Συχνά στις προμήθειες κάνουμε τα πάντα σωστά, σύμφωνα με τις αποδοτικότερες διαδικασίες και βέλτιστες πρακτικές, ωστόσο παραμελούμε τα εργαλεία που επιτρέπουν την αξιοποίηση των δυνατοτήτων αυτών των διαδικασιών.

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε ορίσει άριστα τις προδιαγραφές, γνωρίζουμε σαφώς τις εταιρικές απαιτήσεις και φροντίζουμε πάντα η στρατηγική μας να συμβαδίζει με την εταιρική στρατηγική – διαφορετικά είναι ένας αγώνας ματαιοδοξίας προς το χαμηλότερο κόστος. Εκμεταλλευόμαστε πλήρως εργαλεία όπως RFP, RFI, e-auctions και παίρνουμε τις καλύτερες διαθέσιμες προσφορές από το παγκόσμιο «χωριό» προμηθευτών (the world is flat). Είμαστε όμως προετοιμασμένοι για το επόμενο βήμα; Τι συμβαίνει όταν κάποιος χρηματιστηριακός δείκτης είναι η κινητήρια δύναμη στις διαπραγματεύσεις και στις αγορές μας;

Πολλοί κλάδοι είναι συνδεδεμένοι με έναν ή παραπάνω δείκτες, π.χ. Πλαστικά, Μέταλλα, Ενέργεια, Εδώδιμα Εμπορεύματα, κλπ. Οι διαπραγματεύσεις για συμφωνίες ή για συμφωνίες–πλαίσιο σε αυτές τις περιπτώσεις μπορεί να είναι πολύπλοκες και να κρύβουν κινδύνους, μπορούν ωστόσο να προσφέρουν και εξαιρετικές ευκαιρίες. Ο γενικός κανόνας θα μπορούσε να είναι ότι «τα πάντα είναι υπό διαπραγμάτευση». Ας δούμε ορισμένα κρίσιμα σημεία που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη όταν καταστρώνουμε μια στρατηγική προμηθειών τέτοιων εμπορευμάτων (commodities), στοχεύοντας τη μέγιστη δυνατή αποδοτικότητα, αλλά και τη διατήρηση ή βελτίωση των σχέσεων με τους προμηθευτές.

Γνώση της αγοράς

Πριν αρχίσουμε να χτυπάμε τις πόρτες (ή τα τηλέφωνα, ή τα inbox, ή ακόμα και τις εικονικές πόρτες που εμφανίζονται εσχάτως συχνά στο φόντο των διαδικτυακών τηλεδιασκέψεων των προμηθευτών), είναι απολύτως αναγκαίο να γνωρίζουμε όχι μόνο τις διεθνείς χρηματοοικονομικές αγορές, αλλά και τις εταιρικές μας ανάγκες:

Συνολικό απαιτούμενο όγκο, συνολικό διαθέσιμο και απαιτούμενο κεφάλαιο, χρηματικές ροές, budget, χρονισμός παραγωγής.

Ένας τρόπος για να το πετύχουμε αυτό είναι να έχουμε εσωτερικά σημεία αναφοράς και σύγκρισης (benchmarks). Τέτοια εργαλεία μετρούν την επίδοση της εταιρίας, την αποδοτικότητα της εφοδιαστικής αλυσίδας, την ευελιξία των σχέσεων με τους προμηθευτές και φυσικά το κόστος σε σχέση με τις βέλτιστες πρακτικές.

Η ανάλυση των τιμολογίων αγοράς ενός commodity για ένα έτος, για παράδειγμα, μας δίνει εικόνα για τις τιμές που πετύχαμε και κάνει εύκολη τη σύγκρισή τους με τον αντίστοιχο σχετικό δείκτη τιμής και τον συγχρονισμό μας με την αγορά. Μας κάνει επίσης πιο ξεκάθαρη τυχόν εποχικότητα της προσφοράς και της ζήτησης, όπως και την περιοδικότητα ή μεταβλητότητα της παραγωγικής ροής. Συγκρίνοντας μάλιστα τις προμήθειες από διαφορετικούς προμηθευτές, κατανοούμε και τον δικό τους τρόπο αντιμετώπισης της σχέσης μας, αλλά και των ιδιαιτεροτήτων τους.

