Πώς να ψηφιοποιήσετε τη λειτουργία των Προμηθειών
Η μέση δαπάνη της εταιρείας προς τους προμηθευτές ανέρχεται σε 50-60% των εξόδων ετησίως. Έτσι, αν δεν διαχειριστείτε σωστά αυτές τις δαπάνες, οι πιθανότητες είναι ότι ο οργανισμός σας δεν πρόκειται να ευημερήσει. Σήμερα, χάρη στον ψηφιακό μετασχηματισμό, οι Προμήθειες έχουν μια σημαντική ευκαιρία να βελτιστοποιήσουν τη δομή του κόστους τους, επιτρέποντας την ανάπτυξη της επιχείρησης μέσω μεγαλύτερης αποδοτικότητας, αλληλεπιδρώντας καλύτερα με τους πελάτες και τους προμηθευτές.
Αυτός ο μετασχηματισμός δεν επιδιώκει να αντικαταστήσει τις ανθρώπινες διαδικασίες με αυτοματοποίηση, αλλά στοχεύει στην αύξηση της παραγωγικότητας κάθε διαδικασίας συνδυάζοντας τα υπάρχοντα μέσα για να εξασφαλίσει την επιτυχία της. Πρέπει να κατανοήσουμε την ψηφιοποίηση ως μια πορεία και όχι ως αυτοσκοπό, η ψηφιοποίηση των διαδικασιών αγορών μας θα έχει νόημα εφόσον παρέχει αξία, μας επιτρέπει να εξοικονομήσουμε χρόνο, να βελτιώσουμε τον έλεγχο και να διευκολύνουμε την πρόσβαση στις πληροφορίες.
Αν θέλετε να μάθετε πώς να προσαρμοστείτε σε αυτή τη νέα πραγματικότητα και να ψηφιοποιήσετε το σύστημα αγορών σας, διαβάστε προσεκτικά αυτό το άρθρο.
Τι είναι και πώς ψηφιοποιούνται οι διαδικασίες αγορών;
Μια ψηφιοποιημένη διαδικασία αγορών δεν είναι τίποτε άλλο από το αποτέλεσμα της εμπιστοσύνης στην τεχνολογία, που συμβάλλει στη διαχείριση όλου του φόρτου εργασίας που απορρέει από μια διαδικασία. Στην περίπτωση αυτή, η πλατφόρμα διαχείρισης αγορών διαχειρίζεται τη διαδικασία, υποδεικνύοντας τη σωστή στιγμή τι πρέπει να γίνει, ποιος πρέπει να το κάνει, εξασφαλίζοντας την υλοποίηση, τον έλεγχο και την ιχνηλασιμότητά της. Έτσι, απελευθερώνεται ο απαραίτητος χρόνος για την εποπτεία και τον έλεγχο άλλων εργασιών.
Βήματα για την ψηφιοποίηση της διαδικασίας αγορών σας
Όταν αποφασίσετε να βγείτε στον δρόμο της ψηφιοποίησης , ο τρόπος λειτουργίας της επιχείρησής σας θα αλλάξει εντελώς. Είστε έτοιμοι γι' αυτό; Τότε το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να σχεδιάσετε την πορεία με συγκεκριμένα βήματα, ώστε να μπορέσετε να πέτυχετε τους στόχους σας.
- Σχέδιο δράσης: Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο θα συνεργαστείτε με την ομάδα σας. Σκεφτείτε τα καθήκοντα και τους ρόλους χωρίς να χάσετε από τα μάτια σας τους στόχους. Ταυτόχρονα, προσδιορίστε τις βασικές σας διαδικασίες: Δημιουργήστε και διαχειριστείτε τον προϋπολογισμό σας και το σχέδιο προμηθειών, τις δαπάνες και τα αιτήματα αγοράς, τη διαχείριση των προμηθευτών και το SRM, τη διαχείριση των διαπραγματεύσεων, την επισημοποίηση των συμβάσεων και των συμφωνιών, τη λειτουργική διαχείριση των παραγγελιών αγοράς, την εκτέλεση και την πληρωμή.
