν είναι δυνατόν να δημιουργηθούν οι επιθυμητές απεικονίσεις με τις επιλογές ανάλυσης του υπάρχοντος συστήματος διαχείρισης εμπορευμάτων. Η λύση είναι συνήθως η χρήση προγραμμάτων λογιστικών φύλλων όπως το Excel. Αυτή είναι η συνήθης διαδικασία για πολλές εταιρείες. Η τακτική προετοιμασία δεδομένων ή η ad-hoc υποβολή εκθέσεων αυξάνει επίσης την προσπάθεια και την έλλειψη διαφάνειας. Διαπιστώσαμε επίσης ότι η δομή και η λογική υπολογισμού των αναφορών δεν είναι τυποποιημένη, καθορισμένη και τεκμηριωμένη. Ο κεντρικός έλεγχος παρέχει στους δημιουργούς και τους παραλήπτες αυτών των αξιολογήσεων ειδικότερα μια πολύ χρήσιμη κατευθυντήρια γραμμή και σημαντικά λιγότερα ερωτήματα.

Κατά τη διάρκεια των έργων πελατών μας, θέτουμε τακτικά στους διευθυντές προμηθειών μια απλή ερώτηση: «Μπορεί ένας υπάλληλος του τμήματος ή εκτός του αγορών να δημιουργήσει τις εκθέσεις και τις αναλύσεις σας;». Η απάντηση είναι συχνά «Όχι». Αυτό σημαίνει ότι οι δημιουργοί πρέπει να δίνουν προσοχή σε ειδικά χαρακτηριστικά κατά την προετοιμασία των αναφορών ή των αναλύσεων. Συγκεντρώνουμε αυτά τα ειδικά χαρακτηριστικά και επιτυγχάνουμε βιώσιμη αναπαραγωγιμότητα και διαφάνεια.
Ένα άλλο σημείο είναι ότι μπορείτε να εμφανίζεστε ακόμη πιο σίγουροι σε πολύ τεταμένες και αγχωτικές καταστάσεις, όπως ευαίσθητες διαπραγματεύσεις και διοικητικές συναντήσεις. Χάρη στην κεντρική σας λύση αξιολόγησης, μπορείτε πλέον να απαντάτε ακόμη και σε προηγουμένως αμήχανες ad hoc ερωτήσεις. Αυτό δεν αναβαθμίζει μόνο το κύρος του διευθυντή προμηθειών, αλλά ολόκληρου του τμήματος αγορών.

Πέμπτο επίπεδο διαφάνειας: Επικοινωνία

Η επικοινωνία με άλλα τμήματα και διαφορετικά ιεραρχικά επίπεδα αποτελεί καθοριστικό παράγοντα επιτυχίας για τις προμήθειες. Οι διευθυντές προμηθειών συχνά επενδύουν πολύ λίγο χρόνο στην επικοινωνία με άλλα τμήματα και στη διατήρηση των εσωτερικών ενδιαφερόμενων μερών. Μια πολύ αποτελεσματική προσέγγιση είναι ο συντονισμός των δομών αναφοράς και αξιολόγησης με το οικονομικό τμήμα και τη διοίκηση. Εάν στη συνέχεια στέλνετε ή παρέχετε προληπτικά (τυποποιημένες) αναλύσεις σε αυτές τις ομάδες ανθρώπων (ιδανικά αυτόματα), θα αυξήσετε διαρκώς το επίπεδο εμπιστοσύνης και θα προωθήσετε επίσης τη συνεργασία.
Η SCALUE ενισχύει την επικοινωνία στο εσωτερικό της εταιρείας, καθώς πιστεύουμε ακράδαντα ότι οι Προμήθειες μπορούν να επιτύχουν πολύ περισσότερα συνεργαζόμενες στενότερα με άλλα τμήματα. Αυτή η φιλοσοφία έχει πείσει τους πελάτες μας, οι οποίοι έκτοτε λαμβάνουν αυξημένη υποστήριξη από άλλα τμήματα και επιχειρηματικές μονάδες.

Συμπέρασμα

Το μέλλον των Προμηθειών ανήκει σε εκείνους που χρησιμοποιούν τη διαφάνεια ως στρατηγικό εργαλείο. Βελτιστοποιώντας το τοπίο των δεδομένων, προωθώντας την επικοινωνία και αυξάνοντας την ποιότητα, θα γίνετε η κινητήρια δύναμη στην εταιρεία σας. Αξιοποιήστε τη διαφάνεια προς όφελός σας και καταστήστε τις αγορές κινητήρια δύναμη για την επιτυχία της εταιρείας σας.

Άρθρο του Thomas Teichmann
original: https://scalue.com/de/blog/die-5-transparenzlevel-wie-sie-mehr-transparenz-in-ihren-einkauf-erhalten

Image by vector4stock on Freepik