Επιπλέον, παρέχει πολύτιμη γνώση για χαρακτηριστικά της αγοράς, όπως τις επικρατούσες συνθήκες, την ανταγωνιστικότητα των προμηθευτών μεταξύ τους και συγκριτικά με τον δείκτη, τη δική μας – τελικά – αποτελεσματικότητα σε σύγκριση με αυτόν. Η γνώση των δεδομένων της αγοράς, συνδυαζόμενη με τη γνώση των δικών μας αναγκών θα αποδειχθεί εξαιρετικός σύμμαχος στις διαπραγματεύσεις, θα μας δείξει πού υπάρχουν τα περιθώρια για διαπραγματεύσεις και πίεση για καλύτερες τιμές ή όρους.

Μοντέλα κοστολόγησης

Όταν αγοράζουμε εμπορεύματα συνδεδεμένα με χρηματιστηριακή τιμή, είναι σημαντική η – κατά το δυνατόν – ακριβής κοστολόγησή τους. Η καλή κατανόηση της δομής κόστους των προμηθευτών μας δίνει πλεονέκτημα στις διαπραγματεύσεις, όχι μόνο για να συγκρίνουμε πιθανούς προμηθευτές, αλλά εξίσου για να ανακαλύπτουμε εναλλακτικά σημεία διαπραγμάτευσης.

Όταν, λόγου χάρη, μεγάλο μέρος του κόστους του Φοινικέλαιου είναι περίπου σταθερό στην Ελλάδα λόγω συγκέντρωσης μεγάλου μέρους της παραγωγής σε συγκεκριμένη περιοχή του πλανήτη (με ό,τι αυτό συνεπάγεται σε μεταφορικά, κίνδυνο ισοτιμιών νομισμάτων, κανονιστικό πλαίσιο, κλπ.), η σημασία όλων των άλλων παραγόντων που επηρεάζουν το κόστος αυξάνεται σημαντικά. Ωστόσο, είναι εξαιρετικά συχνό οι προμηθευτές σας να μην θέλουν να μοιραστούν τέτοιες πληροφορίες μαζί σας. Θα απαιτήσουν ένα συμβόλαιο πριν το κάνουν και ακόμη και τότε η πληροφόρηση θα είναι ελλιπής. Αυτό μπορεί να αντιμετωπιστεί ως ένα βαθμό, θέτοντάς τους ερωτήσεις όπως:

- Ποιον δείκτη χρησιμοποιούν για τη δομή του κόστους;
- Τι ποσοστό αντιπροσωπεύει η τιμή της πρώτης ύλης στο συνολικό κόστος;
- Ποιο ποσοστό διακύμανσης της τιμής της πρώτης ύλης προκαλεί διακύμανση στην τιμή των παραδοτέων;
- Ποιο ποσοστό διακύμανσης της τιμής της πρώτης ύλης μεταβιβάζεται στην τιμή των παραδοτέων;
- Πόσο τακτικά παρακολουθούν τον δείκτη και προσαρμόζουν την τιμολόγησή τους σε αυτόν;

Οι απαντήσεις θα σας βοηθήσουν να έχετε μια καλή ιδέα για τον τρόπο με τον οποίο οι προμηθευτές σας κοστολογούν τα προϊόντα τους, χωρίς να χρειαστεί να τους ρωτήσετε απευθείας να σας δώσουν αναλυτικές πληροφορίες. Με αυτήν τη γνώση μπορείτε πιο εύκολα να ορίσετε τους όρους μιας συμφωνίας ώστε να κερδίζετε όταν οι δείκτες υποχωρούν και να περιορίζετε τις απώλειες όταν ανεβαίνουν – πόσο μάλλον όταν οι περισσότεροι εκτοξεύονται για μεγάλο διάστημα, όπως συμβαίνει με τους περισσότερους τους τελευταίους μήνες.