- Μετασχηματισμός της εταιρικής κουλτούρας: Θα αλλάξει ο τρόπος οργάνωσης της εταιρείας, καθώς θα πρέπει να προσαρμοστεί σε νέες διαδικασίες και οργανωτικά μοντέλα, για τα οποία θα μιλήσω αργότερα.
- Εκπαίδευση: Πρέπει να εκπαιδεύετε συνεχώς τον εαυτό σας και την ομάδα σας για να μάθετε τις βασικές και πιο προηγμένες γνώσεις του ψηφιακού μετασχηματισμού που θα υποστεί η εταιρεία.
- Συνεργασία: Η εξ αποστάσεως συνεργασία μεταξύ των διαφόρων μελών του οργανισμού της εταιρείας μας (εντός της ομάδας Προμηθειών και με τον υπόλοιπο οργανισμό μας) μας αναγκάζει να εξετάσουμε διαφορετικούς και πιο ευέλικτους τρόπους εργασίας σε οικοσυστήματα που χαρακτηρίζονται από μεγαλύτερη ευελιξία. Έτσι, ώστε να διασφαλιστεί η ανάληψη ευθύνης για τα αποτελέσματα και η εστίαση στην επίτευξη των καθημερινών/εβδομαδιαίων στόχων.
- Αν δεν το μετράτε, δεν υπάρχει: Μετρήστε τα αποτελέσματα που επιτυγχάνετε με την ψηφιοποίηση για να εφαρμόζετε βελτιώσεις και να λαμβάνετε σωστές αποφάσεις. Εκμεταλλευτείτε την αποθήκευση δεδομένων που παρέχει το εργαλείο, για την ανάλυση των δεδομένων και την έγκαιρη πραγματοποίηση αλλαγών.
Πώς να αντιμετωπίσετε το έργο ψηφιοποίησης;
Πρώτα απ' όλα: μην πανικοβάλλεστε. Είναι φυσιολογικό να υπάρχει αντίσταση στην αλλαγή, αλλά δεν θα είναι τραυματική. Αυτή η διαδικασία ψηφιοποίησης πρέπει να αντιμετωπιστεί σταδιακά. Και δεν είναι εναλλακτική λύση να μείνετε στο περιθώριο ή να σκεφτείτε ότι η ψηφιοποίηση του τομέα των αγορών δεν είναι για εσάς και την εταιρεία σας. Μπορούμε να σας πούμε ότι οι ανταγωνιστές σας δεν σκέφτονται με τον ίδιο τρόπο και ότι όλο και περισσότερες εταιρείες αποφασίζουν να ψηφιοποιήσουν τη διαδικασία αγορών.
Ποιοι είναι οι πυλώνες αυτού του ψηφιακού μετασχηματισμού του αγοραστικού μας μοντέλου;
Μοντέλο λειτουργίας: αμφισβητήστε τον τρέχοντα τρόπο λειτουργίας των Προμηθειών της εταιρείας σας, απλοποιώντας τις δραστηριότητες (Lean Management), τις ροές και τη λήψη αποφάσεων ώστε να είστε αποτελεσματικοί σε ένα περιβάλλον απομακρυσμένης ευελιξίας και ψηφιακής συνεργασίας.
Στην πραγματικότητα, πολλές εταιρείες συνεχίζουν να διαχειρίζονται διαδικασίες με τον ίδιο υψηλό βαθμό γραφειοκρατίας, χωρίς να κερδίζουν αξία – αργές και επαναλαμβανόμενες ροές έγκρισης, λήψη αποφάσεων με βάση απόψεις και όχι δεδομένα, ανακριβείς προδιαγραφές και απαιτήσεις.
Οργανωτικό μοντέλο: Δεν ενδείκνυται να προτείνουμε ριζική αλλαγή του υφιστάμενου οργανωτικού μοντέλου, αρκεί να είναι δυνατή η διαχείριση μιας προοδευτικής μετάβασης προς το καταλληλότερο μοντέλο στην εταιρεία μας (συγκεντρωτισμός, αποκέντρωση ή μικτό). Συνιστάται η επανεξέταση των ρόλων και των αρμοδιοτήτων στον τομέα των αγορών, προκειμένου να επαναπροσδιοριστεί σταδιακά μια όσο το δυνατόν πιο λειτουργική οργάνωση (δομές με λίγα ιεραρχικά επίπεδα ή «επίπεδες») που θα μας επιτρέπει να διαχειριζόμαστε την απαραίτητη ευελιξία των διαδικασιών μας και να είμαστε αποτελεσματικοί («γρήγοροι») στη λήψη αποφάσεων.
Είναι σύνηθες να συναντάμε εταιρείες με πολλά ιεραρχικά επίπεδα, μεγάλες ομάδες αγοραστών και προμηθευτών, οι οποίες όμως δεν προσδιορίζουν με σαφήνεια ποιος είναι υπεύθυνος για μια σχετική κατηγορία δαπανών (ο υπεύθυνος για τον προϋπολογισμό και ο αγοραστής).
Τεχνολογικό μοντέλο: Ένας από τους θεμελιώδεις πυλώνες για την επιτυχή αντιμετώπιση του ψηφιακού μετασχηματισμού στον τομέα των Προμηθειών είναι η εφαρμογή αποτελεσματικών και ιδιαίτερα εύχρηστων τεχνολογιών που εξασφαλίζουν καλύτερη συνεργασία μεταξύ της ομάδας Προμηθειών, των υπόλοιπων τμημάτων της εταιρείας μας, των συνεργατών μας και ολόκληρης της βάσης προμηθευτών μας.
Ένα τεχνολογικό μοντέλο αγορών μπορεί να αποτελείται από την ενσωμάτωση διαφορετικών εφαρμογών, αλλά στην ουσία πρέπει να συνυπάρχει μια πλατφόρμα συνεργατικών αγορών με τους προμηθευτές μας και ένα σύστημα ERP για την εσωτερική διαχείριση. Υποθέτοντας ότι οι περισσότερες εταιρείες διαθέτουν ένα σύστημα διαχείρισης πόρων, θα πρέπει να προχωρήσουμε στην επιλογή μιας τεχνολογικής πλατφόρμας αγορών που να εξασφαλίζει ότι μπορούμε να εξορθολογίσουμε τις διάφορες διαδικασίες του λειτουργικού μας μοντέλου αποτελεσματικά, με πλήρη ιχνηλασιμότητα και με την ευελιξία που απαιτεί το νέο συνεργατικό σενάριο του οργανισμού μας.
Για μια επιτυχή υλοποίηση ενός σχεδίου ψηφιοποίησης, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη ορισμένες πτυχές για μια «βέλτιστη» και «ορθολογική» επιλογή της πλατφόρμας αγορών:
- Επιβεβαίωση του λειτουργικού πεδίου που ανταποκρίνεται στις επιχειρησιακές σας διαδικασίες.
- Αρθρωτή δομή, που θα επιτρέπει προοδευτική προσθήκη ενοτήτων. Αυτό θα μας επιτρέψει να αποφύγουμε τραυματικές εμπειρίες με βαριά, ογκώδη συστήματα.
- Λειτουργική ευχρηστία και φιλικότητα προς για όλους τους χρήστες, χωρίς συμβιβασμούς σε μη λειτουργική απλότητα.
- Ικανότητα ενοποίησης με τα συστήματά σας (ιδίως με το ERP).
- Πάροχος Τεχνολογίας με γνώσεις στον τομέα των Προμηθειών και με ικανότητα για μελλοντικές καινοτόμες εξελίξεις.
- Συνιστώνται πλατφόρμες με μοντέλο SaaS (cloud), που επιτρέπουν συνεχείς εξελίξεις και βελτιώσεις.
- Εξασφάλιση της απόδοσης των επενδύσεων, βελτιστοποίηση του συνολικού κόστους της πλατφόρμας και των υπηρεσιών της, αποφυγή μακροπρόθεσμων «υποθηκών» με υψηλές αρχικές επενδύσεις. Διατηρήστε μια πραγματική εναλλακτική λύση αποσύνδεσης σε περίπτωση μη εκπλήρωσης των στόχων σας.
Πρωτότυπο άρθρο του στρατηγικού συνεργάτη μας itbid.com
https://itbid.com/blog/como-digitalizar-el-proceso-de-compras/
Image by storyset on Freepik