Συμφωνίες τιμών

Φτάνουμε, έτσι, στις συμφωνίες με τους προμηθευτές για τις τιμές πρώτων υλών και ολοκληρωμένων προϊόντων. Θα πρέπει να χαρακτηρίζονται από διαφάνεια σχετικά με όλες τις παραμέτρους που επηρεάζουν την τιμή. Ιδανικά, όλη η δομή κόστους και η πολιτική κοστολόγησης είναι ξεκάθαρες, και αναθεωρούνται περιοδικά και προγραμματισμένα. Θα πρέπει να είναι επωφελείς για αμφότερα τα συμβαλλόμενα μέρη: να μην αγοράζετε ακριβότερα από όσο θα έπρεπε, αλλά την ίδια στιγμή να καλύπτετε τις δεσμεύσεις για τους συμφωνημένους όγκους. Οι συμφωνίες μπορεί να βασίζονται σε μια προκαθορισμένη τιμή ή στη δέσμευση για συγκεκριμένους όγκους εντός μιας χρονικής περιόδου. Ιδιαίτερη σημασία πρέπει να δίνεται στον τρόπο υπολογισμού, αλλά και στον ξεκάθαρο ορισμό της μονάδας μέτρησης.

Είτε προτιμήσετε μια συμφωνία με τιμή που θα αναπροσαρμόζεται ανάλογα με τον δείκτη, είτε μια με σταθερή προκαθορισμένη τιμή, κανείς προμηθευτής δεν θα σας πει ακριβώς ούτε την καταλληλότερη στιγμή για την καθεμιά, ούτε το εύρος της αμοιβαίως συμφέρουσας απόκλισης από την τιμή του δείκτη. Μόνο η καλή γνώση της αγοράς, του δείκτη, των θεμελιωδών μεγεθών που τον συνθέτουν, της πρόγνωσης της πορείας του, η καλή κατανόηση της δομής κόστους των προμηθευτών, η παρακολούθηση του κανονιστικού πλαισίου και των σύγχρονων εξελίξεων, η κρυστάλλινη ορατότητα της εφοδιαστικής αλυσίδας, η λεπτομερής γνώση των αναγκών των εσωτερικών πελατών, είναι τα εφόδια για αποδοτικές συμφωνίες.

Κάτι που απαιτεί στρατηγικό σχεδιασμό των αγορών, η επιτυχία εφαρμογής του οποίου ενισχύεται τόσο από ακριβείς προβλέψεις της ζήτησης και της παραγωγής, όσο και από αξιόπιστες προγνώσεις της αγοράς. Με όλα αυτά τακτοποιημένα, όταν πάτε στο τραπέζι των RFP, RFQ, e-auctions, είστε έτοιμοι να κάνετε τις σωστές κινήσεις. Οι περισσότεροι στις Προμήθειες πιστεύουμε ότι είμαστε εξαιρετικοί διαπραγματευτές, αλλά το να «πιάνουμε τους προμηθευτές από το λαιμό» είναι σπανίως η καλύτερη επιλογή. Χώρια που αρκετά συχνά είναι δυνατότεροι από εμάς.

Είναι επαρκώς τεκμηριωμένα τα εργαλεία που μας δίνουν πλεονεκτήματα στη διαπραγμάτευση, αλλά και που βοηθούν να γίνουν οι διαπραγματεύσεις επιτυχείς, ωφέλιμες και για τις δυο πλευρές. Η διεθνής εμπειρία έχει δείξει ότι εργαλεία τέτοιου τύπου είναι που προβιβάζουν τα τμήματα Προμηθειών σε παραγωγούς αξίας από απλούς διεκπεραιωτές συναλλαγών. Και σίγουρα όχι η αντίληψη «με ενημερώνει ο προμηθευτής μου πότε είναι καλή στιγμή να αγοράσω» - ειδικά όταν έχουμε την τάση να τον πιάνουμε από τον λαιμό.

Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο LinkedIn την 8η Ιουνίου 2021

του Παναγιώτη Τσαλουχίδη, Strategic Account Manager της Actum